Запасаем тепло на зиму

Не секрет, что состояние помещений во многих небольших фирмах оставляет желать лучшего. Наша компания, например, арендует офис в достаточно «подержанном» здании. Летом ужасная духота, зимой – жуткий холод. И вот наконец-то у фирмы появились деньги на благоустройство. Было решено приобрести кондиционер и несколько обогревателей и вентиляторов.

О том, чтобы списать это недешевое оборудование за счет чистой прибыли, директор, естественно, даже слышать не хотел. Так что мне пришлось заняться поисками экономических обоснований этих расходов.

«Нормализуем» условия труда

Еще раз внимательно читаю Налоговый кодекс. Оправдать покупку обогревателей, равно как и кондиционеров или вентиляторов может помочь подпункт 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. В нем сказано, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся затраты на обеспечение нормальных условий труда, предусмотренных законодательством.

Обеспечить работникам нормальные условия труда – одна из обязанностей работодателя, которая установлена в статьях 22 и 163 Трудового кодекса. И прежде всего, рабочие места сотрудников не должны оказывать на них вредного воздействия (ст. 25 Федерального закона от 30 марта 1999 г. № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»). Поэтому рабочие места надо оборудовать так, чтобы предупредить травмы и профессиональные заболевания.

Например, помещение, где работают персональные компьютеры, необходимо проветривать каждый час (п. 4.4 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, утв. постановлением главного государственного санитарного врача от 3 июня 2003 г. № 118). Отлично. Значит, покупку вентилятора вполне можно обосновать, сославшись на требования законодательства.

Теперь разберемся с обогревателями и кондиционером. Оправдать их необходимость поможет СанПиН 2.2.4.548-96 (утв. постановлением Госкомсанэпиднадзора от 1 октября 1996 г. № 21). В этом документе приведена таблица оптимальных показателей микроклимата на рабочих местах.

Так, зимой температура воздуха в помещениях не должна быть ниже 24 градусов. Летом показатели термометра не должны превышать 25 градусов. Правда, это справедливо только в отношении сотрудников, работа которых носит «сидячий» характер. Например, управленческий персонал, продавцы, кассиры, швеи, дизайнеры, экономисты и др. Для более «активного» персонала нормы установлены несколько ниже. Относительная влажность независимо от времени года не может быть ниже 40 процентов. Такие условия «не вызывают отклонений в состоянии здоровья и создают предпосылки для высокого уровня работоспособности».

Для пущей убедительности мы провели измерения температуры и влажности в помещениях нашей фирмы. О том, как это сделать, прочитали в части 7 постановления Госкомсанэпиднадзора от 1 октября 1996 г. № 21. Результаты измерений оформили протоколом, который подписал начальник хозяйственного отдела (он же – специалист, ответственный за охрану труда).

В дополнение к этому мы нашли и еще одно оправдание производственной необходимости кондиционера, вентиляторов и обогревателей. Дело в том, что в одной из наших комнат установлен ксерокс. А значит, это помещение должно соответствовать требованиям пункта 5.1 СанПиН 2.2.2.1332-03 (постановление главного государственного санитарного врача от 30 мая 2003 г. № 107). В нем сказано, что помещение, в котором есть ксерокс, должно быть оборудовано системами отопления, вентиляции и кондиционирования.

Списываем без проблем

С производственной необходимостью закупленных бытовых приборов разобрались. Осталось правильно их учесть.

Сроки полезного использования обогревателей, кондиционеров и подобных приборов обычно превышают 12 месяцев. Поэтому в бухучете их надо отражать в составе основных средств (п. 4 ПБУ 6/ 01). При этом нужно определить стоимость этого имущества как сумму фактических затрат на его приобретение, монтаж или установку, за минусом НДС.

Стоимость закупленных нами вентиляторов и некоторых обогревателей не превышает десяти тысяч рублей. Поэтому ее я полностью списала на расходы при вводе в эксплуатацию.

Определяя норму амортизации более дорогих обогревателей и кондиционера, я заглянула в Классификацию основных средств (постановление Правительства от 1 января 2002 г. № 1). В четвертой группе этой классификации под номером 162930000 значатся «Приборы бытовые» со сроком полезного использования свыше 5 и до 7 лет включительно.

В налоговом учете обогреватели и вентиляторы, которые стоят не более десяти тысяч рублей, я единовременно учла в составе прочих расходов на момент их ввода в эксплуатацию (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК). А дорогостоящий кондиционер – в составе основных средств (п. 1 ст. 256 и п. 1 ст. 257 НК). Его я списываю на расходы по мере начисления амортизации.

Первоначальная стоимость приобретенного имущества в данном случае совпала с бухгалтерской. Но всегда удобнее, чтобы одинаковой была еще и сумма амортизационных отчислений. Для этого в обоих учетах я установила одинаковый срок полезного использования – и выбрала линейный способ амортизации.

Боремся за «излишества»

При определенном желании вы сможете доказать необходимость не только обогревателей, вентиляторов или кондиционеров, но и таких, казалось бы, далеко не самых необходимых для работы вещей, как ионизаторы воздуха. Дело в том, что работодатель обязан обеспечить условия труда, которые установлены не только законом, но и коллективным договором или любым другим локальным нормативным актом (положением, приказом, распоряжением). Это следует из статьи 56 Трудового кодекса.

Зимой температура воздуха в помещениях не должна быть ниже 24 градусов. А относительная влажность независимо от времени года не может быть ниже 40 процентов

Подпишись на рассылку