Электронные документы запрещено требовать в виде скан-копий

Для печати|Все cтатьи

16.10.2023 | Учет и отчетность | 0Оставить комментарий

ФНС запретила инспекторам на местах запрашивать у налогоплательщиков электронные документы в виде скан-копий и выпустила на этот счет целое письмо.

Электронные документы запрещено требовать в виде скан-копий

Первичка - бумажная и электронная

Налоговая служба вправе требовать в соответствии с законодательством о налогах и сборах от налогоплательщика документы, которые:

служат основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов;
подтверждают правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов.

Об этом говорится в подпункте 1 пункта 1 статьи 31 НК РФ.

В ФСБУ 27/2021 закреплено, что документы бухгалтерского учета могут быть составлены в бумажном или электронном виде. Это установлено пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Истребуемые документы, которые составлены на бумаге, могут быть представлены в ИФНС по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика в электронной форме в виде электронных образов, созданных путем сканирования. Электронные документы нужно представлять по форматам, установленным ФНС.

Вместе с тем инспекторы на местах часто требуют от плательщиков представления необходимых документов в электронной форме именно в виде сканов или преобразованных в бумажную форму, причем независимо от того, каким способом документ был составлен (по утвержденным налоговой службой форматам или на бумаге). Объяснение простое: им неудобно просматривать представленные в XML-формате документы.

ФНС запретила инспекциям указывать в требовании о представлении документов условия о том, в каком виде они должны быть представлены (письмо от 29 сентября 2023 г. № Д-5-26/56@).

Распоряжением от 20 апреля 2022 г. № 92@ ФНС утвержден План разработки и ввода формата электронных документов.

Уже утверждены электронные форматы первичных документов, которые можно использовать в ЭДО между контрагентами и обязательно между фирмой и налоговой инспекцией.

Акт сверки взаимных расчетов

Организация вправе самостоятельно принять решение о том, использовать ли в целях проверки обоснованности данных учета акт сверки взаиморасчетов. Документ носит вспомогательный характер и призван помочь в выявлении ошибок в расчетах с контрагентами. Подписание акта сверки сторонами означает подтверждение наличия задолженности или исполнение сторонами своих обязательств и отсутствие каких-либо претензий друг к другу.

С 21 июля 2022 года организации и ИП могут формировать электронные акты сверки взаимных расчетов по единому формату.

Формат акта сверки взаимных расчетов утвержден приказом ФНС от 13 мая 2022 г. № ЕД-7-26/405@.

Акт приемки-сдачи работ (услуг)

Это первичный учётный документ, с помощью которого подтверждается выполнение работ или услуг по договору. Сам акт может состоять из одного или двух xml-файлов, они содержат информацию об исполнителе и заказчике.

Формат акта по ЭДО не унифицирован, но он должен содержать обязательные реквизиты для первичного документа, предусмотренные законом о бухучете. ФНС рекомендует два формата электронных актов, которые описаны в приказах от 19 декабря 2018 г. № ММВ-7-15/820@ и от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/552@.

Товарная накладная

С помощью накладной система ЭДО фиксирует передачу товарно-материальных ценностей между организациями. Это форма ТОРГ-12. Документ состоит из двух файлов — сведений со стороны продавца и покупателя.

Формат товарной накладной в ЭДО утвержден приказами ФНС от 19 декабря 2018 г. № ММВ-7-15/820@ и 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/552@.

Электронная транспортная накладная

ЭДО в сфере грузоперевозок был запущен с 2022 года на добровольной основе. А 21 мая 2022 года был утвержден единый формат электронной транспортной накладной постановлением Правительства № 931, вступившим в силу с 1 сентября 2022 года. То есть с этой даты перевозчики, которые уже обмениваются накладными электронным способом, должны использовать единый формат.

Электронный договор

Формат электронного договора утвержден Приказом ФНС от 24 марта 2022 г. № ЕД-7-26/236@.

Это формат PDF-А/3. Он позволяет обмениваться договорами с контрагентами с разным уровнем цифровизации. Такой электронный документ можно прочесть и подписать независимо от наличия специальной системы ЭДО.

Приказом ФНС от 16 февраля 2023 г. № ЕД-7-26/115@ (вступает в силу 14 июля 2023 года) утвержден XML формат представления договорных документов. Это договор, соглашение, контракт, приложение к договору, дополнительное соглашение к договору или пр.

XML формат подойдет больше тем компаниям, которые обладают высоким уровнем цифровизации. Он содержит больше потенциальных возможностей для аналитики.

При заключении сделок можно самостоятельно выбирать формат исходя из своих возможностей и потребностей. Документ, сформированный по любому из форматов, можно будет без проблем передать в налоговые органы по ТКС при их истребовании или для пояснений.

Электронные перевозочные документы

С 1 марта 2023 года начали действовать изменения, внесенные в 2022 году в Устав автомобильного транспорта (см. Федеральный закон от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» в редакции Федерального закона от 11 июня 2022 года № 156-ФЗ, от 22 ноября 2022 г. № 459-ФЗ).

Среди изменений - расширение перечня перевозочных документов, которые можно формировать в электронном виде. Теперь к числу таких документов относятся путевой лист, заказ и заявка и договор фрахтования. ФНС утвердила электронные форматы этих документов.

Приказом ФНС от 17 февраля 2023 г. № ЕД-7-26/116@ утвержден формат электронного путевого листа. Он вступил в силу с 11 марта 2023 года и действует до 1 марта 2029 года. Напомним, что с 1 марта 2023 года действует порядок оформления путевого листа, который предусматривает возможность его формирования в электронном виде.

Приказом ФНС от 13 февраля 2023 № ЕД-7-26/108@ утвержден формат электронного заказа. Формат вступил в силу 11 марта 2023 года и действует до 1 сентября 2026 года. Это заказ, формируемый в электронном виде в информационной системе электронных перевозочных документов. Такой заказ должен быть подписан усиленными квалифицированными или усиленными неквалифицированными электронными подписями.

Приказом ФНС от 13 февраля 2023 г. № ЕД-7-26/109@ утвержден формат электронного договора фрахтования. С 1 марта 2023 года договор фрахтования может оформляться на бумажном носителе или в виде электронного документа.