Принимаем представителей

Не секрет, что налоговые инспекторы уделяют данной статье расходов особое внимание. Они то и дело предъявляют к списанию таких затрат дополнительные требования. Поэтому главная задача – оформить представительские так, чтобы нареканий у контролеров они не вызывали.

Экономически обоснуем...

Известная истина: расходы должны быть экономически обоснованы. Как правило, налоговые работники требуют представить какой-либо документ, указывающий на положительный результат переговоров. Например, заключенный договор, протокол о намерениях и т. п. А если таких документов нет, представительские расходы они считают необоснованными и доначисляют на их сумму налог на прибыль, пени и штраф.

Правомерны ли такие действия? На наш взгляд, нет. В Налоговом кодексе отсутствует норма, позволяющая учесть лишь те представительские, которые привели к заключению контракта. Выходит, для налогового учета результат переговоров не важен. Подтверждает это и сложившаяся арбитражная практика (например, постановление ФАС Уральского округа от 17 июня 2004 г. по делу № Ф09-2441/04-АК).

... и задокументируем

Теперь разберемся с оформлением документов. Они должны подтверждать, что фирма действительно проводила встречу. На практике для этого достаточно:

• программы проведения встречи с указанием приглашенных партнеров, участников со стороны фирмы, вопросов, подлежащих рассмотрению на встрече и предварительную сумму представительских расходов;
• исполнительной сметы встречи с указанием фактически израсходованных средств;
• акта на списание продуктов питания (если встреча проходила в ресторане, этот документ не нужен).

Документы должны быть правильно оформлены и содержать все обязательные реквизиты. Их перечень указан в пункте 2 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Объявились разницы

Норматив представительских расходов составляет 4 процента от величины расходов на оплату труда (п. 2 ст. 264 НК РФ). В бухучете такие затраты списывают в полном объеме (п. 5, 6 ПБУ 10/99). Поэтому в бухгалтерском и налоговом учетах величина представительских расходов может быть различна.

В данном случае образуется вычитаемая временная разница. Чтобы посчитать ее величину, нужно из суммы представительских расходов по бухгалтерскому учету вычесть сумму представительских расходов, которые учитывают при расчете налога на прибыль.

Вычитаемые временные разницы приводят к образованию отложенного налогового актива. Чтобы посчитать его величину, нужно полученную разницу умножить на ставку налога на прибыль. При составлении отчета за девять месяцев (для тех, кто отчитывается поквартально) следует снова посчитать норматив. Не исключено, что ваша организация уложится в лимит. Тогда отложенный налоговый актив исчезнет. Если норма опять будет превышена, то нужно рассчитать временную разницу и сумму отложенного налогового актива. Разница, которая осталась к концу года непогашенной, переходит в разряд постоянных.

Алкоголь – в расходы

Долгое время «камнем преткновения» между предприятиями и контролерами были расходы на спиртное. Не секрет, что редкая встреча деловых партнеров обходится без бокала хорошего коньяка. Так вот, налоговые работники настаивали, что учесть в налоговых расходах стоимость горячительных напитков нельзя (письмо УМНС по Московской области от 10 марта 2004 г. № 04-27/03000).

Однако жесткая позиция ревизоров шла вразрез с мнением судей. Арбитражной практикой не раз подтверждалось, что затраты на алкогольные напитки – полноправная составляющая представительских расходов (постановление ФАС Северо-Западного округа от 31 мая 2004 г. по делу № А56-34683/03).

Очевидно, стойкая позиция арбитров сыграла свою роль, и прошлым летом по этому поводу высказались сотрудники Минфина. В письме от 9 июня 2004 г. № 03-02-05/1/49 они категорично заявили, что расходы организации на алкогольную продукцию при проведении официального приема могут включаться в представительские расходы. Единственная оговорка, которую сделало ведомство: такие затраты не должны превышать размеров, «предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (сделок)». Не совсем понятно, какие именно размеры имели в виду финансисты. Ведь такого понятия как «обычай делового оборота» налоговое законодательство не содержит. Однако это не исключает возможности отнесения к представительским расходам затрат на алкоголь. Аудиторы советуют определить разумную норму спиртного и записать ее в смету представительских расходов.

Без норм никуда

Лимит представительских расходов влияет не только на расчет налога на прибыль. Его нужно соблюдать и при зачете входного НДС. Так, фирма вправе принять к вычету только ту часть налога, которая относится к расходам, признанным в налоговом учете (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Включить в налоговые расходы часть НДС, не принятого к вычету, нельзя. Запрещает пункт 1 статьи 170 Налогового кодекса. Но если к концу года представительские расходы уложатся в норматив, оставшуюся часть входного НДС можно будет зачесть. При этом корректировок в прошлых периодах делать не нужно. Налог следует принять к вычету в том периоде, в котором представительские расходы оказались в пределах нормы. Ведь именно тогда у предприятия появилось право на вычет.

В письме от 16 июня 2005 г. № 03-04-11/ 132 сотрудники Минфина России сообщили, что если фирма за счет своих средств покупает чай, кофе и т. п. для обслуживания представителей, то пункт 2 статьи 146 Налогового кодекса в этом случае не применяют. То есть НДС по таким затратам начислять не нужно.

внимание

Фирмы на «упрощенке» не могут учесть в расходах затраты на прием своих деловых партнеров. Они не предусмотрены пунктом 1 статьи 346.16 Налогового кодекса (письмо Минфина России от 31 июля 2003 г. № 04-02-05/3/61).

Р. Ярошенко, налоговый юрист

Подпишись на рассылку