Держитесь от документов подальше

Можно и нужно

Хранить документы вне офиса законом не запрещено – со стороны государства просто есть некоторые требования, как правильно это делать. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Собственно и основная часть бумаг нужна даже не вам, а налоговым инспекторам, которые иногда изъявляют горячее желание увидеть всю первичку вашей фирмы за последние пять лет. К тому же у «ревнителей бюджета» большее уважение и доверие вызывают аккуратно подшитые папочки, сложенные не менее аккуратным способом. Конечно, счастливчики, обладающие огромными площадями и штатным архивариусом, могут добиться этого и на своей территории. А вот всем остальным можно и нужно обратиться к услугам фирм, занимающихся хранением документов.

Тем более что обойдется вам это в гораздо меньшую сумму, чем аренда помещения для собственного архива. Так, ежемесячная плата за хранение одного короба (единица измерения, используемая большинством архивных фирм) составляет от 30 до 60 рублей в месяц в зависимости от ценности документов и запросов «архивного» руководства.

В один такой короб вмещается примерно 5–6 любимых всеми бухгалтерами папок типа «КОРОНА». Или, в пересчете на другие единицы, – восемь архивных дел по 250 листов формата А4.

По словам Виталия Конюхова, управляющего компании «ОСГ Рекордз Менеджмент», экономия от передачи документов на внешнее хранение составляет 50 и более процентов от стоимости хранения документов в своем арендованном офисе.

Действительно, по примерным подсчетам средняя стоимость аренды помещения составляет тысячу рублей в месяц за один квадратный метр. На этом квадратном метре можно уместить порядка 13 коробов. При аренде помещения для хранения архива вы тратите не меньше тысячи рублей. В то же время хранение тех же 13 коробов в специализированной компании обойдется вам примерно в 500 рублей.

Условия хранения

Конечно, документы – не скоропортящиеся продукты, которые нужно держать в холодильнике. Но и к ним нужно особое отношение – иначе они могут потерять товарно-привлекательный вид для проверяющих.

Поэтому, прежде чем отдать дорогие сердцу бумаги «чужому дяде», поинтересуйтесь у него условиями хранения.

– В помещении, где будут лежать ваши документы, необходимо обеспечить соответствующие климатические и санитарно-гигиенические условия хранения. Температура должна быть примерно 20–22 градуса. Именно в таком климате документы «чувствуют себя» наиболее комфортно. А влажность воздуха не должна превышать 80 процентов, – рассказывает Георгий Габоев, заместитель руководителя сервисного центра «ПРОМЕТ».

Кстати, влажность документов внутри коробки можно регулировать и с помощью селикогеля – абсорбента, который сохраняет нормальные условия. А в сами коробки для большей сохранности иногда вкладывают полиэтиленовый пакет и запаивают в нем документы – так они точно не промокнут во время весеннего таяния крыш или от подвальной сырости.

Конечно, сразу думать о плохом не стоит. Тем не менее лучше быть приятно удивленным, чем сильно разочарованным. Поэтому спросите у руководства фирмы, что оно будет делать в том случае, если ваши документы пострадают или исчезнут во время пожара, наводнения или набега крыс. Хорошая компания всегда страхует свою ответственность перед клиентом. Проследите, чтобы в договоре, который вы заключаете, был пункт о возмещении ущерба в случае повреждения или исчезновения бумаг. Как правило, это будет компенсация, сумма которой оговаривается непосредственно при заключении договора. Кстати, в этом состоит еще одно преимущество «удаленного» хранения. От форсмажора не застрахован никто, и в случае пожара в архиве, расположенном в офисе вашей фирмы, никаких денег вам не заплатят. А бумаги восстанавливать все равно придется. А вот за документы, пострадавшие на территории хранителя, вы получите хоть какое-то денежное утешение.

Конфиденциальность гарантируют

Решив передать ведение архива сторонней организации, вы убиваете еще одного «проблемного зайца» – полностью защищаете информацию вашей фирмы от любопытных глаз. Архивы устроены таким образом, что непосвященному трудно понять, что хранится в коробке с надписью «ЮЖЩ256». В то же время для сотрудников склада и для вас лично эти буквы яснее ясного – они означают, что в этом коробе лежат счет-фактуры за 2003 год, полученные от вашего контрагента ООО «Ромашка».

Дело в том, что при сдаче документов в архив составляется опись каждого короба с подробным указанием, что в нем лежит. Каждому коробу присваивается уникальный идентификационный номер, который работник склада вносит в базу данных. Этот номер сообщают и вам. Кроме того, большинство архивов снабжены системой видеонаблюдения, поэтому проникнуть туда сложно и еще сложнее незаметно что-то там найти либо вынести.

Если вам вдруг понадобится тот или иной документ, сданный в архив, просто позвоните и сообщите код короба, в котором он хранится. Вы сами сможете решить, где работать с документом: либо подъехать в хранилище, либо попросить привезти нужный короб в офис. Как правило, доставка короба происходит в течение суток. Если очень срочно, то в течение трех часов. Ну а если же вы решите сами прийти к горе, то бишь к коробу, то тут все зависит от месторасположения архива. Поэтому выбирайте «хранителя» исходя из собственного удобства.

Вполне понятные опасения главного бухгалтера и директора фирмы, что позвонить и попросить какие-то документы могут посторонние люди, специалисты архивных фирм развеивают сразу. Дело в том, что при сдаче документов в архив на каждую организацию составляют так называемые карточки клиента. В них прописано, кто и когда имеет право требовать те или иные документы. В эти карточки вносят паспортные данные и образцы подписей лиц из «круга доверия» – как правило, это главбух и директор предприятия. И прежде чем разрешить вам работать с документами, сотрудники архива тщательно сверяют сведения из карточки клиента с предъявленным паспортом и вашей подписью.

Кстати, праздное и не очень любопытство тех, ради кого вы так тщательно оберегаете свои документы – налоговых работников, – тоже не сможет быть удовлетворено без вашего ведома. Выемка и изъятие документов из архива должна производиться только в присутствии должностного лица – то есть вас.

Уничтожить все

Срок хранения документов имеет свойство заканчиваться. И по прошествии пяти лет первчику просто-таки необходимо уничтожить. Этот процесс архив также берет на себя.

База данных, в которой хранят сведения о ваших документах, запрограммирована так, что по истечении установленного срока она дает сигнал о том, что бумаги из того или иного короба больше не нужно хранить и их можно уничтожить. Тогда специалисты звонят вам и спрашивают разрешение на уничтожение. Как правило, для «бумагоубийства» создают целую комиссию из представителя архива, главного бухгалтера и директора фирмы. Вы приезжаете, и сотрудники склада достают короб с истекшим сроком хранения, дабы убедиться, что ничего лишнего в нем не оказалось, и уже после этого бумаги уничтожают.

Ненужные документы чаще всего сжигают. Также можно уничтожить их в бумагорезке – промышленные шредеры измельчат отжившие свой век счет-фактуры практически в пыль. Или в полоски шириной 2, 3, 5 миллиметров – это уж как вам будет угодно.

Бесплатно – но сами, за деньги – но другие

Документы, которые вы решите передать на хранение, лучше всего собрать своими силами – дешевле выйдет. Но если у вас нет желания возиться в пыльных бумагах, передайте эту неприятную обязанность сотрудникам архива. За отдельную плату они систематизируют, прошнуруют, упакуют в короба и вывезут ваше бумажное сокровище к месту хранения.

Ксения БАТАНОВА

Подпишись на рассылку