Порядок хранения и учета трудовых книжек прописан в постановлении Правительства от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила). Стоит отметить, что есть два вида их учета: бухгалтерский и кадровый. В первом случае речь идет об отражении покупки бланков документов и их списании, которое происходит в случае выдачи книжек сотрудникам или их порчи. Как раз на этом виде учета мы и остановимся поподробнее.
Продажа трудовых книжек для фирмы не является основным видом деятельности. Согласно пункту 46 Правил и пункту 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее (утвержден приказом Минфина от 22 декабря 2003 г. № 117н), работодатели «запасаются» ими на договорной основе за плату. Поставщиком подобных бланков может выступать как само объединение ГОЗНАК, так и иные распространители, отвечающие требованиям, установленным вышеуказанным объединением. В связи с этим купленные бланки следует учитывать не на счете 41 «Товары», а на счете 10 «Материалы», субсчет 6 «Прочие материалы». По той же причине их выдача работникам учитывается не с участием счета 90 «Продажи», а проводится как реализация через счет 91 «Прочие доходы и расходы».
В пункте 42 Правил содержится указание на то, что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны храниться в организации как документы строгой отчетности. Поэтому помимо учета по счету 10 «Материалы» целесообразно поступление и выдачу указанных бланков отражать на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (как правило, 1 руб.).
Пунктом 47 Правил предусмотрено, что сотрудник должен оплатить предоставленную ему трудовую книжку, причем в размере, равном расходам работодателя на ее приобретение. Кстати, применять ККТ в этом случае не нужно. Объясняется это тем, что организация, по сути, не продает бланк, а возмещает собственные траты. Подобное утверждение содержится в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 2 марта 2007 г. № А56-44214/2006.
Следует иметь в виду, что если фирма захочет заняться благотворительностью и подарить книжку, то она не сможет уменьшить «прибыльную» базу на затраты по ее приобретению. Ведь согласно пункту 16 статьи 270 Налогового кодекса расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества с этой целью не учитываются. Также стоит отметить, что, выдавая трудовую книжку, компания обязана начислить налог на добавленную стоимость (п. 1 ст. 168 НК). В противном случае ревизоры откажут в вычете (ст. 171 и 172 НК).
Однако существуют и такие ситуации, при которых работодатель просто не имеет права взимать плату за выдачу бланков, а именно:
ООО «Привилегия» 1 августа 2007 г. приобрело у ООО «ГОЗНАКсбыт» 50 бланков трудовых книжек по цене 118 руб. за штуку (в том числе НДС — 18 руб.). Условная оценка установлена в размере 1 руб. за бланк. 6 августа 2007 г. на работу была принята Ю.В. Мельниченко, которая ранее нигде не работала. Кадровый работник испортил один бланк, неправильно заполнив трудовую книжку, и израсходовал второй бланк. В бухучете операции будут отражены следующим образом:
1 августа 2007 г.:
Дебет 10-6 Кредит 60
— 5000 руб. (100 руб. × 50 шт.) — получено 50 бланков трудовой книжки по цене 100 руб.;
Дебет 19 Кредит 60
— 900 руб. (18 руб. × 50) — учтен НДС, предъявленный продавцом;
Дебет 006
— 50 руб. (50 шт. × 1 руб.) — оприходовано 50 бланков трудовой книжки;
Дебет 60 Кредит 51
— 5900 руб. — оплачены полученные бланки;
Дебет 68 Кредит 19
— 900 руб. — предъявлен к вычету НДС.
6 августа 2007 г.:
Дебет 91-2 Кредит 10-6
— 200 руб. — списаны испорченный работником кадровой службы и выданный сотруднику бланки;
Кредит 006
— 2 руб. — списаны испорченный кадровиком и выданный сотруднику бланки;
Дебет 73 Кредит 91-1
— 118 руб. — возмещение стоимости выданного сотруднику бланка трудовой книжки;
Дебет 73 Кредит 91-1
— 118 руб. — начислено возмещение стоимости испорченного бланка;
Дебет 91-2 Кредит 68
— 36 руб. (200 руб. × 18%) — начислен НДС с возмещения стоимости;
Дебет 70 Кредит 73
— 118 руб. — удержана стоимость бланка из зарплаты нового сотрудника;
Дебет 70 Кредит 73
— 118 руб. — удержана стоимость испорченного бланка из зарплаты кадровика.
Еще одна непосредственная обязанность бухгалтера, связанная с трудовыми книжками, — ведение приходно-расходной книги по учету бланков (п. 41 Правил), форма которой приведена в Приложении 2 к постановлению Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В данную книгу следует вносить информацию обо всех операциях, связанных с получением и расходованием трудовых книжек и вкладышей к ним. При этом необходимо в обязательном порядке указывать серию и номер каждого бланка. Страницы приходно-расходной книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, после чего регистр заверяется подписью руководителя компании, скрепляется сургучной печатью или опломбируется.
Комментарии (0)
Оставить комментарий