Если «на носу» командировка

Оформлять определенный пакет документов, подтверждающих направление сотрудника в командировку, необходимо по нескольким причинам.

Во-первых, документы нужны для подтверждения производственного характера затрат и списания потраченных сумм в расходы при расчете налога на прибыль.

Во-вторых — чтобы иметь возможность компенсировать сотруднику определенные суммы, потраченные им на проезд, питание, проживание и т. д., и при этом не облагать эти суммы налогом на доходы физических лиц.

Из двух зол не выбирают

Итак, основными документами для подтверждения производственного характера командировки служат приказ о направлении сотрудника в командировку (форма № Т-9) и командировочное удостоверение (форма № Т-10). Такое правило предусмотрено пунктом 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее — Инструкция № 62). Унифицированные формы указанных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Обращаем ваше внимание на следующий нюанс: в настоящее время контролирующие органы настаивают на необходимости оформления в качестве обязательного документа именно командировочного удостоверения, а не приказа (письма Минфина России от 23 мая 2007 г. № 03-03-06/2/89, от 7 ноября 2007 г. № 03-03-06/2/206).

Отметим, что ранее Минфин был более лоялен к налогоплательщикам и в своих разъяснениях разрешал использовать только один документ: или приказ, или удостоверение (письма Минфина России от 28 октября 2005 г. № 03-03-04/2/90, от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158).

Судебная практика по этому вопросу складывается в пользу компаний (постановления ФАС Уральского округа от 4 мая 2007 г. по делу № Ф09-3119/07-С2, ФАС Западно-Сибирского округа от 7 мая 2007 г. по делу № Ф04-2644/2007(33834-А45-14)).

Помимо вышеперечисленных документов производственный характер подтвердит служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Отсутствие результата — тоже результат

Еще одним камнем преткновения являются расходы на командировку при исчислении налога на прибыль и нежелание контролеров их признавать при отсутствии подписанного по итогам поездки соглашения. Налоговики с упорством пытаются увязать командировку и обязательное подтверждение ее производственного характера в виде заключенного договора.

Проиллюстрировать это утверждение можно постановлениями ФАС Московского округа от 17 сентября 2003 г. по делу № КА-А40/6781-03, ФАС Северо-Западного округа от 26 декабря 2005 г. по делу № А44-2051/2005-9. Судьи указывают, что наличие приказа о направлении в командировку уже свидетельствует о производственной необходимости понесенных затрат. И поэтому не принимать суммы, потраченные организацией на поездку, неправомерно.

Подотчетные суммы

Как известно, при направлении сотрудника в командировку ему выдаются определенные средства, за которые он по приезде должен будет отчитаться. Авансовый отчет сотрудник должен сдать в бухгалтерию в течение трех дней после возвращения (форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55). Этот срок установлен абзацем 3 пункта 11 порядка ведения кассовых операций (утвержден решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40).

К авансовому отчету работник прикладывает командировочное удостоверение и расходные документы (билеты, чеки, счет гостиницы и прочее). Такое правило предусмотрено пунктом 19 Инструкции № 62.

А теперь скажем о самых основных командировочных расходах и конкретных документах, их подтверждающих. Для начала остановимся на расходах на проезд. Если сотрудник направлен в командировку на поезде или самолете, он должен представить билет. При поездке на машине, принадлежащей компании, обычно оформляется путевой лист.

Как правило, командированные проживают в гостинице. Расходы на проживание подтвердит счет гостиницы по форме № 3-Г (утверждена приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121). Если ваша организация арендует квартиру для сотрудников у физического лица, то для списания затрат нужен будет договор аренды (найма) и расписка собственника помещения в получении средств.

Помимо основных, конечно же, существует масса дополнительных расходов и определенная позиция контролирующих органов по поводу правомерности их учета при налогообложении.

Е. Антипова, налоговый эксперт

Подпишись на рассылку