Организация архива: как и сколько по времени нужно хранить документы?

Документы, подлежащие хранению

• налоговые;
• кадровые;
• бухгалтерские.

Это договоры и дополнительные соглашения, счета и чеки, акты выполненных работ и оказанных услуг, товарные накладные, журналы операций, договоры с работниками и их личные дела, а также иные относящиеся к найму документы.

Срок хранения документов

Всю документацию компании можно разделить на 2 группы:

1. в первую входят документы временного срока хранения - от 1 до 75 лет;
2. во вторую входят документы постоянного срока хранения.

Для каждого вида документа  Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 установлен свой срок.

Если документ еще не исполнен, по нему ведется делопроизводство (например, личное дело работника, который еще числится в штате компании, или договор, по которому сторонами продолжается исполнение обязательств), такой документ, хоть и находится среди других документов компании, но пока еще не передан именно на хранение. Такие документы называются текущими.

Хранению же подлежат те документы, производство по которым уже окончено (т.е. архивные документы). Причем срок хранения начинается не с того момента, как документ перестал быть текущим, а с 01 января года, следующего за этим событием.

Правила хранения документов

В 2023 году Федеральным архивным агентством прааила хранения были обновлены (приказ от 31 июля 2023 года N 77).

Перед тем, как передать документы на хранение, их нужно расположить в хронологическом порядке, а также прошить и пронумеровать сшитые листы. К каждой такой стопке документов необходимо составить опись, в которой должно быть указано название документа, его порядковый номер и количество содержащихся в нем страниц.

Помещение для архива можно организовать в офисе компании или прибегнуть к помощи специальных организаций, которые оказывают профессиональные услуги по хранению документов. Во втором случае всю документацию следует передавать в стороннюю организацию по акту приема-передачи: с момента подписания этого акта ответственность за хранение ложится на принимающую сторону.

Что будет, если пренебречь правилами хранения документов?

Компанию, уничтожившую документы раньше времени или допустившую иные нарушения, может ожидать штраф. Например, если налоговая инспекция запросит в рамках проверки первичные бухгалтерскиемдокументы, а компания не сможет их предоставить,  взыщут штраф в размере от 5000 до 10 000 руб. с должностных лиц и 10 000 руб., если документы потерял ИП или организация. Если при этом выяснится, что нужные документы отсутствуют более одного налогового периода, штраф будет еще выше - 30 000 руб.;

А если отсутствие документов приведет к занижению налоговой базы, то и того больше - 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ, ст. 120 НК РФ)

Что делать после истечения срока хранения документов

После истечения срока хранения документов их необходимо правильно уничтожить. Если просто выбросить, можно тоже нарваться на штраф. Отсутствие и непредоставление по запросу госорганов документов после истечения срока их хранения законно только в том случае, если есть документыч подтверждающие их правильное уничтожение.

Для того, чтобы "избавиться" от документов, которые больше не требуется хранить, нужно:

1. сформировать комиссию, которая займется отбором и непосредственным уничтожением документов;
2. составить протокол, а в нем перечислить документы, в отношении которых комиссия приняла решение об уничтожении. Протокол должен быть подписан всеми членами комиссии;
3. составить акт о том, что документы уничтожены.

Источник материала

Tweet

Подпишись на рассылку