Что нужно сделать при увольнении главного бухгалтера?
Передача дел
Главное, что должен сделать главный бухгалтер перед увольнением, - это передать свои дела новому работнику (если на эту должность уже взяли человека) или исполняющему обязанности. Процедура передачи законом не регламентирована, поэтому предлагаем действовать по следующей схеме.
1. Для начала нужно издать приказ о передаче дел. Это - задача руководителя компании. Приказ может быть составлен в вольной форме, но в нем желательно указать:
- причину предстоящей передачи дел (увольнение главного бухгалтера);
- ФИО передающего дела;
- ФИО принимающего дела, его должность;
- список лиц, участвующих в передаче, их должности;
- сроки, в течение которых должна состояться полная передача всех дел;
С приказом о передаче дел все упомянутые в нем сотрудники должны быть ознакомлены под подпись.
2. Далее следует организовать саму передачу дел. Увольняющийся главбух должен передать новому или исполняющему обязанности все, за что он в процессе работы нес ответственность. В первую очередь это, конечно, документы, но могут быть и какие-то вещи, например, ключи от кабинетов и сейфов, деньги и иные материальные ценности (допустим, печати).
Среди документов, которые обязательно должны быть переданы, можно выделить:
- учредительные и регистрационные документы компании (устав, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, подтверждение постановки намучет в ЕГРЮЛ и т.п.);
- бухгалтерская и налоговая документация, акты проверок госорганов;
- сертификаты электронных ключей.
Будет совсем идеально, если увольняющийся сотрудник составит для своего правопреемника список неоконченных дел.
3. На заключительном этапе нужно составить акт приема-передачи, в котором перечислить все переданные дела.
Инвентаризация
В соответствии с п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, при смене материально ответственных лиц необходимо проводить инвентаризацию. Главный бухгалтер чаще всего является именно таким лицом, поэтому при его увольнении инвентаризация нужна. Если главбух договор о материальной ответственности не подписывал, то инвентаризация по закону не обязательна. Однако она может быть проведена по приказу руководителя, это не запрещено. Кроме того, в локальные акты компании можно включить смену главного бухгалтера в качестве дополнительного основания для проведения инвентаризации.
Почему важно провести инвентаризацию при смене главного бухгалтера? Если в последующем обнаружится недостача или пропажа части материальных ценностей, проведенная инвентаризация позволит с достаточной степенью достоверности определить, при каком из главных бухгалтеров - прежнем или новом - произошла утрата. Это важно для привлечения к ответственности виновных лиц.
Аннулирование полномочий прежнего главного бухгалтера
Увольнение с должности главного бухгалтера прекращает полномочия увольняющегося, полученные в процессе работы. Однако не во всех случаях это происходит автоматически. Например, выданные ранее доверенности с длительным сроком действия нужно отменять. Кроме того, может потребоваться замена именных сертификатов ключей электронной подписи (если таковые выдавались), банковских карт с образцами подписей и т.п.
Если при увольнении отношения между главным бухгалтером и руководителем компании напряженные, есть смысл отдельно известить контрагентов о смене главного бухгалтера.
