Как выплатить отпускные и не прогореть

Материал предоставлен журналом
"Московский бухгалтер" (№5, 2003)

Ознакомиться с содержанием свежего номера
и полнотекстовым архивом номеров за 2003 год
вы можете в разделе "Периодика" или
непосредственно на сайте журнала www.mosbuh.ru/

Довольно часто в летние месяцы расходы на оплату отпусков серьезно подрывают бюджет московских фирм. Руководители и бухгалтеры ломают головы, где найти средства на оплату отпускных. Для равномерного включения этих расходов в состав затрат на производство предусмотрительные бухгалтеры весной создают резерв на предстоящую оплату отпусков.

* Материал об учете расходов на оплату отпусков без применения резерва "Учитываем отпускные, не создавая резерва" (из 5-го номера "Московского бухгалтера" ) опубликован в разделе "Статьи" 20 мая.

Формирование резерва

Если фирма примет решение о формировании резерва на предстоящую оплату отпусков, то это обязательно надо отразить в учетной политике. Создать такой резерв несложно. Для этого нужно рассчитать предполагаемый месячный фонд оплаты труда (с учетом ЕСН и взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний). Сумма резерва будет равна сумме месячного фонда зарплаты. И каждый месяц нужно отчислять в счет резерва 1/12 от его общей суммы.

Бухгалтерский учет

Отчисления в счет резерва оформляются такой проводкой:
Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 96
Когда работнику предоставляется отпуск, то начисление отпускных, ЕСН и взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве будет совершаться за счет резерва:
Дебет 96 Кредит 70
Дебет 96 Кредит 69
Может случиться так, что к моменту начисления отпускных резерв будет сформирован еще не полностью и сумма отпускных превысит сумму резерва. В таком случае разницу отражают на счете 97 "Расходы будущих периодов" и списывают за счет отчислений в резерв в последующие месяцы.
В начале следующего года производится инвентаризация резерва. Если за год на оплату отпусков израсходовано больше, чем было зарезервировано, то резерв нужно доначислить.
Если же резерв использован не полностью, то возможны два варианта: остаток либо сторнируется, либо переносится на следующий год.

Пример 1
Предполагаемый месячный фонд оплаты труда ООО "Максим" — 240 000 руб. с учетом ЕСН. Ежемесячно в резерв на предстоящую оплату отпусков отчисляется 20 000 руб. (240 000 руб. : 12 мес.). В августе бухгалтер начислил отпускные работникам фирмы в размере 200 000 руб. (для упрощения примера отражение начисления отпускных и ЕСН производится суммарно).

В январе, феврале, марте, апреле, мае, июне и июле бухгалтер ООО "Максим" делает такие записи:
Дебет 20 Кредит 96
— 20 000 руб. — отражены отчисления в счет резерва.
Сумма резерва с начала года — 140 000 руб. (20 000 руб. x 7 мес.).

Август
Дебет 20 Кредит 96
— 20 000 руб. — отражены отчисления в счет резерва.
Сумма резерва с начала года — 160 000 руб. (140 000 + 20 000);
Дебет 96 Кредит 70, 69
— 160 000 руб. — начислены отпускные и ЕСН за счет резерва;
Дебет 97 Кредит 70, 69
— 40 000 руб. — начислены отпускные и ЕСН в части, превышающей сумму резерва.

Сентябрь
Дебет 20 Кредит 96
— 20 000 руб. — отражены отчисления в счет резерва;
Дебет 96 Кредит 97
— 20 000 руб. — частично списаны отпускные за счет резерва.
Остаток несписанных отпускных — 20 000 руб. (40 000 — 20 000).

Октябрь
Дебет 20 Кредит 96
— 20 000 руб. — отражены отчисления в счет резерва;
Дебет 96 Кредит 97
— 20 000 руб. — списаны отпускные за счет резерва.

Ноябрь
Дебет 20 Кредит 96
— 20 000 руб. — отражены отчисления в счет резерва.
Сумма резерва — 20 000 руб.

Декабрь
Дебет 20 Кредит 96
— 20 000 руб. — отражены отчисления в счет резерва.
Сумма резерва — 40 000 руб. (20 000 + + 20 000).
Дебет 20 Кредит 96

— cторнирована сумма неиспользованного резерва.

Налоговый учет
Порядок формирования резерва в целях налогового учета отличается от его формирования в бухгалтерском учете. Расходы в виде отчислений в резерв на предстоящую оплату отпусков включены в состав расходов на оплату труда (п. 24 ст. 255 НК РФ). Как учитывать такие расходы, записано в статье 3241 Налогового кодекса. Рассчитывают же их по формуле:
Ежемесячный процент отчислений в резерв = Годовая сумма расходов на оплату отпусков : Годовая сумма расходов на оплату труда.
Поэтому в целях налогообложения прибыли эти суммы могут отличаться, а в бухгалтерском учете каждый месяц в резерв отчисляются одинаковые суммы.
В налоговом учете по итогам года необходимо провести инвентаризацию резерва. Если на оплату отпусков было израсходовано больше средств, чем было зарезервировано, то разница включается в состав расходов текущего налогового периода. Если от резерва остались неизрасходованные суммы, то, согласно пункту 3 статьи 3241 Налогового кодекса, их нужно включить в состав налоговой базы текущего налогового периода.

Пример 2
Предполагаемая годовая сумма на оплату отпусков в ООО "Ива" составляет 360 000 руб. (с учетом ЕСН и взносов на социальное страхование от несчастных случаев). Предполагаемая годовая сумма расходов на заработную плату — 3 600 000 руб. (с учетом ЕСН и взносов на социальное страхование от несчастных случаев).
Ежемесячный процент отчислений в резерв (в процентах от фонда оплаты труда) равен 10 процентам (360 000 руб./ 3 600 000 руб. x 100%).
Предположим, что сумма фактически выплаченных работникам отпускных составила 385 000 руб. По итогам года в расходы бухгалтер ООО "Ива" дополнительно включает 25 000 руб. (385 000 — - 360 000).
Если же сумма фактически выплаченных отпускных будет, например, 345 000 руб., то по итогам года окажется, что резерв использован не полностью. Остаток составит 15 000 руб. (360 000 — 345 000).
Эту сумму включили в состав налоговой базы текущего периода.

Наталья ЗДОБНОВА, бухгалтер

Подпишись на рассылку