Как можно выдать работнику деньги под отчет

Расходовать подотчетные средства можно только на нужды компании. Выдать деньги под отчет на покупку кофе или для оплаты работником личных расходов нельзя.

Выдавать деньги под отчет можно только работникам, с которыми заключены трудовой договор или гражданско-правовой договор (п. 5 и 6.3 Указания Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У, письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859). Сотруднику другой компании выдавать нельзя.

Способы выдачи денег под отчет

Деньги под отчет выдают по заявлению работника или по приказу с подписью руководителя. Нужно один из двух названных документов или оба, по усмотрению руководства компании и бухгалтерии.

Обеспечить работника денежными средствами под отчет можно несколькими способами:

• выдать наличные из кассы компании;
• перевести нужную сумму со счета компании на банковскую карту работника;
• выдать работнику корпоративную карту.

Выдача денег под отчет из кассы

Порядок ведения кассовых операций утвержден Указанием Банка России от 09.12.2019 № 5348-У (в редакции от 13.06.2024). В пункте 1 этого Порядка названы цели, на которые можно расходовать выручку, поступающую в кассу от продажи товаров, работ услуг:

• выдача заработной платы, и выплат социального характера;
• выплата страховых возмещений по договорам страхования;
• выдача наличных денег на нужды ИП, не связанные с предпринимательской деятельностью;
• выдача для оплаты командировочных расходов;
• оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг на сумму не более 100 000 руб. по одному договору;
• возврат денег за ранее оплаченные через кассу и возвращенные товары;
• другие, малораспространенные цели.

Как видите выдача денег под отчет из кассы прямо предусмотрена Указанием Банка России от 09.12.2019 № 5348-У.

Теперь об оформлении выдачи денег. Порядок ведения кассовых операций утвержден Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (в редакции от 09.01.2024).

Выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам 0310002, на которых отведено место для трех подписей: главного бухгалтера (или просто бухгалтера), кассира и руководителя организации (п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Подпись директора нужна, если в компании нет штатного бухгалтера (п. 4.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

В бухучете выдача денежных средств подотчетным лицам отражается записью:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 – выданы сотруднику деньги под отчет из кассы.

Перевод подотчетных денег на карту работника

Как и при выдаче наличных для перевода подотчетных денег на карту работнику понадобится распорядительный документ: Приказ руководителя и заявление работника, одобренной визой руководителя. Либо оба документа. В заявлении работник должен указать реквизиты своей карты.

Хорошо, если такой способ расчета с подотчетниками предусмотрен в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании (например, положении о выдаче денежных средств под отчет).

В бухучете выдача э та операция отражается записью:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51 – выдача подотчетных сумм с расчетного счета.

Передача работнику корпоративной карты

В таком случае, выдачи подотчетных средств фактически нет. При оплате товаров и услуг с корпоративной карты нет необходимости оформлять средства подотчет и авансовые отчеты.

Просто все траты с корпоративной карты должны быть экономически оправданы и проведены в интересах компании.

Если вы все же оформили выдачу под отчет, сотрудник, ответственный за покупку по корпоративной карте, должен передать бухгалтеру все данные для оформления авансового отчета, к которому нужно приложить документы, подтверждающие расходы.

В учете будет больше проводок. Придется использовать счет 55 «Специальные счета в банках», на котором можно открыть субсчет «Корпоративная карта». 

ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта» КРЕДИТ 51 - перечислены деньги с расчетного счета на корпоративную карту.

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта» – выдача подотчетных сумм с корпоративной карты. Если карта выпущена к расчетному счету, проводка будет такая: Дебет 71 Кредит 51 – выдача подотчетных сумм с расчетного счета.

ДЕБЕТ 60 (76) КРЕДИТ 71 - оплата корпоративной банковской картой товаров продавцу (данные о том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки).

Подпишись на рассылку