Управление временем бухгалтера или "Цель должна оправдывать затраченное на нее время!"

В моей предыдущей статье "Управление временем бухгалтера" говорилось о том, как важно выстраивать свою жизнь, а не поддаваться иллюзии того, что "то, что срочно, то и важно".

Многие книги по управлению временем базируются на технологиях "Делай раз.., делай два…" Но люди все разные, и характеры у нас разные. Для одних следование плану — потребность, другие, даже составив план на день, не способны выполнить из него и половины. Вы спросите, как же такому человеку управлять своим временем? Этот вопрос я сама задавала себе множество раз, так как помимо запланированного на день, постоянно подворачивается что-то либо очень интересное, либо очень срочное.

Если вы похожи на меня, то выход из этой ситуации, по-видимому, следующий — сначала нужно решить для себя, а что вы, собственно, хотите успеть сделать в этой жизни?

Задавая себе этот вопрос, не забывайте о том, что ваши цели лежат не только в области вашей работы. В жизни мы играем разные роли. Каждый из нас занимает определенное место в своей семье: является сыном или дочерью, братом или сестрой, отцом или матерью, хозяйкой или хозяином дома, кем-то еще... Для кого-то мы — любимые, друзья, знакомые… Все это — Ваши роли в Вашей личной жизни. На работе мы можем быть одновременно и руководителями (например, главный бухгалтер для сотрудников бухгалтерии) и подчиненными (тот же главбух для финансового или генерального директора), а для кого-то просто сослуживцами. Это уже список ролей в драме, называемой "работа". Если вы — главный бухгалтер, то в разные моменты вы играете роль организатора (когда раздаете поручения) или исполнителя (когда планируете операции по минимизации налогов), учителя (для молодого сотрудника) и переговорщика (если надо договориться с руководителем другого отдела о сроках предоставления первички).

Возьмите лист бумаги и в столбик напишите, какие социальные роли Вы играете. Сначала просто перечислите их, все, которые только придут Вам на ум. А затем, уделите время тому, чтобы расставить возле них уровень важности, приоритетности для Вас лично каждой из этих ролей, например, по десятибалльной шкале.

Подумайте, не получается ли так, что одна-две роли поглощают все ваши силы и время? Но ведь человек, это не автомат, созданный исключительно для выполнения одной-двух узкоспециализированных задач! Отдавая (по какой-либо причине) все свое время и силы какому-либо одному виду деятельности, каким-то одной-двум своим ролям, он безнадежно обкрадывает себя в остальных! Давным-давно было замечено, что ничто не исчезает бесследно и ничто не возникает ниоткуда. Если где-то чего-то становится больше, то и где-то чего-то убавляется. Вряд ли вы сможете чувствовать себя абсолютно комфортно, если одни роли вы выполняете за счет других (например, засиживаясь допоздна на работе, вы крадете кусочек своей жизни в семье, нанося ущерб не только себе, но и своим близким, рискуете стать совсем чужим для своих друзей). Разве что прикажете себе не замечать, как от вас отдаляются супруги, как теряется контакт и доверие в отношениях с детьми, да мало ли где еще возникает неизбежный эмоциональный дефицит!

И вот о чем мы не имеем права еще забывать: многие из нас, те, кто рано или поздно задается вечным вопросом: "Зачем я живу?", вкладывают силы в повышение своих возможностей, в то, что называется самосовершенствованием или личностным ростом, в четырех фундаментальных жизненных измерениях: физическом, социальном, интеллектуальном, духовном.

Напомню один старый анекдот. Два лесоруба пилят дерево. Один другому говорит:
- Слушай, надо пилу наточить — тупая совсем!
- Некогда точить. Темнеет уже. Пилить надо быстрее!

Анекдот, с моей точки зрения не такой уж и смешной, потому что все мы слишком часто оказываемся на месте второго (тупого) лесоруба. Мы зачастую так заняты процессом "пиления" (производством результатов сегодня), что забываем "затачивать пилу" (поддерживать и повышать свои возможности, чтобы добиваться результатов завтра), или откладываем это на неопределенный срок, плавно перетекающий в "никогда". И по иронии судьбы, из-за этого у нас вечно не хватает времени как раз на то, что позволило бы нам быть более продуктивными и иметь это самое время — в первую очередь для себя, для своих собственных и очень насущных потребностей.

А что если попробовать не просто посмеяться над вторым лесорубом, а выбрать для себя позицию первого? Предлагаю вам "заточку пилы" поместить в выстроенный по приоритетам список своих ролей. Куда вы ее поместите — в самый верх списка, в нижнюю его часть или посередине — ваш личный выбор. Главное — не забывать: в наше время пилу надо точить регулярно. Четыре компонента заточки "пилы" могут включать в себя:

Все эти четыре компонента не имеют четких разграничений и весьма тесно переплетаются друг с другом. Точно так же, кстати, как и все выписанные вами на листочек ваши роли — это не разные части жизни. Все они в большей или меньшей степени взаимосвязаны. Выходя из-за рабочего стола в офисе, вы не снимаете с себя и не оставляете на нем весь свой "костюм" роли работника, хотя это было бы весьма желательно, чтобы со всей полнотой отдаться следующей роли, например, из личного сектора социальной жизни. Тогда, может быть, мама-бухгалтер, приходя домой, была бы именно заботливой мамой, а не думала о горящих сроках сдачи отчетности, стоя над кастрюлей с кипящим супом.

Разные роли — это разные "наблюдательные пункты", разные углы зрения, разные жизненные позиции (порой, как ни странно, диаметрально противоположные), с которых вы рассматриваете свою жизнь, чтобы в результате обеспечить ее равновесие и гармонию.

Результат вашей работы над списком ролей занесите в следующую таблицу, начиная с самых важных, по Вашему мнению, ролей. (Для удобства таблицу лучше делать на горизонтально расположенном листе)

Итак:

1. Заносим список ролей в таблицу в столбец "Роли"

Теперь, глядя на получившийся список, спросите себя: Что самое важное я могу сделать в рамках каждой выбранной роли? Что могло бы существенно изменить мою жизнь в рамках каждой роли?

2. Ответы на эти вопросы запишите напротив каждой строчки ролей в графе "Цели".

Вы получили тот самый перечень, который должен находиться в вашем Квадранте II — "важное, но не срочное" (см. статью часть 1) на ближайший год, а то и два-три.

Обращаю ваше внимание, что важными, записанные цели должны быть именно для Вас, это должен быть именно Ваш приоритет (а не Вашего начальника или супруга, т.е. оно может быть очень важно и для них, но это должен быть ваш осознанный выбор). Проверяя себя, Ваш ли это приоритет, ищите ответ не только в своем уме, но и в сердце.

Очень важно, чтобы цели были измеримыми. Например, если вы ставите себе целью улучшение фигуры, то такая цель не является измеримой, а вот уменьшение веса на 10 кг или уменьшение объема талии на 5 см — вполне измеримые цели. Конечно, не все цели можно измерить, например, поддержание отношений с друзьями — трудно перевести в цифры. Но об этом — чуть дальше.

3. В отдельной графе "Зачем?" к каждой из своих целей напишите: зачем вы хотите выполнить каждый из этих пунктов, какой выигрыш вы получите после или в процессе выполнения задачи. Пишите, почему вам это необходимо, что может случиться, если задача не будет выполнена.

Например, вы изучаете МСФО, чтобы получить более высокооплачиваемую работу. Если Вы не будете знать МСФО, то со временем из главных бухгалтеров Вас могут перевести в замы или вообще в бухгалтеры-операционисты, а может быть, вам вообще придется искать новую работу. Кстати, мерой выполнения этой цели может являться сданный экзамен или получение сертификата.

4. Ваши Цели распишите (детализируйте) на конкретные Задачи и занесите их в соответствующий столбец таблицы.

Например, изучение МСФО может состоять из нескольких пунктов: прочесть книгу (учебник), пройти программу дистанционного Интернет-обучения, прослушать курс по МСФО и т.п. И вот эти задачи уже должны быть измеримы точно. Если у вас возникнут проблемы — как измерить какую-нибудь из ваших целей-задач — пишите мне, я обязательно постараюсь помочь!

5. Определите сроки выполнения этих конкретных задач. Занесите их в столбец "Сроки"

Сроки должны быть конкретными и реальными. Например, "в течение текущего года" — это не конкретный срок, а "к 1 января 2007 года" — срок вполне конкретный. Только следите за тем, чтобы не получилось так, что кучу задач Вы должны выполнить именно к 1 января. Распределяйте даты равномерно на год, иначе Вы рискуете сами себе создать цейтнот в конце года. Ставьте реальные сроки, но не сильно их растягивайте. Если сроки будут очень жесткие — не успевая сделать дело в срок, вы рискуете в один прекрасный момент создать прецедент следующего мышления: "я хозяин своего слова — сам поставил срок — сам и перенесу его". Возьмите за правило: если вы все же вынуждены перенести срок — потратьте 15 минут на то, чтобы переписать весь свой план, обосновать для себя, что то, что Вы вынуждены вставить в свой график вместо запланированного должно быть "не более срочно, а более важно" для Вас в настоящий момент.

Скорее всего, даже в таком виде ни одно из этих намерений выполнено быть не может. Нужна дальнейшая детализация на мелкие легковыполнимые дела. Например, улучшение фигуры — это зарядка или поход в спортзал. Зарядка занимает от 20 минут до часа, поход в спортзал — от часа до трех (это зависит от того, сколько времени Вы будете заниматься и как далеко Вам ехать до зала). Изучение английского — прочитать и отработать тему — 30 минут, выучить 10 слов — 15 минут. Общение с семьей, детьми — это поболтать с ребенком о том, как он провел день — 15 минут, проверить сделанные уроки — еще 15 минут (или у вас это занимает час?), сходить с ребенком в кино — 2,5 часа и т.д.

6. Получившиеся дела для каждой из задач занесите в таблицу в столбец "Дела", а время, необходимое Вам на выполнение каждого дела в столбец "Время"

Вот этот список дел и времени, необходимого на их выполнение, и ляжет в основу каждого вашего краткосрочного плана: на месяц, неделю, день. Не забывайте, что Вы сами определили их для себя как самые важные. Это был Ваш личный выбор. Так что теперь не взыщите: эти дела — базис ваших конкретных ежедневных планов, закладывайте в свои планы в первую очередь то, что находится в вашей таблице.

Некоторую часть из этих дел, особенно те, которые зависят не только от вас, но и от других людей (или расписания других организаций), Вам необходимо планировать заранее, согласовывая с ними. Эти дела, в первую очередь, лягут в основу планирования дня, недели, месяца. Другие — те, которые зависят только от Вас, — должны быть записаны в отдельной графе. И вот у Вас в течение дня появилось 15 минут свободного времени. Вы заглядываете в эту графу и видите, что за эти свободные 15 минут Вы можете: сделать легкую разминку, прочитать очередную главу учебника по МСФО, позвонить, наконец, больной тетушке (задача — поддержание отношений с родственниками) и т.д. и т.п. Исходя из того, что у вас сейчас в приоритете.

Самое главное — не поддаваться искушениям текущего момента, а все-таки выполнять те дела, которые Вы запланировали себе как важные. Если же сила воли не является одним из ваших сильных качеств — не забывайте заглянуть в графу целей. Эта графа как раз и была написана Вами для того, чтобы мотивировать себя на выполнение поставленных целей. В первое время вам, скорее всего, придется регулярно сверяться с таблицей, постоянно спрашивая себя: "А относится ли данное мероприятие к списку моих приоритетов?" или "Не слишком ли большую часть моей жизни заняла роль бухгалтера-исполнителя?". Но уже через каких-то 2-3 месяца вы перестанете об этом думать. Все это будет происходить у вас в голове почти автоматически.

А я желаю вам успехов в выполнении поставленных целей, максимально эффективного использования времени, удовлетворения от каждого прожитого дня и удачи во всех ваших делах. Ведь тому, кто правильно определил свой путь, всегда сопутствует удача!

Приглашаю 12-13 апреля главных бухгалтеров на мой семинар-тренинг "Главный бухгалтер как руководитель подразделения" ( https://www.buhtrening.ru/111.htm )

Татьяна Курдюмова,
Руководитель проекта "БУХТренинг.RU", бизнес-тренер, консультант.
www.buhtrening.ru, [email protected]

Подпишись на рассылку