Положение о служебных командировках №501: обзор документа

Ранее действовавший документ, которым был определен порядок направления работников в служебные командировки как на территории РФ, так и на территории иностранных государств – Положение «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденное постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. № 749 - утрачивает силу.

Переиздание положения о командировках инициировано в рамках «регуляторная гильотины» и связано с «моральным» устареванием документа.

Подготовлено редакцией журнала Нормативные акты для бухгалтера совместно с экспертами бератора Практическая энциклопедия бухгалтера специально для сайта Бухгалтерия.ру

Под служебной командировкой понимается поездка работника в иное место работы по распоряжению руководителя для выполнения служебного поручения (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Кого можно направить в командировку

Работодатель вправе направить в командировку тех работников, которые состоят с ним в трудовых отношениях (п. 2 Положение). Это означает, что директор не может оплатить поездку на отдых своих родственников, не работающих в компании, назвав это командировкой.

Командировка дистанционного работника

Как сотрудника по ГПД направить в командировку

Основание для командировки

До начала поездки работодатель должен письменно оформить свое решение о необходимости направить работника в командировку для выполнения служебного поручения:

• в определенный срок;
• вне места постоянной работы.

Место постоянной работы — это место расположения организации, ее обособленного подразделения (филиала), которое указано в трудовом договоре (п. 3 Положения).

Если работник поедет в подразделение компании, находящееся вне места его постоянной работы, это также считается командировкой.

Но в отношении работников с разъездным характером труда, поездки по рабочими поручениям, командировками не признаются.

Срок командировки: день отъезда, день приезда

Срок командировки определяет руководитель компании с учетом необходимого объема работ (п.4 Положения).

Комментарий эксперта. На законодательном уровне максимальная продолжительность командировки не установлена. Поездка может занимать от столько времени, сколько необходимо для выполнения служебного поручения. Но в любом случае, в приказе о направлении в командировку должны быть определены сроки.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспорта от места постоянной работы.

Днем приезда из командировки — дата прибытия транспорта в место постоянной работы.

Если работник выезжает в командировку до 24.00 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки, если с 00.00 часов и позднее — следующие сутки.

Если аэропорт, станция и т.п. находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, которое понадобится работнику, чтобы до них добраться и затем вернутся.

Выход на работу в день выезда в командировки и в день возращения

Выходить ли на работу в день выезда в командировку и в день возращения из нее, решается по договоренности между командированным работником и руководителем компании.

Вне зависимости от того, выходит сотрудник на работу или нет, день выезда и день возвращения, оплачивается, как день командировки, исходя из среднего заработка за последние 12 месяцев. 

Работа в выходные в командировке

Оплата труда в выходные или нерабочие праздничные дни урегулирована статьей 153 ТК РФ (п. 5 Положения). Такая работа оплачивается не менее чем в двойном размере либо компенсируется отгулом. Это правило применимо в отношении командировок.

В командировке работнику нужно выплатить зарплату двойном размере, если он в выходные, нерабочие, праздничные дни:

• работает;
• выезжает в командировку либо возвращается из нее;
• находится в пути к месту командировки.

Двойная оплата полагается за все выходные, нерабочие дни, которые работник не может использовать по своему усмотрению.

Срок пребывания в командировке

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам. Если таковых нет, этот срок можно подтвердить документами по аренде жилья (п. 6 Положения).

Если был снят номер в гостинице, срок пребывания подтверждается договором, кассовым чеком или документом, оформленным на бланке строгой отчетности.

При отсутствии проездных документов, документов по аренде жилья или иных документов, подтверждающих оплату гостиницы по месту командирования, работник вправе представить служебную записку и (или) иной документ, в котором принимающая сторона подтверждает факт командировки. На документе должна быть подпись должностного лица и печать организации (если имеется) (п. 6 Положения).

Документы, подтверждающие фактический срок командировки 

Как определить день выезда в командировку на служебном транспорте

Если работник по распоряжению начальства направляется в командировку на служебном или личном транспорте, фактический срок пребывания к командировке указывается в служебной записке (п. 6 Положения). Она должна быть составлена работником по возвращении из поездки.

К служебной записке нужно приложить документы, подтверждающих использование транспорта (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки, билеты и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта, другие документы).

Средний заработок в командировке

Средний заработок за время командировки, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в компании, где трудится работник (п. 7 Положения).

Совместитель в командировке

Наличие работы по совместительству в дополнение к основной, не препятствует направлению работника в командировку.

За работником-совместителем сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. Если случится так, что оба работодателя (основной и дополнительный) одновременно направили работника в командировку в одно и то же время, за ним сохраняется средний заработок у обоих работодателей (п. 7 Положения).

А что касается, возмещения командировочных расходов на проезд и проживание совместителя в командировке, эти расходы распределяются между работодателями по соглашению.

Комментарий эксперта. Сотрудник должен самостоятельно решить вопрос своего отсутствия либо по основному месту работы, либо по внешнему совместительству. Если совместителя направляет в командировку один из работодателей (неважно основной или тот, где работник оформлен, как совместитель), по второму месту на время поездки может быть оформлен отпуск.

Суточные в командировке

При направлении в командировку работнику выдается денежный аванс для оплаты расходов на проезд, аренду жилья и «покрытие» дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 8 Положение).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 ТК РФ, где зафиксировано, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (п. 9 Положение):

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы. 

Что касается дополнительных или иных расходов, возмещаются только те, которые работник согласовал с руководителем организации.

Размер суточных, организация вправе определить самостоятельно, закрепив свое решение в локальных нормативных актах организации,

Комментарий эксперта. Нормы и правила возмещения суточных, как и всех остальных командировочных расходов, а также оплату проезда и проживания компания устанавливает локальным нормативным актом, например, в Положении о командировках или отдельным приказом.

Но, нужно иметь в виду, что статьей 217 НК РФ установлен размер суточных, которые не облагают НДФЛ:

• 700 рублей в день – для командировок по России;
• 2 500 рублей в день – для заграничных поездок;
• 8480 рублей в день - для командировок отдельных категорий сотрудников в ЛНР, ДНР, Херсонскую или Запорожскую области (Указ Президента РФ №752 от 17.10.2022 года).

Выплаченные суточные сверх нормы облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Нормирование суточных для целей налогообложения 

Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (абз. 3, п. 9 Положение).

Если, будучи в командировке, работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения решается руководителем компании с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости отдыха (абз. 5, п. 9 Положение).

Любые банковские комиссии или иные траты, связанные с переводом работнику заработной платы, суточных и т.п., несет работодатель отдыха (абз. 7, п. 9 Положение)..

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам.

Расходы на проезд в командировке

Расходы на дорогу в командировку и обратно включают в себя:

• оплату проезда к месту командировки на территории РФ и обратно: стоимость билетов, аэродромные сборы и подобные платежи, включая плату за смену места в самолете;
• расходы на проезд из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах;
• трата на такси и каршеринг;
• покупку постельных принадлежностей в поездах;
• расходы по аренде жилья в случае вынужденной остановки в пути.

Расходы возмещаются работнику при наличии проездных документов (п.10 Положения). 

Комментарий эксперта. Законодательство не обязывает командированных работников покупать самые дешевые билеты. Руководитель вправе установить в локальном нормативном акте (например, приказе) организации возможность покупки билетов бизнес-класса для работников, при направлении их в командировку.

Если работник берет в аренду каршеринг, подтвердить расходы можно:

• договором с каршеринговой организацией;
• отчетом об автомобиле и о поездке в виде скриншота из личного кабинета с маршрутом движения;
• чеком, банковская выписка о списании денег на оплату каршеринга.

Расходы на проживание в командировке

Расходы по бронированию и аренде жилья на территории РФ возмещаются работнику полностью на основании статьи 168 ТК РФ (п.12 Положения). Правда, при этом работник должен предоставить документы, подтверждающие расходы.

Комментарий эксперта. Если работник проживал в гостинице, подтвердить расходы можно счетом на оплату, чеком, актом оказания услуг от гостиницы или иным платежным документом. Если жил на съемной квартире, потребуется договор аренды жилья и платежный документ либо расписка арендодателя с указанием суммы, периода аренды и паспортных данных сторон.

Питание в отеле, не включенное в стоимость номера, не возмещается, эти траты компенсируются суточными. Такие траты как оплата бара, спа-комплексов, визита в тренажерный зал или бассейн, считаются личными тратами работниками, к командировочным расходам не относятся.

Командировки за пределы РФ

Оплата и (или) возмещение расходов в иностранной валюте

Денежные расчеты с работником, который направлен в зарубежную командировку, ведутся в иностранной валюте с учетом положений Федерального закона «О валютном регулировании и валютном контроле» (п. 13 Положения).

Суточные в иностранной валюте выплачиваются на основании статьи 168 ТК РФ с учетом периода нахождения работника за пределами страны (п. 13 Положения).

Примечание эксперта. Нормативы по суточным установлены статьей 217 НК РФ. В отношении зарубежных командировок – это 2 500 рублей в день. Суточные могут быть и больше, но только за счет компании. Суточные при загранкомандировках можно выплатить как в рублях, так и в валюте. Если выплата суточных работодателем установлена в иностранной валюте, для учета расходов валюту нужно будет перевести в рубли (п. 10 ст. 272 НК РФ). 

За время пути в зарубежную командировку, суточные выплачиваются (п. 14 Положения).:

• в размере, установленном для командировок по России, пока работник не пересечет границу;
• в порядке и размерах, которые предусмотрены для командировок на территории иностранных государств, с момента, когда работник покинет территорию РФ.

Дата пересечения государственной границы РФ:

• при выезде из страны включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте;
• по возвращении, включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

Если работнику предстоит длительная поездка с посещением нескольких стран, суточные за дни пересечения границ выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направляется работник (п. 15 Положения).

В случае командировки в одну или несколько стран СНГ, в паспорте командированного не будет отметок пограничных органов. Они просто не предусмотрены. В таких случаях дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (п. 16 Положения).

В случае вынужденной задержки в пути суточные выплачиваются при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Работнику, выехавшему в командировку за границу и вернувшемуся в этот же день, суточные в валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы суточных для командировок на территории иностранных государств (п. 17 Положения).

Расходы по аренде жилья за границей должны быть подтверждены платежными документами, при наличии которых работодатель обязан полностью их возместить (п. 18 Положения, ст. 168 ТК РФ). Такие же правила действуют в отношении расходов на проезд или переезды с места на место и т.п.

Работнику, которые поехал в зарубежную командировку дополнительно возмещаются (п. 20 Положения):

• расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
• иные обязательные платежи и сборы.

Возмещение иных расходов, связанных с командировками, производится на основании документов, подтверждающих эти расходы (п. 21 положения).

Больничный в командировке

Командированному работнику, который заболел во время поездки и оформил больничный, работодатель обязан (п. 22 Положения):

• возместить расходы на проживание работника в городе нахождения, если он не находится на лечении в стационаре;
• выплатить суточные за весь период нахождения в месте командировки, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

Примечание эксперта. Больничный оплачивается в соответствии с законодательством РФ, по общим правилам: первые три дня болезни – за счет работодателя, последующие дни оплачивает СФР. При этом, средний заработок, который гарантирован работнику на время командировки, не выплачивается, поскольку законодательство не предусматривает оплату одного и того же периода труда по двум разным основаниям.

Авансовый отчет

По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу (п. 23 Положения).

Срок на подготовку этого документа - 3 рабочих дня.

К авансовому отчету прилагаются документы об аренде жилья, оплате проезда, включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей и об иных расходах, связанных с командировкой. 

Подпишись на рассылку