Утерянные документы крадут до 60% рабочего времени бухгалтера — как наладить контроль первички?

А теперь к сути — финансовые документы крадут время. По оценкам, бухгалтер в единственном лице тратит до 60% своего рабочего времени вовсе не на учет, а на взаимодействие с банком, контрагентами и возврат первички.

А если документы бумажные и не возвращаются вовремя, на сверки и контроль уходит еще больше. Начинается классика: бухгалтер звонит, пишет, проверяет, напоминает — а в голове уже отчетность, сверки, проверки.

Казалось бы, современные цифровые системы хранения данных должны решать эту проблему, однако реальность показывает, что одной такой системы недостаточно. Ошибки в учете, проблемы с возвратом НДС, штрафы и даже судебные разбирательства — эти риски знакомы каждому бухгалтеру

Почему же, несмотря на автоматизацию, контроль финансовых документов остается такой головной болью?

Какие способы контроля существуют и почему они не решают проблему

Все мы знаем, что нужно как-то контролировать возврат документов. Какие способы обычно используют в компаниях? Давайте перечислим.

Теперь рассмотрим каждый способ по отдельности.

Отсутствие контроля

Для крупных компаний с большим документооборотом такой вариант вообще не рассматривается. Без четкого контроля неизбежны потери, ошибки и утечки. В таких компаниях это не опция, а обязательное условие для корректного учета.

Бумажный реестр

Документы записываются вручную — в журнале или тетради. Кажется, что все под контролем: записал, поставил подпись — можно расслабиться. Но как только количество документов переваливает за десятки в день, начинается хаос.

Риски

• Потеря бумажных экземпляров.
• Человеческий фактор: забыли записать, перепутали даты, указали не ту сумму.
• Невозможно быстро найти нужный документ.
• При проверке — нет возможности подтвердить факт получения или отправки.

Таблицы в Excel

Один из самых популярных способов: удобно, быстро, можно фильтровать и сортировать. На старте — рабочий вариант. Но как только объем вырастает, Excel начинает медлить— буквально и организационно.

Риски

• Легко удалить или случайно изменить данные.
• Нет контроля версий, сложно отследить изменения.
• Слабая защита информации.
• Трудности при одновременной работе нескольких сотрудников.

Отметки в «1С»

Более продвинутый подход: в системе можно ставить галочки о получении первички, видеть статус документа. Это уже ближе к автоматизации.

Риски

• «1С» не фиксирует физическое наличие бумаги.
• При отсутствии регламента сотрудники забывают ставить отметки.
• При большом потоке легко упустить важный документ.

Штрихкодирование

Хорошая попытка наладить контроль. Документу присваивается штрихкод, сканер фиксирует его движение.

Риски

• Работает только при строгом соблюдении процесса всеми сотрудниками.
• Документ может быть отсканирован, но потерян позже — контроль теряется.
• Требует начальных затрат и дисциплины.

Скан-Архив — полный контроль документов

Четыре предыдущих способа — это попытки справиться с хаосом, но ни один из них не решает проблему целиком. «Скан-Архив» — это уже следующий уровень развития системы контроля, не костыль, а полноценное решение, где бумажные документы подчиняются тем же принципам, что и цифровые.

Он превращает бумажные документы в удобные цифровые объекты, упрощая их поиск и отслеживание. Система автоматически контролирует каждый этап работы с документом, уведомляет о задержках и интегрируется с «1С», ускоряя все процессы.

Почему это важно? Потому, что такой подход уже стал стандартом работы с финансовыми документами, и мы рекомендуем его как лучший вариант для эффективного контроля и управления документооборотом.

Что лучше? Сравнительная таблица по способам контроля

Как работает стандарт работы с бумажными финансовыми документами

«Скан-Архив» считается стандартом работы с бумажными финансовыми документами потому, что он решает ряд ключевых проблем, которые существовали у предыдущих способов учета и контроля. Какие возможности предоставляет эта программа?

Пример, как выглядит отчет о состоянии первички:

Наглядная схема работы стандарта.

Всего предусмотрено 3 этапа.

1. Сканирование документов – оцифровка бумажных актов, накладных, счетов и других документов.
2. Распознавание данных – программа автоматически считывает штрихкоды или извлекает реквизиты.
3. Автоматическая привязка – сканированные копии в потоковом режиме прикрепляются к базе «1С».

Почему крупные компании отдают предпочтение современному ПО

На этот вопрос можно ответить результатами работы подобных программ. Возьмем в качестве примера «Скан-Архив».

1. Сокращение времени обработки документов — с 5 часов до 30 минут.
   

   Мнение заказчика

   «Мы анализировали решения ведущих игроков рынка по архивированию. У нас есть опыт работы с архивом «1С», который предоставляет стандартную версию. Но я с уверенностью могу сказать, что «СканАрхив» – это тот стандарт контроля документов, который необходим любой организации. Он увеличивает скорость передачи документов даже не в два, а в пять раз. При большом документообороте работать без него становится невозможно».

   
   

   Директор «Кровля и изоляция» по логистике Алла Леонтьева

2. Ускорение подготовки к проверкам и сверкам с контрагентами — с 1 часа до 15 минут.
   

   Мнение заказчика

   «Поработав на демоверсии программы, мы убедились, что она очень удобная, и решили ее приобрести. До этого подготовка документов в ФНС занимала очень много времени. Сейчас на это уходят считанные минуты»

   
   

   Главный бухгалтер АО Агрофирма «Русь» Наталья Быкова

3. Снижение риска потери документов — вся информация хранится в системе и доступна в любое время.
   

   Мнение заказчика

   «Изначально нам было важно иметь документы под рукой. «Скан-Архив» помог систематизировать их хранение в одном месте и упростить поиск. С помощью программы мы получили полный контроль над документацией. Теперь оперативно обмениваемся с контрагентами информацией, находим необходимые данные и отправляем подтверждения без поиска физических носителей. Очень удобно, что каждый скан документа прикреплен к соответствующему носителю в базе. Кроме того, наша бухгалтерия использует «Скан-Архив» для предоставления документов в контролирующие органы. Ранее подготовка отчетов к проверке налоговой занимала много времени и человеческих ресурсов. Сейчас же стало гораздо проще – и подготовить отчеты может один человек за пару часов, не покидая своего рабочего места»

   
   

   Вячеслав Варанюк, руководитель отдела логистики ООО «Промэнерго Автоматика»

4. Автоматическое формирование отчетов — позволяет мгновенно получить данные о статусе документов.
   

   Мнение заказчика

   «Программа дает полную картину о возвратах первичных документов по каждой сделке и позволяет управлять этим процессом. Активно используем и рекомендуем «Скан-Архив»

   
   

   Шеваева Ольга Сергеевна, бухгалтер по реализации
   ООО «Тульский винокуренный завод 1911»

5. Оптимизация работы бухгалтерии — быстрый поиск и контроль возврата без ручного учета.
   

   Мнение заказчика

   «В современном мире для поддержания и укрепления лидерских позиций на рынке очень важно применять инновации, улучшающие бизнес-процессы. Так внедрение «Скан-Архива», разработки ГЭНДАЛЬФ, стало важным шагом в оптимизации нашего документооборота. С его помощью мы не только сократили временные издержки, но и повысили продуктивность работы сотрудников, освободив их часы для более приоритетных задач»

   
   

   Директор службы ИТ АО «Макфа» Сергей Серенович

Почему вам нужно внедрить систему контроля возврата финансовых документов?

Каждый день без контроля возврата документов — это игра на удачу. Один пропущенный акт — и уже возможны штрафы, доначисление НДС или потеря права на вычет. Это не мелочи, а реальные финансовые потери и репутационные риски.

Организация работы с первичкой — это не просто задача бухгалтерии. Это часть системного управления компанией, от которой зависит устойчивость бизнеса.

Автоматизация позволяет не только навести порядок, но и создать понятный, воспроизводимый процесс:

• минимизировать потери документов;
• снять нагрузку с бухгалтерии;
• ускорить подготовку к проверкам;
• исключить ошибки из-за человеческого фактора.

Но все это работает, только если выбранный инструмент решает задачу целиком, а не частично.

Подходит ли вам «Скан-Архив»? Если в компании есть бумажные документы, если возврат актов и накладных вызывает вопросы, если время бухгалтера уходит на ручной контроль — скорее всего, да. Это решение не просто автоматизирует процесс, оно поднимает его на новый уровень. Применить его – значить обеспечить себе больше времени на более важные, интересные задачи. Выбор за вами.

Пройдите тест и узнайте, нужен ли «Скан-Архив» вашей бухгалтерии. Пройти его можно здесь.

Реклама ООО ВЦ «ГЭНДАЛЬФ сервис» ИНН 6163154865

erid: 2VtzqxghYnn

Источник материала

Tweet

Подпишись на рассылку