Кадровый аудит. Как провести?

Полный кадровый аудит или выборочный?

При полном кадровом аудите проводится проверка локально локально-нормативных актов, содержащих нормы трудового законодательства и кадровой документации по каждому сотруднику. Такой аудит позволяет получить полное предоставление о ведении кадрового учета и отображает все проблемы и несоответствия в организации. Также полная проверка позволит восстановить кадровую документацию.

Полный кадровый аудит больше подходит для компаний с небольшим штатом, когда кадровый учет ведется непрофильным специалистом или специалистом, в чью зону ответственности входят дополнительные разнопрофильные задачи.

При выборочном аудите проверке подлежат документы по 10-30% сотрудникам организации. Обычно, в таком случае, в выборку попадают сотрудники разными видами трудовых договоров и нестандартными условиями занятости. Например, иностранные сотрудники, сотрудники, работающие по сменному графику, с неполным рабочим днем. Проверке подлежат документы, в которых чаще всего возникают нарушения. К таким документам можно отнести, например, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, приказы о премировании, своевременный порядок расчета с работниками и т. Д

Такой вид аудита позволяет выявить повторяющиеся ошибки кадрового учета и дает общее представление о его состоянии. Больше всего выборочный кадровый аудит подойдет для средних и крупных компаний, в которых нецелесообразно или невозможно провести полную проверку. Выборочный аудит позволит выявить зоны риска, которые требуют наиболее пристального внимания, а также дадут возможность понять, есть ли необходимость проведения полной проверки, такое решение можно быть принято в случае, если выявлены многочисленные ошибки в учете.

Способы проведения кадрового аудита

Существует несколько способов провести кадровый аудит. Аудит можно провести:

• Самостоятельно;

• С привлечением внешнего специалиста.

Преимуществами внешнего специалиста могут быть:

• получение независимого экспертного мнения о состоянии кадрового учета организации;
• выявление всех возможных недочетов;
• составление списка профессиональных рекомендаций для дальнейшего исправления недочетов;
• оценка найденных отклонений согласно применяемым штрафным санкциям.

Но нужно понимать, что это может быть довольно затратным. Поэтому можно провести кадровый аудит и собственными силами.

План проведения кадрового аудита

Проведение кадрового аудита можно разделить на несколько этапов. Но для начала следует издать приказ, в котором будут указаны сроки проведения кадрового аудита.

Первый этап предполагает составление плана-графика по которому будет проводиться аудит. Такой план позволит всем участникам аудита понять весь процесс целиком. В плане следует указать начало и окончание кадрового аудита, а также промежуточные сроки выполнения каждого из блоков аудита, закрепленного за определенным сотрудником.

В план-графике же необходимо отразить: этапы, срок исполнения, действия, ответственное лицо, также комментарии (здесь нужно указать информацию о задержке срока, невозможности осуществления какого-либо из этапов, о причине отсутствия первичных данных и так далее).

Также на первом этапе аудита проверяется наличие всех основных кадровых документов.

На втором этапе проводится экспертиза кадровых документов на их соответствие законодательству.

По итогу второго этапа составляется отчет по проведению кадрового аудита. В отчете отражаются все процедуры аудита. Такие как:

• выявленные отклонения в локально-нормативных актах, содержащих нормы трудового права, в общих кадровых документах;
• обнаруженные нарушения в персональной кадровой документации;
• детальный персонализированный отчет по всем ошибкам;
• установленная ответственность за найденные отклонения.

Отчет является основным документом аудита.

На третьем и последнем этапе составляется заключение по проведенному аудиту. После проведения детальной проверки состояния кадрового учета, выявления всех недочетов, определения рисков и их стоимостной оценки необходимо составить заключение по проведенному аудиту. Этот документ далее передается руководству.

Важно, заключение не должно быть громоздким, в нем нужно отразить перечень ключевых замечаний, необходимых к незамедлительному устранению, а также сумму возможных штрафов и меры, которые будут приняты для дальнейшей нормализации учета.

Источник материала

Tweet

Подпишись на рассылку