Деньги под отчет 2024

Деньги под отчет предприятия выдают работникам и подрядчикам часто. Это рутинная операция. Средства могут понадобиться для большого количества самых разных деловых целей: оплатить товары, нужные предприятию, расходы в командировке, потратить деньги под отчет на представительские расходы и т. д.

Кому можно выдать деньги

Средства под отчет можно выдавать как работникам, так и другим лицам. Например, это могут быть ИП, с которыми у предприятия подписан договор. Но давайте по порядку. Сотрудники. Подотчетным лицом может быть любой работник предприятия, включая самого директора. Совместители также не являются исключением из перечня получателей средств.

В законодательстве приводится перечень ситуаций, в которых предприятия могут выдавать наличные гражданам других государств. Деньги под отчет в этом перечне отсутствуют. Это значит, что вы не можете выдавать под отчет наличные сотрудникам-иностранцам. А вот перевести сумму под отчет на карту можно.

Если вы хотите разобраться в вопросе детальнее, посмотрите судебную практику. В ней есть решения арбитров как в пользу бизнеса: Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 02.10.2014 по делу № А69-3112/2013, так и в пользу инспекции, которая штрафует предпринимателей за выдачу денег под отчет гражданам других юрисдикций: Постановление Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 21.01.2021 № 16-307/2021.

Теперь поговорим о подрядчиках. Чтобы быть уверенным в том, что деньги можно выдавать подрядчикам, обратимся к письму Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859. В нем регулятор разъяснил вопрос о правилах «применения Указания Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” под работником юридического лица понимается лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера», отметив, что «<…> согласно пункту 1 статьи 420 Гражданского кодекса Российской Федерации договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей».

Таким образом, компания может выдавать деньги под отчет тем физлицам, с кем у нее подписан договор ГПХ.

Как оформить документально

Для того чтобы выдать деньги под отчет, нужно правильно оформить документы. У организации есть два основания для передачи средств: приказ руководителя предприятия или другой документ с соответствующим распоряжением либо заявление физлица.

Теперь о том, что касается заявления от работника. Что в нем должно быть? Все то же самое, что и в приказе: полное имя получателя, сумма, срок, на который выдаются деньги, а также цель получения средств. Обратите внимание на форму выдачи средств. Если в компании согласовано правило перевода средств на карту сотрудника, то в заявлении можно дополнительно указать банковские реквизиты, куда именно деньги должны поступить.

Кроме этого, организация может разработать и утвердить Положение о расчетах с подотчетными лицами. Этот документ поможет следовать единому протоколу выдачи сумм под отчет. При этом подготовка и утверждение Положения не являются обязательными. Если у вас в компании такое положение отсутствует, нарушением это не будет.

Порядок выдачи денег

Итак, мы уже уточнили, что передать сотруднику деньги под отчет вы можете двумя способами: наличными в кассе и переводом на банковскую карту. Но есть и третий способ – передать работнику корпоративную банковскую карту.

Давайте рассмотрим все три процесса. Начнем с наличных. Предприятиям и индивидуальным предпринимателям разрешено выдавать деньги под отчет непосредственно из кассы. Факт передачи средств фиксируется расходным кассовым ордером по форме № КО-2.

Давайте рассмотрим третий способ: передача работнику корпоративной карты. Первое, что надо отметить – законодательство не запрещает передавать банковскую карту юрлица подотчетному сотруднику. Тут важным моментом будет то, какая у компании карта. Если она выдана, например, директору и на ней указано имя руководителя, то именно он станет подотчетным лицом, даже несмотря на то, что оплату будет производить работник. Если же на карте не указано имя владельца, то подотчетным лицом будет тот, кто пользуется картой.

Важной частью выдачи денег под отчет являются лимиты. Законодательство в части выдачи подотчетных сумм лимитов не устанавливает. Но есть предельный размер расчетов наличными. Сумма составляет 100 000 рублей по одному контракту. Данное правило установлено указанием Банка России от 09.12.2019 № 5348-У.

Таким образом, несмотря на то, что предприятие фактически может выдать любую сумму подотчетным лицам, рассчитаться те могут в пределах лимита. Если компания планирует приобрести что-то более дорогое, то в этом случае нужно воспользоваться безналичными переводами. Завершая часть, посвященную порядку выдачи денег, отметим, что законодательство не определяет, на какой максимальный срок предприятие может передавать деньги работникам. Период этот вы определите самостоятельно.

Целесообразно будет зафиксировать максимальный срок, на который выдаются деньги, в локальном нормативном акте предприятия. Теперь самое время перейти к авансовому отчету и правилам его составления.

Редакция ПБ

Источник материала

Tweet

Подпишись на рассылку