Бухгалтерская справка: разные виды, разное назначение

О чем письмо УФНС?

УФНС России по г. Москве в письме от 4 июня 2024 г. № 16-17/069746 сообщило, что для подтверждения расходов в налоговом учете предусмотрено использование первичных учетных документов, к которым относится и бухгалтерская справка. Это разъяснение было в связи с тем, что организации вправе учитывать в составе прочих расходов для целей налогообложения прибыли компенсацию работникам за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок (в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Компенсация включается в расходы на дату перечисления денежных средств работнику с расчетного счета (выплаты из кассы) организации (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

В силу НК РФ организация определяет налоговую базу по налогу на прибыль на основании данных налогового учета.

Для признания в расходах суммы компенсации использования личного автомобиля в интересах работодателя (в размере установленных лимитов) необходимо подтвердить, что данная компенсация действительно выплачена в производственных целях, а не в личных интересах сотрудника.

То есть нужны документы, из которых следует, что в период, за который выплачивается компенсация, автомобиль совершал поездки по заданию и для нужд работодателя.

Конкретный перечень документов, подтверждающих затраты на выплату компенсации за использование ТС, нормами НК РФ и иными НПА не установлен. Это могут быть любые документы, из которых будет видно, что автомобиль используется в производственной деятельности, в том числе и косвенно доказывающие данный факт.

Можно составлять различные служебные записки о необходимости осуществления поездок, локальные акты (положения, порядки и т.п.), регулирующие порядок проведения этих поездок, соответствующие приказы руководителя и т.д.

Налоговики отметили, что подтвердить расходы на выплату указанной компенсации можно в том числе бухгалтерской справкой. А налогоплательщик сам устанавливает, в каком порядке ведется налоговый учет, и закрепляет учетной политикой.

Назначение документа

Скажем сразу, что бухгалтерская справка, хоть и признается первичным документом, но имеет скорее вспомогательное назначение.

В качестве самостоятельного документа для оформления того или иного факта хозяйственной жизни ее можно использовать в тех случаях, когда нет специально предусмотренного первичного документа.

Например:

• списание себестоимости реализованных товаров;
• перевод товаров в материалы и наоборот;
• списание просроченных задолженностей и др.

А для расчетов (например, процентов по займу, технологических потерь, суточных, суммы к доплате по уточненной декларации, при начислении дивидендов и др.) используется бухгалтерская справка-расчет. В ней, как правило, указывают:

• причины составления;
• расчеты;
• проводки по начислению или списанию рассчитанных сумм.

«Исправительная» справка

Также бухгалтерскую справку применяют, когда выявлены неточности или ошибки в бухучете, и нужно провести корректировку ранее проведенных операций. Или требуется детализировать учет, подтвердить проводку расчетом (ст. 313 НК РФ).

Бухгалтерская справка без других документов, которые подтверждают факт и выполнение работ, не является подтверждающим документом и в целях налогообложения прибыли. К такому выводу пришел АС Уральского округа в своем постановлении от 5 июля 2021 г. № Ф09-3128/21 по делу № А07-21692/2019.

В «исправительной» справке укажите:

• какая именно операция была отражена неверно;
• причину ошибки;
• дату обнаружения ошибки;
• описание сути ошибки и неправильных расчетов (неправильную проводку, сделанную из-за ошибки);
• правильные записи и дополнительные расчеты.

Как оформить бухгалтерскую справку

Форму бухгалтерских справок, которые используются в работе, фирма должна разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике.

Не забудьте, чтобы в ней, кроме необходимых вам таблиц и текстовых полей, были все обязательные реквизиты первичного документа.

Кроме того, к бухгалтерской справке нужно прилагать подтверждающие расчетные документы или бумаги, в которых допущены ошибки, исправляемые при помощи справки (их копии).

Подписывать справку могут главный бухгалтер, бухгалтер, лица, которые участвуют в ее составлении. А если составление справки связано с расходами, то на ней может быть предусмотрена и подпись директора.

 Скачать пример бухгалтерской справки

Подключите бератор - работать будет проще! А еще у нас действуют большие скидки. Переходите и узнавайте подробности.

Подписаться на бератор

Источник материала

Tweet

Подпишись на рассылку