Что такое машиночитаемая доверенность и для чего она нужна

Что такое МЧД или электронная доверенность

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это аналог бумажной доверенности, который используется для того, чтобы подавать документы в электронной форме. Такая доверенность представляет из себя электронный файл формата xml, содержащий информацию о работнике, который осуществляет от имени компании определенные юридически значимые действия, а также о том, кто доверил ему действовать от имени юрлица и что именно этот работник вправе на основании МЧД делать.

Другими словами, в электронной версии доверенности хранятся те же самые сведения, которые обычно указаны в обычной бумажной доверенности.

Соответственно, и функции у МЧД такие же, как и у доверенности, оформленной на бумаге, - подтвердить полномочия определенного лица.

Можно ли МЧД заменить сканом бумажной доверенности?

Казалось бы, и скан бумажной доверенности, и МЧД - это электронные файлы, однако разница между ними все же существует. Как уже отмечено, МЧД представляет собой файл в особом формате, позволяющем информационным системам автоматически считывать содержащуюся на них информацию. В то же время со скана бумажной доверенности такие системы считать ничего не смогут, проанализировать изложенную в них информацию может только человек, прочитав текст доверенности.

Для чего нужна МЧД?

С МЧД у компании меньше рисков, что уполномоченный сотрудник предпримет от имени компании какие-то нежелательные действия.

Ранее использовавшиеся способы подачи от имени компании электронных документов и осуществление иных действий электронным способом не могли гарантировать столь высокую степень защиты интересов компании, как МЧД. Например, при использовании сертификата электронной подписи, в котором имелись сведения о сотруднике и компании, которую он представлял, не было возможности проверить полномочия данного сотрудника. А использование дубликата закрытого ключа с подписью руководителя - это вообще, по сути, способ, работавший исключительно на доверии, поскольку любой сотрудник, завладевший таким ключом, получал неограниченные возможности и мог совершить от имени компании какое угодно действие, например, перевести все ее деньги на сторонний счет.

Теперь же предполагается использование сертификата электронной подписи физлица, в котором по-прежнему указаны личные данные сотрудника, но нет привязки к компании (по сути, это электронная версия документа, удостоверяющего личность) и МЧД, из которой понятно, какими полномочиями компания наделила данного сотрудника.

Кому нужна МЧД?

МЧД нужна всем работникам юрлица, которым доверено совершать от имени этого юрлица определенные действия электронным способом, за исключением тех, которые вправе действовать без доверенности (т.е. за исключением руководителя). Если компания еще не успела оформить МЧД, весь электронный документооборот, для которого требуется ее использовании, придется совершать от имени руководителя с использованием квалифицированной электронной подписи.

Что должно быть указано в МЧД?

Содержание МЧД определено Приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. В такой доверенности должны отображаться следующие сведения:

• название и номер, срок действия доверенности;
• данные доверителя. Доверителем, кстати, может быть не только юрлицо, но и ИП или даже физлицо;
• сведения о представителе и тех полномочиях, которыми он наделен;
• возможность передать полномочия третьим лицам (передоверие);
• электронная подпись лица, выдавшего МЧД.

МЧД могут различаться в зависимости от тех систем, для использования которых они созданы. Единые требования к оформлению МЧД уже разработаны, но пока носят только рекомендательный характер.

Где хранить МЧД?

Хранить МЧД можно в разных системах. Выбирать конкретную систему надо с учетом того, куда планируется направлять эту доверенность, так как разные информационные порталы, для работы с которыми необходимо МЧД, взаимодействуют с разными хранилищами. Главное требование - чтобы выбранная система позволяла проверить актуальность доверенности (действует ли она или уже отозвана).

Самое распространенное место хранения МЧД - распределенный реестр ФНС. Хранение в нем доверенности подойдет для тех компаний, которые собираются использовать ее для подачи отчетности в ФНС, СФР, а также для взаимодействия с порталом Госзакупок.

Создать МЧД можно, к примеру, на сайте ФНС в разделе«Создание и проверка доверенности в электронной форме (машиночитаемом виде) для предоставления в налоговые органы».

Такая доверенность подойдет для электронного общения со структурами ФНС.

Подпишись на рассылку