«Обеляем» подотчет

Ты не курьер

Чтобы знать, с кого спрашивать, утвердите приказом перечень работников, имеющих право получать деньги под отчет. Объясните избранным, что их статус повысился: теперь они не только привозят товар – им доверено составлять авансовые отчеты.

В приказе пропишите главные запреты: деньги выдаются в подотчет только после сдачи авансового отчета за предыдущие суммы; один сотрудник не имеет права передавать другому полученные в подотчет суммы. Все остальные важные моменты лучше поместить в отдельную памятку для подотчетников.

Указания по заполнению авансового отчета, утвержденные постановлением Госкомстата от 1 августа 2001 г. № 55, не могут служить полноценной инструкцией. Но пренебрегать ими не стоит: в них четко обозначено, что авансовый отчет составляет именно подотчетное лицо.

Можно составлять авансовые отчеты на компьютере и отдавать расписаться подотчетнику. Но делать такое исключение лучше лишь для руководства фирмы. Самостоятельное составление авансовых отчетов излечит сотрудников фирмы от провалов в памяти и заставит относиться к документам серьезно.

Пары документов

В идеале каждый подотчетник должен помнить, как «Отче наш...», что магазины розничной торговли выдают не только товарные чеки, но и обычные накладные и счета-фактуры. Для того чтобы фирма не теряла на налоговых вычетах по НДС, подотчетнику достаточно иметь при себе всего лишь обычную доверенность по форме № М-2.

Запишите в памятке: «Товарные чеки бухгалтерия принимает как оправдательный документ лишь в исключительных случаях. Использование товарных чеков приводит к тому, что наше предприятие платит больше налогов. Поэтому приобретение товаров подтверждайте накладной и счетом-фактурой с выделенным в них НДС».

Особое внимание – чеку кассового аппарата. Без него не принимайте ни товарных чеков, ни накладных, ни квитанций к приходно-кассовым ордерам. Заменой может служить лишь слип, подтверждающий расчет пластиковой картой.

Можно долго рассуждать о том, что чек кассового аппарата не есть «оправдательный документ» и его отсутствие – всего лишь повод для встречной проверки поставщика. Но только если вас уже оштрафовали. Если нет, то дешевле придерживаться требований налоговиков, даже самых абсурдных.

Так, например, некоторые инспекторы настаивают, чтобы в товарном чеке указывали подробную расшифровку купленного. Чтобы подстраховаться, включите в памятку такой пункт: «Обобщенные группы приобретенных товаров (канцтовары, хозтовары, запчасти и прочее) должны быть расшифрованы. Если первичный документ (товарный чек или накладная) не содержит исчерпывающего перечня, составьте его самостоятельно на отдельном листе и приложите к авансовому отчету».

Не мешайте налоговику снимать с затрат «нерасшифрованные» расходы. Вам будет о чем написать в разногласиях к акту проверки. Помните: хотя налоговики и пишут, что проверили фирму сплошным методом, однако конкретный перечень просмотренных документов никто не составляет.

То есть вы спокойно можете заявить, что проверяющие не заметили некоторых документов. Это может быть акт на оприходование спорных товаров, составленный и подписанный комиссией из трех сотрудников вашей фирмы (директора, главбуха и, к примеру, завхоза).

Высший пилотаж – смета расходов канцтоваров (хозтоваров), утвержденная руководителем фирмы. Это простой расчет «сколько чего фирме требуется». Его можно составить на основании статистики прежних лет (года, квартала, месяца). Конечно, списать канцелярские и хозяйственные товары можно и без сметы. Но ее наличие показывает, что на фирме учтено все – вплоть до клочка бумаги. В итоге инспектору будет не так обидно остаться ни с чем. Начальству он может сказать: «С таким учетом что я мог найти?»

Не переплати

Подотчетник должен в любое время суток безошибочно назвать размер лимита расчета наличными. Пункт памятки может выглядеть примерно так: «Запрещается выплачивать поставщикам по одному договору более 60 тысяч рублей наличными. Иначе фирму могут оштрафовать на 50 тысяч рублей, директора и главного бухгалтера – на 5 тысяч рублей (ст. 15.1 КоАП)».

Это требование относится и к таможенным платежам. Тем не менее таможенники охотно принимают в свои кассы наличные в крупных размерах. Видимо, из-за того, что о лимитировании расчетов ГТК известил подчиненных очень скромно, через телефонограмму (от 2 апреля 2001 г. № ТФ-7905).

Другая сложность возникает, если с одним и тем же поставщиком работают несколько подотчетников. В этом случае вы всегда должны быть готовы дать им расшифровку оплаты по отдельным договорам.

Однако, если вы будете применять сокращенные проводки типа «дебет 10 кредит 71», бухгалтерская программа не выдаст вам необходимого аналитического разреза. Подотчетные суммы должны проходить через дебет 60, хотя типовая схема корреспонденции и не предусматривает такой проводки.

Теоретически налоговики могут обвинить вас за такое самовольство в грубом нарушении методологии бухгалтерского учета. В качестве оправдания достаточно процитировать последний абзац инструкции по применению Плана счетов: «...в случае возникновения фактов хозяйственной деятельности, не предусмотренных в типовой схеме, организация может дополнить ее, соблюдая единые подходы, установленные настоящей Инструкцией».

Отчет за неполученные деньги

Любой бухгалтер рано или поздно сталкивается с тем, что некоторые материалы и товары, оплаченные из «черной» кассы, приходится показывать в официальном учете. Для непосвященных это выглядит так: работники, не получавшие подотчетных сумм, вдруг приносят авансовые отчеты.

Если пунктуально соблюдать методологию бухгалтерского учета, то в такой ситуации придется оформить множество бумаг, причем задним числом (см. врезку «Фирма кредитует работника»). Чтобы не усложнять себе жизнь, оставляйте у работников в подотчете хотя бы небольшие суммы. Когда придет время оформлять отчет, вы спокойно заполните строки «получен аванс из кассы» и «перерасход».

В памятке эту ситуацию можно отразить так: «Авансовые отчеты бухгалтерия примет только у тех, кому выдавали деньги под отчет. Перерасход по авансовому отчету возместят, если у тебя в подотчете была хотя бы небольшая сумма. Если нет – авансовый отчет бухгалтерия не примет».

Фактически подобные авансовые отчеты оплачены обналиченными деньгами, которые уже включены в себестоимость. Возможность получения «официальных» наличных и НДС к вычету может обернуться чрезмерно завышенной себестоимостью. Будьте разумны и создайте видимость остатков материалов на складе. Тем более что с этого года они не облагаются налогом на имущество. На себестоимость вы спишете эти остатки в следующем месяце, уменьшив сумму обналички.

Редакция благодарит за помощь в подготовке материалов юристов фирм КГ «Что Делать Консалт», «АРНИ» и аудиторскую компанию «САпартнерство»

Памятка получившему деньги под отчет

1. Читай указания Госкомстата по заполнению авансового отчета (прилагаются).

2. Чтобы небольшие документы (товарные чеки, билеты, квитанции гостиниц и прочее) не потерялись, наклеивай их на альбомный лист рядом друг с другом.

3. В розничных магазинах предъявляй доверенность и требуй, чтобы выписали накладную и счет-фактуру с налогом на добавленную стоимость (НДС). Этим ты снизишь налоговое бремя фирмы.

4. Если не дали накладную и счет-фактуру – бери товарный чек.

5. Товарные чеки без кассовых чеков бухгалтерия не примет.

6. Квитанцию к приходно-кассовому ордеру без кассового чека бухгалтерия не примет.

7. Соблюдай лимит расчета наличными деньгами в 60 тысяч рублей по одному договору. Любое превышение грозит фирме штрафом в 50 тысяч рублей, директора и главбуха оштрафуют на 5 тысяч рублей. Если не ведешь учет расчетов по отдельным договорам – уточни их состояние в бухгалтерии.

8. Авансовые отчеты бухгалтерия примет только у тех, кому выдавали деньги под отчет. Перерасход по авансовому отчету возместят, если у тебя в подотчете была хотя бы небольшая сумма. Если нет – авансовый отчет бухгалтерия не примет.

Фирма кредитует работника

Отношения между фирмой и подотчетником фактически регулируются только пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. В его тексте всего одна цифра: работник должен отчитаться по подотчетным суммам «...не позднее 3 дней по истечении срока, на который они выданы». Сами сроки и определение размеров сумм полностью отданы на откуп руководителю фирмы.

Ни о каком приказе, устанавливающем перечень подотчетников, срок или максимальную сумму авансов, нигде не упоминается. Однако это не означает, что вы сможете отдавать в подотчет крупные суммы без всяких объяснений.

Налоговики наверняка расценят явно завышенные подотчетные суммы как беспроцентный заем, выданный работнику. Причем если срок подотчета не установлен, то объявят его равным 1–3 дням. Еще насчитают материальную выгоду от экономии на процентах, облагаемую налогом на доходы физлиц (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК).

Позиция налоговиков не так уж и слаба. Правила поведения в случае пробелов в законодательстве установлены статьей 6 Гражданского кодекса. Они основаны на принципах разумности и добросовестности. Лучше всего, чтобы сумма соответствовала стоимости предполагаемой покупки. Если вы отправите работника за карандашами и дадите 60 тысяч, это вызовет массу вопросов у проверяющих. Другое дело – выдача больших денег на покупку компьютера.

Чтобы не искать судорожно ответы во время налоговой проверки, приказ о подотчетниках все же лучше оформить. Это избавит вас от придирок, дисциплинирует сотрудников фирмы и поможет в суде, если возникнут проблемы с кем-либо из подотчетников.

На первый взгляд если работник уволился, не отчитавшись по подотчетным суммам, то никаких налоговых последствий не возникает. Однако налоговики требуют, чтобы такая сумма была включена в доход работника. Более того, фирме придется сообщить в налоговую инспекцию о невозможности удержать налог и сумме задолженности (п. 5 ст. 226 НК). Если этого не сделать, вам грозит штраф по статье 123 Налогового кодекса.

С точки зрения юристов, налоговики несколько торопятся. Забывчивость подотчетника должна расцениваться как хищение. Вернуть деньги можно через суд в течение трех лет. Все это время долг подотчетника должен числиться в бухгалтерском учете.

Работник кредитует фирму

Очень часто сотрудники сначала тратят деньги (свои личные или из «черной» кассы), потом отчитываются за них, и уже после этого им компенсируют расходы.

Законодательно это не запрещено, однако такую компенсацию нельзя назвать авансом, а сотрудника – подотчетным лицом. Ему не за что отчитываться перед своей фирмой. Фактически он ее кредитует.

В зависимости от того, как оформлены первичные документы, налоговики могут объявить работника фирмы либо заимодавцем (если документы оформлены на фирму), либо продавцом (если документы оформлены на него).

В первом случае страдает фирма. Налоговики доначислят ей доход в виде неуплаченных процентов по договору займа и не примут вычеты по НДС до тех пор, пока долг перед работником не будет погашен. Поскольку заем беспроцентный, у работника проблем не возникнет.

Если в первичных документах указан сотрудник, то налоговики решат, что он сначала купил товары для себя, а потом перепродал их фирме. Фирме придется начислить ему налог на доходы.

У фирмы же возникнут сложности сразу с тремя налогами. Ее оштрафуют за то, что не подала сведения по налогу на доходы работника-продавца, не примут к зачету налоговый вычет по НДС и собственно расходы, так как они будут оформлены на имя работника.

Чтобы избежать таких ситуаций, нужно установить, а лучше записать в памятке подотчетнику, что вся первичка оформляется только на фирму. Можно проводить покупки через сотрудников, у которых есть деньги в подотчете. Если таких не найдется, то придется переписывать кассу ради нескольких рублей аванса, якобы выданных подотчетнику.

Выход есть и в ситуации, когда из-за нулевых остатков по кассе вы не сможете выдать деньги в подотчет задним числом. Составьте приказ, в котором расписаны правила наличных расчетов с работниками, свойственные только вашей фирме.

Например, можно написать, что в исключительных случаях допускается использование работником личных денег, которые будут компенсированы после составления авансового отчета и предоставления объяснения. Поскольку подотчетные отношения почти ничем не регулируются, подобный внутренний документ должен стать для налоговиков чем-то вроде учетной политики.

Наталья ЛЕЙМАН

Подпишись на рассылку