Сканирование документов в бухгалтерии: реальная польза

Снижение рисков в случае проверок и выемок

При проведении налоговых и иных проверок контролирующими органами часто возникает необходимость предоставления оригиналов документов. В случае их изъятия скан-копии позволят компании продолжить работу, минимизируют перебои в бухгалтерском учёте и документообороте.

Защита от утраты и уничтожения документов

После сканирования документов появляются их электронные копии, которые можно использовать в случае утраты оригиналов. Это особенно важно в условиях, когда физические документы могут быть уничтожены при пожаре, затоплении или в других чрезвычайных ситуациях. Электронные копии, хранящиеся в облаке или на защищённых носителях, становятся надёжным резервом, позволяющим избежать катастрофических последствий для бизнеса.

Повышение эффективности поиска документов и работы компании в целом

Сканирование и последующее создание электронного архива позволяют структурировать и легко находить необходимые документы. В отличие от бумажных архивов, к электронным документам возможен практически мгновенный доступ. Скан-копии документов можно индексировать по разным параметрам (дате, типу документа, контрагентам и другим), что значительно упрощает и ускоряет поиск нужных данных. Это резко повышает производительность бухгалтерии.

Соответствие нормативным требованиям и правовая защита

Сканированные документы могут быть использованы в юридических и налоговых целях при соблюдении определённых требований к их формату и заверению. Например, налоговая служба принимает скан-копии документов, заверенные электронной подписью, что делает ненужным предоставление оригиналов на бумаге. Компания при этом получает защиту от возможных штрафов и других санкций за нарушение правил хранения документов.

Совместная работа и доступ к документам

Электронный бухгалтерский архив позволяет нескольким сотрудникам бухгалтерии одновременно работать с одним и тем же документом, причём независимо от их местоположения. Это особенно удобно для компаний с распределёнными командами или сотрудниками, работающими на «удалёнке».

Снижение затрат на хранение документов

При сканировании бухгалтерских документов освобождается офисное пространство и уменьшаются расходы на архивное хранение. Вместо громоздких стеллажей и шкафов все данные компактно хранятся в электронном виде.

Подведём итог

Сканирование бухгалтерских документов — неотъемлемая часть работы современной бухгалтерии, которая даёт реальную пользу. Можно сканировать всю бухгалтерскую документацию или выполнять выборочную оцифровку документов — это зависит от потребностей бухгалтерии и компании в целом. Какой бы путь ни был выбран, польза сканирования документов и их перевода в электронную форму будет налицо.

Компания Архивный Эксперт — профессионал в области архивной деятельности, оказывает комплексные услуги по архивированию и сканированию документов с 2012 года. Узнать о действующих ценах, скидках и специальных предложениях от компании можно по телефону: 8 (495) 226-16-67, на сайте: archivexpert.ru или отправив запрос на [email protected]

erid: 2VtzqvFy4eg

Реклама. ООО Архивный Эксперт ИНН 7714862869

Подпишись на рассылку