Заставим время работать на себя

Почему нетрадиционный? Потому что учитывает потребности и возможности каждого человека в отличие от классического тайм-менеджмента, призывающего действовать по одним и тем же правилам.

Избавьтесь от пожирателей времени

Самые опасные из них – это люди. Конечно, это не значит, что нужно закрыть дверь и ни с кем не общаться. Впрочем, этого у вас и не получится. Бухгалтер – профессия публичная, и общаться с другими людьми вам необходимо. Просто нужно научиться говорить «нет» – коллегам, руководителю, подчиненным. Как определить, когда нужно сказать «нет»? Вот несколько признаков: просьба необоснованна, задание не очень важно (на данный момент), вам не хватает знаний или навыков, работа явно не входит в ваши обязанности, у вас есть более важные и не менее срочные задачи. Конечно, отказывать очень сложно. Но, чтобы научиться этому нелегкому искусству, вам нужно говорить заветное слово как можно чаще. Делайте это в несколько этапов: сначала просто скажите – «нет», потом – приведите доводы (но не оправдания), почему вы так сказали, и в завершение предложите альтернативу решения проблемы.

Чем еще опасны люди для вашей карьеры – вас так и норовят втянуть в обсуждение «острых» вопросов. Поговорить о том, как назвать чиновников, пишущих такие плохие законы, где лечиться налоговым инспекторам, куда нужно пойти сотрудникам отдела продаж, любят все. Многочисленные бухгалтерские форумы, где вы общаетесь со своими коллегами, несомненно, приносят практическую пользу, но вспомните, сколько раз на дню вы отвлекаетесь, чтобы посочувствовать очередной жертве «налогового терроризма». Между прочим, за это время вы могли бы разобраться на своем столе. Или прочитать полезную статью в журнале «Расчет».

Других, менее опасных, но не менее пожирателей, мы воспитываем в себе сами. Решение освоить МСФО, причем в оригинале, то есть на английском языке, да еще и в рекордно короткие сроки не приведет ни к чему хорошему. Постановка изначально недостижимых целей и перфекционизм забирают у вас энергию, столь необходимую для выполнения других, не наполеоновских, планов. Мучаясь из-за того, что вы неспособны выполнить изначально невыполнимые вещи, вы перестаете сосредотачиваться на текущих делах и соответственно не успеваете делать и их. Поэтому оценивайте свои силы, прежде чем поставить себе какую-либо цель.

Отсутствие самодисциплины забирает не меньше полезного времени, чем неадекватные цели. Слишком частые чаепития, бесцельное блуждание по интернету, разговоры с коллегами... Какое времяпровождение кажется вам наиболее неприемлемым? Вот с него и начните борьбу. Планируйте свой день с вечера, закладывайте в него время и на «островки лени», так как они необходимы. Психологи считают, что отвлекаться от работы нужно на пять минут каждый час, хотя нетрадиционный тайм-менеджмент советует прислушаться сначала к себе – если вам удобнее лениться с 11 до 12, а уже потом активно трудиться – не нервируйте себя и делайте так, как удобно. Но всегда следите за тем, чтобы эти островки не превращались в континенты. Укладывайте вашу лень в строгие временные рамки – пусть привыкает к новому распорядку дня.

Если вы следуете поговорке «не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня», тайм-менеджмент вам не нужен. И так все знаете. Но многие все же живут по другому принципу: «не откладывай на завтра то, что можно сделать послезавтра». Такие «отложения» в конце концов приводят к тому, что вам приходится выбирать – либо делать в срок, либо делать качественно. Поэтому, прежде чем отложить важное, но неприятное дело на потом, помните: незавершенные дела отнимают у нас силы, даже если мы их не делаем.

Структурируйте время

Чтобы не уподобиться дровосеку, который целый день пилил дерево тупой пилой, жалуясь на отсутствие времени для ее заточки, нужно правильно распределить свое время. Попробуйте сделать следующее. На листке бумаги нарисуйте круг и разделите его на три части: «Поддержание настоящего», «Создание будущего», «Удовольствие». Распределите все свое время по этим категориям так, как вам кажется уместным. А затем на другом листке нарисуйте то же самое, но с учетом реального положения дел.

«Поддержание настоящего» – это то, что нужно для обеспечения вашей жизни здесь и сейчас: ежедневная рутинная работа, сдача отчетности, походы в магазин, приготовление еды.

«Создание будущего» – это освоение новых бухгалтерских программ, изучение новых участков бухучета, спорт – в общем, все то, что делает ваше «завтра» лучше, чем ваше «сегодня».

«Удовольствие» – это то, что на вашу жизнь в принципе не влияет, но вам нравится это делать. Любое удовольствие может быть и «поддержанием настоящего в порядке» и «созданием будущего» и просто удовольствием. К чему конкретно оно относится проясняет ответ на вопрос: зачем я это делаю?

Понятно, что кактусы вы разводите только от большой любви к ним и на вашу бухгалтерскую карьеру это удовольствие никак не повлияет. А вот регулярное посещение занятий по йоге вполне может считаться работой на будущее, несмотря на то что это приносит вам удовольствие в настоящее время.

В идеале сектор «создание будущего» должен быть примерно равен размеру секторов «поддержание настоящего» и «удовольствие» вместе. Вы должны останавливаться, осматриваться вокруг и заглядывать в будущее, иначе текучка может поглотить все ваше время. Помните: если вы сами не спланируете свою жизнь, то кто-нибудь спланирует ее за вас.

За помощь в подготовке материала благодарим компанию «Viv АКТИВ».

Отсутствие самодисциплины — главный враг полезного времени. Однако нетрадиционный тайм-менеджмент выделяет время даже для лени

Как вы чувствуете время

Чтобы правильно распорядиться предоставленным в ваше распоряжение временем, определите, к какому типу людей вы относитесь. Пригласите к этому увлекательному процессу всю бухгалтерию. Заодно узнаете, по каким биоритмам живут ваши коллеги – это пригодится вам в дальнейшем. Попросите кого-нибудь принести песочные часы, но так, чтобы вы сами и ваши коллеги не знали, сколько времени они отмеряют. Переверните часы и попытайтесь угадать, за какое время весь песок пересыплется вниз. Если, предположим, часы отмерили минуту, а вам показалось, что прошло уже полчаса – вы спринтер. Если наоборот – минута пролетела для вас, как несколько секунд, вы относитесь к стайерам. Если же ваше времяощущение в точности совпало с реальным временем, вы принадлежите к категории микст. Что для вас значит принадлежность к той или иной категории? Спринтеры хорошо выдерживают сильные кратковременные нагрузки, но совсем не способны противостоять длительному «напрягу». Стайеры сохраняют хорошую работоспособность при длительных слабых и средних нагрузках, зато крайне важные и срочные дела выводят их из колеи сразу же. Микстам повезло больше всех: что сдача годового отчета, что ежедневная борьба за правильно оформленную первичку – со всем они справляются одинаково хорошо.

Если вы главный бухгалтер, запомните, к каким типам относятся ваши подчиненные. На спринтеров можно положиться при подготовке к годовому отчету либо при необходимости срочно пересчитать какой-либо налог и сдать уточненку. Стайерам лучше поручать текущую работу, с равномерной нагрузкой в течение дня, недели или месяца.

Правильно распределив обязанности между сотрудниками, вы добьетесь более качественного выполнения ваших заданий, что тоже сбережет ваше время.

Ксения БАТАНОВА

Подпишись на рассылку