Всегда на связи

Большинство московских компаний имеют существенное преимущество перед предприятиями из провинции. К сожалению, многим предпринимателям за пределами МКАД остается только надеяться, что придет день, когда подчиненные постоянно будут на связи. Для столичных руководителей обеспечение сотрудников служебными мобильными телефонами – уже не мечта, а реальность. А московские бухгалтеры в отличие от коллег из других регионов вынуждены заниматься дополнительной работой.

Перед началом «мобилизации» компании ее руководитель пытается решить несколько вопросов сразу: кто из сотрудников нуждается в служебной связи? Покупать мобильники или оплачивать служебные разговоры с личных аппаратов работников? Каким образом платить за разговоры? Какие оформлять бумаги? И как отразить мобильную связь в учете и отчетности? Это, несомненно, отражается на работе бухгалтеров, ведь именно они должны следить за учетом всех затрат на «мобильность» работников. Крупные фирмы даже вводят в штат бухгалтерии сотрудника, отвечающего за связь всего предприятия.

Что и как?

Если средства позволяют, то фирма обзаводится «парком» мобильных телефонов. Эти аппараты должны быть отнесены бухгалтером к 3-й группе основных средств: «Машины и оборудование». Сотрудники, устраиваясь на работу, кроме привычного джентльменского набора из канцелярских принадлежностей, компьютера и собственного рабочего места получают и мобильное средство общения. Но если сотрудник расстается с компанией, то он должен сдать телефон и служебную sim-карту, которые перейдут к новому работнику.

Некоторые руководители приходят к выводу, что фирменные аппараты – слишком дорогое удовольствие, и предпочитают оплачивать деловые переговоры сотрудников с личных телефонов. Если такой вариант для компании предпочтительнее, то бухгалтер должен проследить за подготовкой специальных документов. Требуется или оформить договор аренды или трудовой договор с сотрудником, в котором отдельной строкой будут выделены обязательства работодателя выдавать компенсацию за использование аппарата.

Но покупкой трубок комплектация «мобильного парка» фирмы не ограничивается. Аппарат без sim-карты – вещь бесполезная. Бухгалтеры иногда сомневаются, как правильно оформить этот незаменимый предмет. Есть три варианта. Ее можно учесть как отдельный объект основных средств, списать на расходы как услугу связи или включить в стоимость сотового. У компании есть несколько вариантов оплаты мобильных услуг: либо оплата счетов по факту, либо приобретение карт экспресс-оплаты. Они могут учитываться бухгалтером как авансовые платежи оператору связи.

В некоторых фирмах сотрудники сами покупают карточки, и в этом случае они должны представить в бухгалтерию саму покупку, кассовый и товарные чеки. Списание с авансов производится на основании стандартных документов, полученных от оператора связи.

Своим опытом в области «мобилизации» подчиненных поделился руководитель подмосковного филиала ремонтно-строительной компании Михаил Жалин:

– Мы, конечно, фирма небогатая, но пару лет назад приобрели десяток недорогих аппаратов. Наши рабочие не такие обеспеченные люди, чтобы иметь личные телефоны. Раз в месяц я выдаю «омобиленным» карточки экспресс-оплаты, их номинал зависит от поста, который занимает сотрудник. Себе, как начальнику, я кладу на телефон 50 условных единиц, бухгалтеру – 20 единиц, а специалистам рангом пониже хватает и 5. Этой суммой сотрудники могут располагать по своему усмотрению, никаких отчетов я от них не требую. Но есть одно условие: в любое время дня и ночи подчиненный должен быть на связи, и если я не смогу до него дозвониться, он получит выговор или будет уволен. Если деньги закончились до конца месяца, пусть покупает карточку за свой счет. По секрету хочу сказать, чтобы не загружать бухгалтера лишней волокитой, мы пополняем счета мобильных телефонов из средств, заложенных в строку бюджета на капитальный ремонт. Руководство в столице пока на это несоответствие внимания не обращает.

Разговоры деловые, разговоры личные

«Мобилизовав» подчиненных, начальник должен быть готов к тому, что они будут использовать служебное положение в личных целях. Работников хлебом не корми, а дай поговорить с родными и друзьями за счет фирмы. В одних конторах на это не обращают особого внимания, в других компенсируют личные разговоры сотрудников из их доходов. Проблема не только в том, чтобы доказать факт непроизводственных разговоров конкретного работника. Некоторые операторы связи требуют за расшифровку счета дополнительную плату. Так что фирме приходится тратиться, чтобы разобраться, сколько казенных денег спустил работник на личные беседы.

Но детализация счетов необходима не только для фиксации личных бесед, но и для предъявления налоговым службам во время проверок. Средства, которые были потрачены не по производственной необходимости, не должны учитываться в расходах. Иногда бывает очень трудно понять, какой сотрудник болтает по телефону впустую. Это случается, если на нескольких сотрудников приходится один сотовый телефон.

Главный бухгалтер торговой компании Ирина Петровская:

– Хочу сказать, что наш генеральный директор – человек мягкий и не экономил на оплате телефонных счетов. Мало того что за междугородные разговоры по стационарным телефонам фирма платит огромные суммы, так еще и мобильники практически для всех сотрудников купил. Он не смотря подписывал счета мобильных операторов. Тогда я посчитала, сколько фирма может сэкономить, если запретить секретарше по часу занимать мобильник разговорами с мужем, а менеджеру по персоналу звонить сестре в Саратов. Сумма получилась внушительная, и директора она впечатлила. Теперь экономим и требуем, чтобы сотрудники возмещали средства компании.

Некоторые руководители пошли еще дальше. Чтобы научить подчиненных не тратить казенные деньги и время на такие пустяки, как личные беседы по мобильным, они применяют весьма действенный «кнут». У сотрудника не только вычитают из оклада наговоренные условные единицы, а еще и дополнительно штрафуют «проговорившихся» за нарушение трудовой дисциплины. Но большинство бухгалтеров просто берет компенсацию с сотрудников, кто-то обязывает их возмещать непроизводственные разговоры наличностью, кто-то вычитает сумму из зарплаты.

Многих бухгалтеров интересует вопрос: должна ли облагаться налогом сумма, которую вычитают из зарплаты? Мы позвонили в справочную налоговой инспекции. Там нам разъяснили, что поскольку эти средства можно отнести к доходу работника, то и налогом они должны облагаться. Правда, посетители многочисленных бухгалтерских форумов считают, что это неправильно. Ведь в итоге эти средства относятся к доходу операторов мобильной связи.

Главный бухгалтер строительной фирмы Олег Минин:

– Нашим рабочим оплачивают мобильные телефоны. Вычислить непроизводственные разговоры проще простого, сотрудники в большинстве своем не москвичи, все звонки по межгороду на их совести. Достаточно посмотреть на код телефонного номера и становится понятно, по делу звонил рабочий или нет. Личные разговоры мы вычитаем прямо из зарплаты сотрудников. Первое время мы обязывали сотрудников самостоятельно сдавать переговоренные средства, но люди часто увольнялись раньше, чем возмещали деньги. Теперь мы делаем вычеты из заработной платы сотрудника, но налог на доход физических лиц не платим, ведь это не доход, а скорее расход.

Ника ГЛЕБОВА

Подпишись на рассылку