Управление временем бухгалтера или "Где взять время на жизнь?"

Зима будет обязательно!

Почему отчетный период налетает на нас также внезапно, как первый снегопад на московские дорожные службы, хотя и дорожные и бухгалтерские службы точно знают, что "снегопад" будет?

В теории управления временем ("тайм-менеджмент" на западный манер) одним из основных инструментов считается матрица Эйзенхауэра. Горизонтальная ось у нас будет означать срочность каких-то дел, которыми вы заняты, вертикальная ось — их важность. Эти две оси разобьют плоскость на 4 Квадранта. Обозначим их следующим образом:

I — срочное и важное II — несрочное но важное III — неважные, но срочные IV — неважные и несрочные

А теперь сядьте и напишите перечень всех дел, которые вы сделали за вчерашний день. Внимательно просмотрите их и около каждого поставьте цифру: к какому Квадранту вы относите каждый пункт получившегося у вас списка.

Квадрант I. Важное.

Если Квадрант I непропорционально разросся, это значит, что сроки и даты управляют Вами, а Вы — не управляете своей жизнью. (Это правда не относится к людям, которых называют "Кризисными управляющими" — это такой специальный тип людей, которые лучше всего действуют в критических ситуациях, а вся остальная жизнь для них — серые будни). Скорее всего, у Вас есть проблемы со стратегическим подходом. Вы кидаетесь затыкать дыры, когда они грозят превратиться в провалы. Человек, попавший в такую ситуацию, находится под ежедневным Дамокловым мечом стресса. У Вас нет ни времени, ни сил обдумать перспективные планы. Вы догоняете уходящий поезд и в один прекрасный момент можете оказаться на пустом перроне с разрывом сердца.

Почему?

Скорее всего, Вы неправильно расставили приоритеты, не умеете делегировать обязанности, не доверяете своим сотрудникам, тянете все нагрузки на себе. Вы целиком заняты важными проблемами сегодняшнего дня.

Что делать?

Научиться делегировать обязанности, воспитывать себе заместителя, дублера, если хотите, который заменит Вас при необходимости. Важно спланировать свою жизнь на несколько месяцев вперед. Постарайтесь пересмотреть свой подход к жизни, перенести центр тяжести Вашей деятельности в Квадрант II.

Пример:

Переместимся на некоторое время вперед. Пусть сегодня 25-ое марта, а Ваша отчетность еще не до конца оформлена и тем более не сдана. В этом случае сдача отчетности естественно попадет для Вас в Квадрант I. Это будет очень важно и уже очень срочно.

Вернемся в сегодня. Годовая отчетность не стала для Вас менее важной… Но она совсем не срочная. Сколько еще дел можно успеть сделать, прежде чем браться за подбивание баланса. Сегодня она стоит в Квадранте 2.

Меняйте свой образ мысли. Начните управлять своим временем. Расставьте приоритеты. Переходите на жизнь в Квадранте II. Задайте себе вопрос: Что мне мешает начать готовить годовую отчетность сегодня?

Многие главбухи говорят, что всегда существует вероятность, что появятся какие-то документы, которые надо будет провести прошлым годом, что отдел продаж откопает у себя какую-то не проведенную счет-фактуру, а офис-менеджер — завалявшиеся в кошельке чеки на покупку канцтоваров. Друзья мои! Эти форс-мажоры не относятся к проблеме управления временем. Это проблемы качества ваших взаимоотношений, устойчивости к манипуляциям со стороны других людей, правилам документооборота, которые Вы сами имеете возможность устанавливать в вашей компании. Об этом мы, может быть, еще когда-нибудь поговорим. Будьте уверены в себе как профессионал. Будьте уверены в том, что вне зависимости от того, как организована деятельность Вашей компании, к балансу следует приступать сразу после сдачи отчетности по НДС.

А сейчас возьмите ручку и напишите перечень из 10 самых важных дел, которые Вы должны сделать за ближайшие 2-3 месяца. И не забудьте про здоровье… Если 25-го марта у Вас разболится зуб или, не дай бог, случится сердечный приступ, Ваш баланс со свистом улетит и из II и из I Квадранта, а его место займет Ваш несчастный забытый и заброшенный Вами организм. И помните народную мудрость: "В молодости мы тратим здоровье, чтобы обрести деньги. В старости мы тратим деньги, чтобы обрести здоровье"

Не забудьте про детей, которыми надо иногда заниматься, чтобы потом они украшали Вашу старость… Не забудьте про друзей, с которыми Вы собираетесь летом проводить отпуск… Кажется, что сейчас это совсем не срочно, но это уже сейчас важно, потому что потом Вы потратите значительно больше сил и времени, чтобы наверстать упущенное…

Вывод.

Плохо ли находиться в Квадранте I, т.е. делать дела, относящиеся к Квадранту I? На самом деле — нет. Но помните, что "постоянная нехватка времени" — это результат Вашего нахождения в этом пресловутом Квадранте.

Вот одна история:

Одна женщина принесла домой мешок абрикосов. Перед тем, как спустить мешок в подвал она решила перебрать их, ведь по дороге некоторые абрикосы могли помяться, а мятые абрикосы быстро портятся, а порченые абрикосы заражают остальных. Она отобрала миску мятых абрикосов, а поскольку они еще были вполне пригодны для еды — съела их. На следующий день она перебрала оставшиеся абрикосы — отобрала те, что были уже перезрелыми и могли вот-вот совсем испортиться, и тоже их съела. Так она поступала каждый день, пока абрикосы не кончились. Съев этот мешок абрикосов, женщина так и не смогла почувствовать изумительный вкус и аромат по-настоящему отличных фруктов…

Жизнь в Квадранте I очень напоминает историю этой женщины. Надеюсь, комментарии излишни… Находясь в Квадранте I, всегда задавайте себе вопрос — зачем Вы там находитесь в данный момент? Что доминирует в Вашем Квадранте I — срочность или важность? Если срочность, то по мере снижения важности Вы неизбежно соскользнете в Квадрант III (о нем — ниже). Но если Вы находитесь в Квадранте I из-за важности решаемых вопросов, то по мере снижения срочности Вы окажетесь в Квадранте II.

Квадрант II. Важно, но не срочно.

Прекрасная жизненная философия! Если Вам удалось так распределить время, что Квадрант II оказался наиболее заполненным делами, Вас можно искренне поздравить! Это Квадрант качества. Здесь мы осуществляем долгосрочное планирование, расставляем приоритеты, проводим профилактические мероприятия, расширяем свои знания. Увеличение времени, затрачиваемого на дела из этого Квадранта, повышает нашу дееспособность, в том числе профессиональную. Люди, у которых доминирует Квадрант II, не страдают от нехватки времени.

Что Вы получили?

Вы концентрируетесь на главном, имеете свой взгляд на все, поскольку у Вас достаточно времени спокойно поразмыслить о текущих и будущих делах.

Почему?

Ваша система установления приоритетов хорошо подходит для Вашей конкретной деятельности. Вы умеете делегировать обязанности и не тратите время на решение чужих проблем.

Квадрант III. Неважно, однако, срочно?

Несущественные мелочи, краткосрочные цели, сиюминутные интересы и проблемы. Квадрант III — это призрак Квадранта I. Это Квадрант — обманщик. Зуд срочности порождает иллюзию важности. Но на самом деле эти вопросы, если они вообще важны, важны для кого-то другого. Это телефонные звонки, визиты случайных посетителей. Это просьбы сотрудников других отделов, которые не попросили Вас о чем-то заблаговременно. Это неожиданные требования руководства к 18-00 представить управленческий отчет и т.п. и т.п.

Что Вы получили?

Вам не кажется, что Вами затыкают дыры? Или, может быть, Вы просто изображаете активную деятельность? Кто за Вас делает ВАШЕ "важное"?

Почему?

В силу каких-то причин Вы изо всех своих должностных обязанностей выбрали только неважные. У Вас нет ни четких целей, ни планов, как на ближайшее время, так и на долгосрочную перспективу.

Что делать?

Если Вы не собираетесь поискать себе другое место работы, то необходимо "просто" перенести центр тяжести Ваших дел в Квадрант II, стать незаменимым и действительно нужным сотрудником. Для этого надо немедленно пересмотреть лист приоритетов, графики выполнения задач, освоить все техники экономии времени. И не забывайте, что "делать больше за меньшее время совсем не значит делать то, что действительно нужно"

Квадрант IV. Неважные и несрочные дела.

За что Вам платят зарплату? Вам не жаль тратить свою жизнь на выполнение никчемных дел? Комментарии излишни.

С трудом верится, что кто-то из читателей-бухгалтеров оказался в III или в IV Квадранте. Уж больно бухгалтеры ответственный народ!!! Что делать — профессия обязывает… Поэтому для начала постарайтесь расширить Квадрант II.

А где же взять время для расширения Квадранта II? Основной резерв — это те дела, которые Вы для себя пометили как принадлежащие Квадранту III, потому что, как Вы сами понимаете, в Квадранте IV Вы вообще не должны находиться!

Научитесь оценивать дела с точки зрения их важности. Ведь чашка чая, выпитая с сотрудницей из соседнего отдела, может оказаться очень важной для поддержания атмосферы взаимопонимания в компании, может оказаться даже срочной, если у Вас уже болят от компьютера глаза и плавятся мозги, а может быть и простой тратой времени из Квадранта IV. В каждой конкретной ситуации — это ваше видение и Ваше умение расставить приоритеты.

И не забывайте: работа — это еще не вся жизнь. Мы работаем, чтобы иметь возможность хорошо жить. Сама по себе работа не может являться целью нашей жизни.

Татьяна Курдюмова,
Руководитель проекта "БУХТренинг.RU", бизнес-тренер, консультант.
www.buhtrening.ru, [email protected]

Подпишись на рассылку