Бухгалтерские документы: храним, как зеницу ока

Основными нормативно-­правовыми актами, регламентирующими сроки хранения документов для целей бухгалтерского учета, является Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-­ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-­ФЗ), а также Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень).

Так, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения о ней следует хранить в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Закона № 402-­ФЗ). А в Приложении к приказу Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 перечислены типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

Что касается срока хранения документов для целей налогового учета, то для общих случаев он установлен подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ. Указанной нормой для налогоплательщиков предусмотрена обязанность в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Если вы являетесь налоговым агентом, то для вас установлен аналогичный срок, в течение которого обеспечивается сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов (подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Об этом, кстати сказать, напомнил Минфин России в письме от 23.03.2016 № 03­02­08/16273.

«Точка отсчета»

Как следует из разъяснений Минфина России, течение четырехлетнего срока, предусмотренного подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

Так, например, первичные документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, используются для составления налоговой отчетности в течение всего периода начисления амортизации.
При этом четырехлетний срок хранения этих документов исчисляется с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (письма Минфина России от 12.02.2016 № 03­03­06/1/7604, от 30.03.2012 № 03­11­11/104).

Однако из общего правила о сроке хранения документов предусмотрены и исключения. Например, для налогоплательщиков, применяющих УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы», установлена обязанность хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду, в течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка (п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Аналогичная норма Налогового кодекса РФ действует и в отношении документов, подтверждающих объем понесенного убытка физическим лицом в предыдущие годы от участия в инвестиционном товариществе по операциям:

• с ценными бумагами, обращающимися или не обращающимися на организованном рынке ценных бумаг (ОРЦБ);
• с финансовыми инструментами срочных сделок, не обращающимися на ОРЦБ;
• с долями участия в уставном капитале организаций;
• по прочим операциям инвестицион­ного товарищества (п. п. 3, 10 ст. 214.5 НК РФ).

Таким образом, действующее законодательство отдельно устанавливает сроки хранения документов для целей бухгалтерского и для целей налогового учета.

При этом один и тот же документ может быть необходим одновременно для обоих видов учета и, следовательно, нужно учитывать оба вида сроков. Если длительности хранения определенного документа для целей налогового и для целей бухгалтерского учета различаются, то безопаснее ориентироваться на более продолжительный срок.

Порядок хранения

Порядок хранения бухгалтерской документации определен в п. п. 6.1–6.4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного еще Минфином СССР 29.07.1983 № 105. Его можно использовать и для хранения документов, которые имеют отношение к исчислению и уплате налогов.

Первичный учетный документ может составляться на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9 Закона № 402-­ФЗ). Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-­ФЗ «Об электронной подписи», далее – Закон № 63). Исключение из этого правила – случаи, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Поэтому первичные учетные документы можно хранить также и в электронном виде. Однако в таком случае нужно проследить, чтобы они были подписаны электронной подписью.

Ответственность

За отсутствие у налогоплательщика документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, его могут привлечь к ответственности за грубое нарушение правил учета доходов или расходов, или объектов налогообложения (п. п. 1, 2 ст. 120 НК РФ). Кроме этого, если из-­за отсутствия документов занижена налоговая база, то нарушителю грозит также доначисление налогов, пеней и штрафа в соответствии с пунктом 3 статьи 120 или статьями 122, 123 Налогового кодекса РФ в зависимости от квалификации соответствующих правонарушений.

Для должностных лиц организации нарушение порядка и сроков хранения учетных документов может повлечь еще и административную ответственность по статье 15.11 КоАП РФ «Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности» в виде штрафа от 5 до 10 тысяч рублей. «Рецидив» влечет наложение административного штрафа на сумму от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет.

Документация может быть утеряна в результате стихийных бедствий или противоправных действий третьих лиц. Если документы пропали в результате чьих-либо неправомерных действий (например, хищения), то этот факт должен быть подтвержден правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами. При пожаре это может быть справка органов пожарного надзора.

В случае утраты первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте назначает своим приказом комиссию по расследованию причин утраты.

Уничтожаем правильно

В соответствии с пунктом 1.1 Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного Приказом Росархива от 19.01.1995 г. № 2 для экспертизы ценности документов, создаваемых в процессе деятельности организации, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение в архивы организацией создается постоянно действующая экспертная комиссия.

В ее состав включаются наиболее квалифицированные специалисты из всех существующих структурных подразделений компании, которые могут оценить ценность тех или иных видов документов. Состав экспертной комиссии утверждается руководителем организации. Именно экспертная комиссия в организации занимается вопросами отбора документов на постоянное и временное хранение, она же принимает решение об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

Данная экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению и отбирает документы организации для дальнейшего хранения и к уничтожению. Соответственно и ликвидационная комиссия должна создать экспертную комиссию и провести экспертизу всех имеющихся документов организации.

По результатам экспертизы документов ликвидационной комиссии следует организовать процедуру уничтожения документов, срок хранения которых истек. Принципы физического уничтожения документов установлены в п. 9.9. Национального стандарта Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007», утвержденного Приказом Ростехрегули­рования от 12.03.2007 № 28-ст.

В соответствии с нормами закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации.

Следовательно, если срок хранения документов не истек, ликвидационная комиссия должна организовать их упорядо­чение и передачу в государственный или муни­ципальный архив по соответствующему договору. Если организация не является источником комплектования государственных, муниципальных архивов, то уничтожение документов производится без согласования с архивными органами.

В организациях, не передающих документы в государственный архив, документы, подлежащие уничтожению, определяются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения, а по личному составу – только после утверждения руководителем организации.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в обязательном порядке оформляется актом, который готовит экспертная комиссия, а утверждает руководитель организации.

Унифицированной формы такого акта нет, поэтому организация должна разработать свою форму (в акте должны присутствовать все реквизиты, относимые Законом № 129-ФЗ в состав обязательных) и закрепить ее использование в учетной политике компании. Напоминаем еще раз, что в самостоятельно разработанной форме акта должны присутствовать все реквизиты, относимые Законом № 129-ФЗ в состав обязательных. Документы уничтожаются только при условии проведения за указанный период инвентаризации. Если период, который охватывают документы, не обревизован, уничтожить их нельзя. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету).

Редакция «ПБ»

Практическая бухгалтерия

Данная статья опубликована в закрытом разделе портала «Практическая бухгалтерия». Конкретные бухгалтерские вопросы с примерами решений и экспертными мнениями - максимум полезной и нужной информации на одном портале.
Получите доступ >>

Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>

Читайте также по теме:

Расходы на питание работников: учет и налогообложение

Расходы на питание вахтовиков

Бесплатное питание для сотрудников

Подпишись на рассылку