Путевой лист упростит жизнь бухгалтеру

У многих компаний есть на балансе машины. Расходы на их содержание, как и любые другие затраты, необходимо оформлять с помощью установленных документов. Казалось бы, в чем проблема? Госкомстат в свое время утвердил унифицированные формы, в которых нужно отражать расход горючего и тому подобные затраты. Согласно закону № 129-ФЗ (п. 2 ст. 9), первичные документы можно принять к учету только в том случае, если они составлены по установленной форме.

Для транспортных организаций такой документ существует. Он утвержден постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78 и называется «Путевой лист легкового автомобиля» (форма 3). Только применять его должны «юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси)». Кроме того, есть проблема с его оформлением. Она состоит в том, что установленный документ бухгалтер должен оформлять на один день или смену.

Что же делать фирмам, у которых основной вид деятельности не связан с транспортными услугами? Они могут разработать свою форму путевого листа (письмо Минфина от 20 сентября 2005 г. № 03-03-04/1/214). В этом случае обязанность по ежедневному или ежесменному заполнению документа отсутствует. То есть можно утвердить внутреннюю форму и заполнять ее только по мере необходимости: раз в неделю, ежемесячно или даже ежеквартально.

Закон предъявляет определенные требования к первичным документам, которые фирма может разрабатывать самостоятельно (п. 2 ст. 9 закона № 129-ФЗ). Обязательными реквизитами должны быть:

• наименование документа;
• дата составления;
• название фирмы, от имени которой он составлен;
• содержание хозяйственной операции;
• ее денежное и натуральное выражение (например, сколько литров бензина потрачено и какова стоимость каждого литра);
• должности тех, кто отвечает за правильность оформления документа и за саму хозяйственную операцию;
• их подписи.

Обратите внимание, что первичные документы нужно составлять с такой регулярностью и таким образом, чтобы по ним можно было судить об обоснованности произведенных расходов. В том случае если бухгалтер будет заполнять путевой лист раз в три месяца, учет должен быть в такой форме, чтобы было понятно, сколько времени отработанно и сколько бензина при этом потрачено (письмо Минфина от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77). Обязательно нужно прилагать к документу кассовые чеки, подтверждающие покупку горючего.

Есть ли норма у расходов?

Уменьшить базу по налогу на прибыль на произведенные расходы можно лишь в том случае, если они документально подтверждены и обоснованны. Естественно, они должны быть направлены на получение дохода. Налоговики настаивали, что расходы на топливо могут снижать налогооблагаемую базу только в пределах установленных норм (письмо МНС от 30 апреля 1999 г. № 02-5-11/146). Такие нормативы установлены в документе, утвержденном Минтрансом (руководящий документ Р3112194-0366-03). Транспортники несколько раз обновляли лимиты, и в настоящее время действует именно этот вариант. Срок его действия заканчивается 1 января 2008 года.

Налоговый кодекс не содержит положений, позволяющих сделать вывод, что затраты на топливо нормируются. Кроме этого он не дает права Минтрансу утверждать лимит таких расходов, поэтому фирма может принимать их к учету в полном размере. Кстати, на стороне компаний и судебная власть. Существует масса постановлений, в которых сказано, что нормы Минтранса не должны служить основанием для расчета налогов (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 16 мая 2001 г. № А74-1170/00-К2-Ф02-1007/01-ОС1).

Еще один интересный вывод сделал суд в отношении дефектов формы путевых листов. Они не влияют на производственный характер затрат (постановление ФАС Московского округа от 30 декабря 2005 г. № КА-А40/13281-05). Также в постановлении сказано, что при наличии приказов о предоставлении служебных машин работникам фирмы и чеков ККМ на бензин от АЗС эти затраты можно включать в состав расходов (на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК).

В результате налоговая служба пересмотрела свое мнение и признала, что настаивать на лимитированных расходах по горюче-смазочным материалам неправомерно (например, письмо УМНС по г. Москве от 23 сентября 2002 г. № 2612/44873). Тем не менее контролеры хотя и не отрицают, что можно учесть все фактически произведенные затраты, но настаивают на экономическом обосновании каждой лишней капли бензина. Для этого бухгалтеру и нужен будет путевой лист. Как его правильно оформить, было рассмотрено выше.

Чтобы максимально снизить риск претензий со стороны проверяющих, можно также разработать и принять внутренние нормы расхода топлива, масла и т. п. Обосновать это нужно приказом руководителя фирмы, причем прописать в нем, что повышенный лимит связан с передвижением по городу в часы пик, изношенностью двигателя и т. д.

Общественная нагрузка на личный транспорт

Рассмотрим ситуацию с точки зрения индивидуального предпринимателя без образования юридического лица, который использует личный транспорт в своей экономической деятельности. Как ему правильно оформить и обосновать связанные с этим затраты? Такие расходы будут уменьшать базу по налогу на доходы физических лиц. Основанием для этого послужит следующее: Налоговый кодекс закрепляет возможность снижения налога на прибыль (положения кодекса о расходах организаций также применяют к ПБОЮЛ) на сумму компенсации работникам за эксплуатацию их имущества, в данном случае машины (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК).

Но эти расходы лимитированы. Нормы устанавливает правительство (постановление от 8 февраля 2002 г. № 92). Для документального подтверждения затрат предприниматель должен представить в налоговую инспекцию расходный кассовый ордер, приказ о выплате компенсации, копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке. Безусловно, к этому списку необходимо добавить путевые листы с кассовыми чеками.

Бухгалтер может уменьшить налог на прибыль на компенсацию сотрудникам за использование личного транспорта в служебных целях. Нормы таких расходов установлены постановлением правительства от 8 февраля 2002 г. № 92. Они зависят от объема двигателя. При объеме до 2000 куб. см – 1200 рублей, свыше 2000 куб. см – 1500 рублей. Компенсацию выплачивают один раз в месяц. Во время отсутствия сотрудника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т. п.), когда автомобиль не эксплуатируется, ее не платят.

Кстати, если фирма заключит договор аренды транспортного средства со своим сотрудником, то сможет списать все расходы, связанные не только с арендными платежами, но и с использованием машины. То есть бухгалтер вправе отнести на затраты все, что связано с обслуживанием автомобилей, в том числе горюче-смазочные материалы. При этом компенсацию, предусмотренную постановлением № 92, не выплачивают. Такая позиция указана Минфином в письме от 28 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/463.

Т. Бартенева

Подпишись на рассылку