Зачем нужна коммерческая тайна?

Как сделать информацию секретной?

Начнем с того, что любая компания имеет право установить у себя режим коммерческой тайны. Как правило, в небольших фирмах все заботы по оформлению документов руководитель перекладывает на плечи бухгалтера. Первоначально организации необходимо определить ту информацию, которая будет составлять коммерческую тайну. Этот перечень руководитель утверждает своим распоряжением. А главный бухгалтер (или отдел кадров) должен ознакомить всех сотрудников с этим списком под роспись.

Следующий этап – ограничить доступ к секретным сведениям. Для этого генеральный директор должен утвердить порядок обращения и использования коммерческой тайны. Вячеслав Панкратьев, полковник юстиции, специалист в области связи и информации, рекомендует добавить в устав компании следующий пункт: «Организация имеет право определять состав, объем и порядок защиты сведений, составляющих коммерческую тайну, требовать от сотрудников ее сохранять. Организация обязана обеспечить сохранность коммерческой тайны».

Бухгалтер вместе с руководителем также должны составить списки сотрудников, которые допущены к такой информации. Этот список гендиректор утверждает своим распоряжением. В трудовые договоры со всеми работниками администрации следует добавить запись о неразглашении коммерческой тайны в течение всей работы на предприятии, а также после увольнения (обычно в течение трех лет).

К тому же бухгалтер, ответственный за сохранение тайны, должен сделать надпись на всех документах, содержащих секретные сведения: «Коммерческая тайна». Помимо этого необходимо указать владельца информации. Если это организация, то рядом следует написать полное наименование и место нахождения фирмы. Если владелец индивидуальный предприниматель, то рядом с грифом «Коммерческая тайна» нужно написать фамилию, имя, отчество, а также место жительства коммерсанта.

В режиме секретности кроме внутренних бумаг бухгалтеру не стоит забывать и о внешних. В каждом договоре эксперты советуют указывать, что его предмет и условия составляют коммерческую тайну. Следует прописать, что стороны должны принимать «все необходимые меры для предотвращения разглашения коммерческой тайны». Сюда можно отнести запрет передавать без предварительного согласия контрагента оригиналы (копии) документов и изделий третьим сторонам. В договоре следует предусмотреть и ответственность за разглашение сведений в виде компенсации убытков (об этом мы расскажем чуть ниже).

Стоит отметить, что режим коммерческой тайны на предприятии поможет обезопасить фирму не только от конкурентов, но и от проверяющих. Ведь компания не обязана давать засекреченные сведения всем желающим по первому требованию. Безусловно, некоторые контролеры имеют право ознакомиться с любой информацией, в том числе и с коммерческой тайной. Например, прокуратура, налоговые инспекции, правоохранительные структуры (милиция, ФСБ, ФСО и другие). Полномочия проверяющих зафиксированы в специальных законах (например, ст. 8 Закона от 12 августа 1995 г. № 144-ФЗ «Об оперативно-разыскной деятельности»).

Однако в любом случае бухгалтер не обязан сразу выложить на стол перед контролерами документы с грифом «Коммерческая тайна». Он может их представить только с разрешения гендиректора. А при отказе начальника проверяющий сможет получить доступ к засекреченным бумагам только по судебному решению, которое судьи дают далеко не всегда.

Что можно засекретить?

Итак, руководство приняло решение установить на фирме режим коммерческой тайны и поставило соответствующую задачу перед бухгалтером. Теперь учетному работнику необходимо решить, какие сведения следует признать конфиденциальными. Конечно, у начальства будет несколько своих предложений, но информацию необходимо систематизировать.

Эксперты выделяют несколько методов, помогающих определить, что отнести к коммерческой тайне. Первый метод – тотальный. В этом случае организация делает коммерческой тайной абсолютно всё. Естественно, кроме сведений, которые не могут быть закрыты. По мнению специалистов, этот метод наименее эффективен. Ведь фирма не сможет защитить информацию полностью. К тому же из-за режима тотальной секретности будет затруднена работа компании.

Второй метод – так называемый плагиаторский. Фирма узнает, какую именно информацию партнеры и контрагенты считают коммерческой тайной на своих предприятиях, и затем поступает аналогично у себя. Минусы этого способа очевидны: универсальных положений для любых фирм практически не существует. А что хорошо для одной компании, может не работать в другой. Однако это довольно популярный способ у небольших компаний.

Третий метод – аналитический. Здесь руководитель и главбух ставят себя на место конкурентов и недоброжелателей. Они анализируют, какая именно информация могла бы их заинтересовать.

И, наконец, последний метод – экспертный. В данном случае фирма приглашает независимых специалистов для оценки информации. Естественно, это наиболее эффективный, но в то же время и дорогой способ.

Конечно, далеко не каждая фирма и предприниматель могут позволить себе нанять специалиста, поэтому мы обратились с вопросом, какую именно информацию следует сделать конфиденциальной, к эксперту Вячеславу Панкратьеву. «Во-первых, секретной информацией фирме обычно советуют назвать сведения о производстве и технологиях. Сюда входит информация о структуре кадров, характере и условиях производства, организации труда, о производственных возможностях компании, данных и типе размещения оборудования, технологические достижения. Во-вторых, информацию управленческого характера, то есть о методах управления. В-третьих, плановые документы (планы развития и инвестиций, запасов, готовой продукции, закупок, продаж и тому подобные). В-четвертых, финансы. Здесь следует заметить, что не все данные можно делать конфиденциальными. Сюда же можно отнести и ценовую информацию, то есть любые сведения о предполагаемых скидках, акциях, расчетах цен. В-пятых, – продолжает г-н Панкратьев, – всю информацию о партнерах и клиентах (покупателях, поставщиках, посредниках, контрагентах и других) также следует сделать секретной. Не следует открывать и сведения о переговорах, которые ведет или будет вести руководство.

В-шестых, к конфиденциальной следует отнести и личную информацию. То есть все сведения об источниках доходов, личной жизни руководителя, главного бухгалтера, членов их семей, расписание и адреса как деловых, так и личных встреч, данные о друзьях, подругах, пагубных привычках, маршрутах передвижения, информацию о местах хранения ценностей, расположения недвижимости, места жительства и так далее».

Конечно, можно сделать конфиденциальной и другую информацию. Но в то же время далеко не все сведения можно сделать коммерческой тайной. Перечень сведений, которые не могут быть засекречены, был дан в постановлении Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. № 35, а также утвержден статьей 5 Закона «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ. Например, нельзя скрывать данные, которые записаны в уставе компании, о составе и численности сотрудников, системе оплаты труда.

Ответственность

Виновного в разглашении коммерческой тайны можно привлечь к гражданской, административной и уголовной ответственности. Если работник открыл коммерческую или служебную тайну, нарушив условия трудового договора, то он обязан возместить все убытки, причем не только те, что вызвали реальный ущерб, но и упущенную выгоду (ст. 15 ГК). Такая же участь постигнет не только сотрудников, но также и граждан, и предприятия, которые узнали информацию незаконно (п. 2 ст. 139 ГК).

Впрочем, это еще не самое серьезное наказание. Если работник будет незаконно собирать засекреченные сведения, то ему грозит штраф или два года лишения свободы. Причем здесь достаточно уже того, что он просто собирает эту информацию, и неважно – разгласил он ее или нет. Если же он раскрыл и использовал эти сведения без согласия владельца из корысти или личной заинтересованности, а это причинило крупный ущерб компании, то работника посадят на три года.

Сотрудника предприятия к уголовной ответственности привлечь можно, только если соблюдены три условия. Во-первых, если в трудовом договоре администрация четко указала обязанность сотрудника хранить коммерческую тайну. Во-вторых, если руководитель составил и утвердил перечень сведений, которые составляют коммерческую тайну. В-третьих, этот список был доведен руководством до сведения работников под роспись.

Алексей Беклемишев, директор аудиторской компании «Финстатус», добавил, что руководство может привлечь сотрудников и к дисциплинарной ответственности. По статье 243 Трудового кодекса, если работник разгласит засекреченные сведения, то понесет материальную ответственность в полном размере причиненного ущерба. Более того, руководство имеет право такого сотрудника уволить (ст. 81 ТК).

Что касается проверяющих – налоговых инспекторов, милиционеров и других, то они также несут гражданскую и уголовную ответственность. К тому же их можно привлечь еще и к административной ответственности. В соответствии со статьей 13.14 КоАП за разглашение информации, которая стала известна должностному лицу в связи с его работой, штрафуют на 5000 рублей.

Редакция благодарит за помощь в подготовке материала компанию «Тандем Форум» ( www.tandem-forum.ru ).

Кстати

В конце прошлого года группа депутатов, среди которых Дмитрий Рогозин, внесла в Госдуму поправки к Закону «О коммерческой тайне». Согласно предложениям, информация о зарплате начальников должна быть открытой. В пояснительной записке к законопроекту указано, что размер зарплаты руководящего состава может многократно превышать размер зарплаты рядовых сотрудников. «Работники вправе знать, как распределяются доходы организации, приносимые их трудовой деятельностью, и насколько справедливо по отношению к ним это осуществляется». К тому же руководители не смогут скрывать эту информацию и от социальных служб.

Кстати

Мало кто из бухгалтеров знает, но содержание регистров бухучета и внутренней бухгалтерской отчетности должно быть отнесено к коммерческой тайне обязательно! (П. 4 ст. 10 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».)

Светлана ЛАРИНА

Подпишись на рассылку