111222
Безналичные расчеты с использованием корпоративных банковских карт значительно упрощают учет и контроль представительских и командировочных расходов. Бухгалтер может посмотреть подробную детализацию всех трат работника в служебной поездке, а после возвращения не возникнет проблемы пересчета и возврата неиспользованных денег или, наоборот, доплаты. Кроме того, значительно сокращается документооборот. И кстати, фирма может использовать сразу несколько корпоративных карт для разных целей.
Еще один плюс в использовании банковских карт, выпущенных на имя организации, – автоматическая конвертация в иностранную валюту на дату платежа без необходимости открытия валютного счета. И самое важное, комиссию банка за открытие и использование карт можно списать как расходы на услуги кредитной организации (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ), а затраты подтвердить договором с банком и выпиской.
Рассмотрим, как начать использование корпоративной дебетовой карты.
Для начала нужно разработать внутренние документы об использовании карт. Следует создать положение о картах в компании. В документе нужно указать круг лиц, использующих «пластик»,
а также ответственных за расчеты. Кроме того, необходимо установить лимит расходования средств. Или же предусмотреть ограничения, но сделать это нужно в другом документе – например, в Положении о порядке и размерах возмещения командировочных расходов.
Далее требуется установить порядок передачи карт работникам, а также разработать систему отчетности, в том числе форму авансового отчета. Впрочем, законодательство разрешает использовать форму № АО-1. Не забудьте также создать журнал учета движения корпоративных карт.
Обратите внимание
030 122 корпоративные банковские карты были выпущены в 2015 году – сообщил Банк России.
С готовыми внутренними документами каждый работник должен быть ознакомлен под подпись. Не стоит пренебрегать инструктажем с разъяснением об ответственности и порядке отчетности при использовании денег на карте.
Для выпуска карт нужно заключить договор с кредитным учреждением о выпуске и обслуживании карточек. В договоре будет указано, с какого расчетного счета организации производится перечисление средств. После этого на специально выбранном счете необходимо будет установить расходные лимиты, определить и передать банку список сотрудников, имеющих право на получение и использование денег.
В соответствии с пунктом 1 статьи 86 Налогового кодекса банки открывают счета компаниям,
а также предоставляют им право использовать корпоративные электронные средства только
при предъявлении свидетельства о постановке на учет в налоговом органе. При этом до 2 мая 2014 года о каждом вновь открытом счете фирмы обязаны были письменно уведомить инспекции в течение семи рабочих дней (в соответствии с подп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ).
Согласно Федеральному закону от 2 апреля 2014 года № 52-ФЗ, указанные положения утратили силу. Обязанность компании сообщать об открытии или закрытии счетов в банках и ответственность за неподачу таких сообщений в ПФР и ФСС также отменены Федеральным законом от 2 апреля 2014 года № 59-ФЗ.
После того как банк выпустит карты, их можно передать сотрудникам, направляемым
в командировку. Во время служебной поездки работник может осуществлять командировочные расходы в безналичном порядке или же снять деньги в банкомате. Отражение в кассовой книге операций в безналичном порядке не предполагается. Хотя на практике налоговые органы на это обращают внимание и имеют совершенно другое мнение относительно отражения таких трат. Однако суды отказывают контролерам во взыскании штрафов с организаций, поскольку деньги в кассу физически «не попадают», бухгалтерия не может их оприходовать и выдать под отчет (например, постановления Седьмого арбитражного апелляционного суда от 20 декабря 2012 года № А03-6142/2012 и Третьего арбитражного апелляционного суда от 30 января 2013 года
№ А33-15574/2012).
Существуют различные способы отслеживания «безналичных» трат в командировках.
Во-первых, для предотвращения перерасхода на каждую корпоративную карту устанавливается лимит, причем не один. Ограничений может быть несколько: лимит на снятие наличных в день, ограничения на разовые расчеты в безналичной форме, лимит на операции за рубежом, запрет на использование карты в личных целях и другие.
Во-вторых, организация имеет возможность установить правило о необходимости составления работником заявления об использовании «пластика» (т. е. где, когда, в каком порядке и размере, а также для каких целей будут произведены расходы). Без такого заявления использование средств будет считаться незаконным.
В-третьих, получить отчет о расходовании денег. Как уже говорилось выше, компания может внедрить собственную форму отчета и сроки его предоставления, либо использовать унифицированную форму авансового отчета № АО-1 (постановление Госкомстата РФ
от 1 августа 2001 г. № 55).
Есть мнение, что при безналичных расчетах не требуется оформления полноценного авансового отчета, так как все расходы можно увидеть в системе Банк-Клиент. Однако рекомендуется все-таки требовать от сотрудников предоставления документов в подтверждение расходов; к ним относятся: кассовые и товарные чеки, накладные и иные документы. К этим бумагам следует прикладывать служебную записку либо авансовый отчет.
В-четвертых, необходимо установить материальную ответственность за использование корпоративного «пластика» – например, в форме договора о полной материальной ответственности.
Если работник не представил отчет и документы в подтверждение произведенных расходов,
то компания может удержать потраченные средства из его заработной платы. Сумма, использованная не по назначению, взыскивается с виновного сотрудника в соответствии со статьями 238, 241, 248 ТК РФ. Однако это крайний случай, и перед тем как решиться на подобные меры нужно проверить, есть ли у компании необходимые доказательства ущерба, определить его сумму. Не забывайте, что материальную ответственность работник несет в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ).
Обратите внимание
Существуют различные способы отслеживания «безналичных» трат в командировках.
Во-первых, для предотвращения перерасхода на каждую корпоративную карту устанавливается лимит, причем не один; ограничений может быть несколько: лимит на снятие наличных в день, ограничения на разовые расчеты в безналичной форме и другие.
В заключение обратите ваше внимание на один нюанс в использовании корпоративных банковских карт. Перечислять деньги с корпоративного «пластика» на свою карту нельзя, фактически это будет считаться растратой денег компании. Исключение составляют случаи, когда такой перевод имеет веские основания (приказ работодателя, невозможность использования корпоративной карты и т. д.) К тому же перевод средств с карты компании на свою не приветствуется налоговыми органами. Не разрешается также передавать карту другому сотруднику-коллеге, так как ответственность за ее использование все равно несет держатель, т. е. работник, на имя которого она выдана.
Корпоративные банковские карты учитываются на забалансовом счете. Расходование средств работником с корпоративной карты по экономическому смыслу представляет собой трату подотчетных средств. Поэтому бухгалтеры используют счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» менее логично применять
для отражения расходования денег с корпоративной карты, поскольку счет 73 имеет иной смысл. На нем, как правило, отражаются разовые операции: заем работнику, компенсация материального ущерба, приобретение путевок и т. п.
Комментарии (0)
Оставить комментарий