Чем полезен акт сверки?
Что такое акт сверки
Акт сверки взаиморасчетов — это документ, который составляют между собой контрагенты. В нем должны быть отражены все действия, которые совершили стороны в рамках исполнения договора. Например, если речь идет о договоре поставки, из акта сверки должно быть понятно, сколько товара отгрузил поставщик и сколько денег перечислил за принятый товар покупатель.
Законом не установлена обязанность сторон по договору составлять акты сверки. Это необязательный документ, который не относится к первичным бухгалтерским документам. Однако составление таких актов является обычной деловой практикой в нашей стране. Чаще всего обязанность сторон периодически проводить сверку взаимных расчетов и закреплять ее результаты в акте бывает предусмотрена самим договором между этими сторонами.
Какие бывают акты сверки?
Акт сверки может составляться по-разному. Все зависит от конкретных целей и договоренностей сторон. Так, акты делятся:
- по периоду, за который они составлены, на акты, составленные за весь срок действия договора, и акты, отражающие информацию лишь за определенный промежуток времени, например, с начала года до даты составления (но могут быть и любые другие временные отрезки);
- по объему хозяйственных операций на акты, составленные по одному договору, и акты, составленный сразу по нескольким договорам с одним контрагентом;
- по цели составления на акты, которые стороны составляют во исполнение договора, и акты, которые составляются по инициативе одной из сторон внепланово.
Что можно узнать из акта сверки?
Акт сверки должен обязательно отражать следующие сведения:
- наименование сторон, которые его составляют;
- реквизиты договора (договоров);
- период, за который составляется акт;
- дату составления;
- даты и суммы всех исполнений по договору, произведенных обеими сторонами. Например, в акте по договору подряда в одной колонке будет указано, в какие даты и на какие суммы подрядчик сдал работы, а в другой колонке будет написано, в какие даты и на какие суммы заказчик произвел оплату;
- сальдо на начало расчетного периода. Это сумма, обозначающая, за какой из сторон на начало периода, за который составляется акт, был долг. Например, в акте по договору подряда может быть указано, что на дату начала расчетного периода за заказчиком образовался долг по оплате выполненных работ на 100 000 руб. Эта сумма определяется посредством определения разницы между суммами всех выполненных и всех оплаченных работ;
- конечное сальдо - это за какой из сторон по итогу сверки остается задолженность.
Для чего составляют акт сверки?
Функций у акта сверки может быть множество. Обычно этот документ составляют:
- чтобы подтвердить наличие либо отсутствие долгов перед контрагентами, проверить, совпадают ли данные по исполнению договоров с теми данными, которые отражены в бухучете контрагентов;
- подтвердить данные, указанные в бухгалтерском балансе;
- подтвердить наличие либо отсутствие долгов по налогу на прибыль. Это касается, например, компаний на ОСН, которые создают резерв по сомнительным долгам. В этом случае данные по дебиторской задолженности проще и удобнее всего подтвердить именно актом сверки. Составлять такие акты нужно по необходимости, в зависимости от сроков сдачи отчетности;
- чтобы продлить срок исковой давности для обращения в суд. Это такой особый лайфхак у юристов: при определении срока исковой давности суды принимают во внимание дату признания долга контрагентом. Таким образом, если за контрагентом числится долг, а срок исковой давности (обычно он составляет 3 года) уже на исходе или даже истек, можно попробовать направить контрагенту на подписание акт сверки, где будет отображена его задолженность. Если он подпишет этот документ, тем самым признав свой долг, срок исковой давности начнет течь заново с даты подписания акта.
Считается, что если обе стороны подписали акт, они согласны с тем, что в нем написано. Правда, всегда есть возможность подписать акт сверки с разногласиями, указав, с чем именно не согласен подписант, но на практике далеко не все этой возможностью пользуются.
Кто управомочен подписывать акты сверки?
Подписать акт сверки может либо лицо, имеющее право действовать без доверенности (руководитель компании или ИП), либо любой сотрудник, которому руководитель передал соответствующие полномочия по доверенности.
Акт, подписанный работником, у которого не было доверенности на совершение подобных действий, считается недействительным.
Обязательно ли подписывать акт сверки?
Как уже отмечалось выше, законом не установлена обязанность сторон проводить взаиморасчеты и составлять подтверждающие это документы. Однако если договором контрагенты определили, что периодически будут проводить взаиморасчеты, а их результаты фиксировать в акте, то делать это нужно.
Обычно в договоре прописывают конкретные сроки, в которые стороны должны подписать акт. Если одна из сторон уклоняется от подписания, к ней могут быть применены определенные санкции (или, к примеру, может быть указано, что в случае оставления без ответа акта в течение стольких-то дней, данный акт будет считаться подписанным).
Порядок направления и подписания актов сверки
Как именно должны направляться акты, в какой срок их следует подписать - все это следует четко прописать в договоре, а потом также четко соблюдать. В противном случае трудно будет доказать, что акт действительно направлялся и что его можно считать подписанным в силу того, что контрагент никак не возражал против указанных в нем данных.
Если договором предписано, что акт нужно направлять по почте, то следует придерживаться именно этого способа, поскольку в отношении иных не было достигнуто соответствующей договоренности между сторонами. Можно направлять акты и по электронной почте, но тогда в договоре нужно указать электронные адреса сторон, с которых они будут обмениваться письмами.
Если в договоре не указан срок для подписания акта (лучше его указать, но бывает всякое), то такой срок можно определить в сопроводительном письме к акту. В нем же стоит написать, что произойдет, если направление акта останется без ответа.
