Документы, которые нужно выдать работнику при увольнении в 2023 году

В 2023 году увольняющимся работникам нужно выдать такой же «большой» пакет документов, как и раньше, но по новым формам. Форму 182н теперь выдавать не нужно, ее отменили. А, справку о заработке и НДФЛ, которую все привычно называют 2-НДФЛ, нужно выдавать по запросу работника. Она и раньше не входила в список обязательных документов, но все бухгалтеры старались ее выдать. В 2023 году если работники не просят 2-НДФЛ, справку можно не выдавать. При необходимости все ее могут получить на сайте ФНС через свои личные кабинеты.

Список документов, которые нужно выдать работнику при увольнении

1. Бумажная трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
2. Выписка из раздела 3 РСВ «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (год).
3. Выписка из ЕФС-1. Подраздел 1.2  Сведения о страховом стаже (бывшая СЗВ-СТАЖ).
4. Выписка из персонифицированных сведений о физлицах (вместо СЗВ-М).
5. Расчетный листок.
6. Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу

Другие документы, среди которых Справка о доходах физического лица (ранее форма 2-НДФЛ), копии приказа о приеме на работу и увольнении и т.п., нужно выдать, только в то случае, если работник напишет заявление с просьбой получить эти документы.

Какие документы выдавать при увольнении в 2023 году: сравнительная таблица с комментариями

Документы, которые выдаются работнику при увольнении

Трудовая книжка или Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р

Трудовую книжку нужно выдать работнику на руки «под роспись» в последний день работы.

Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением книжку выдают в последний рабочий день перед отпуском.

Если работник отказался от печатного варианта трудовой книжки и перешел на электронный формат, ему выдают Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Действующая в 2023 году форма утверждена приказом Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н в Приложении № 1.

Обычно трудовую книжки выдают на руки. Но работник может написать заявление и подучить ее по почте в бумажном формате или по электронной почте – по форме СТД (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Как вносить записи в трудовую книжку

Выписка из Раздела 3 формы Расчета по страховым взносам (РСВ)

С 1 января 2023 года ответ по форме РСВ изменен в связи с объединением ПФР и ФСС в единый Соцфонд. Форма утверждена приказом ФНС от 29 сентября 2022 г. № ЕД-7-11/878@

Выдавать выписку нужно не только уволившимся сотрудникам компании, и работникам, с которыми расторгли договор гражданско-правового характера на выполнение работ и оказание услуг.

Новая форма РСВ и новый ежемесячный отчет с 2023 года

Расчет по страховым взносам (РСВ) с 2023 года: изменения и комментарии

Выписка из формы ЕФС-1

С 2023 года формы СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 вошли в состав единой отчетной формы ЕФС-1, которую сдают в Соцфонд. Она утверждена утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 г. № 245п.

Увольняющему работнику нужно сделать выписку из подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию». Этот подраздел заменяет бывшую форму СЗВ-СТАЖ.

Обратите внимание, с 2023 года выписку из ЕФС-1 нужно выдавать не только работникам, которые работали по трудовым договорам, но и тем, с кем расторгнут гражданско-правовой договор.

Утверждена форма ЕФС-1: что включает, когда сдавать

Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о физлицах

Отчет Персонифицированные сведения о физлицах заменил ранее действующую СЗВ-М. В нем указывают персональные данные работников и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу.

Форма утверждена Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ в приложении № 2.

Персонифицированные сведения о физических лицах – новый отчет с января 2023 года

Пример заполнения отчета «Персонифицированные сведения о физических лицах»

Расчетный листок

Расчетный листок должен выдаваться работнику при каждой выплате заработной платы, в том числе и при увольнении с учетом сумм, выплаченных увольняющемуся.

Кроме того, работнику нужно вернуть оригиналы документов, если он какие-либо сдавал при приеме на работу. Это могут справки об отсутствии судимости, медсправки, медкнижка, диплом и т.п.

Выписка из ЕФС-1 подраздел 3

Это бывшая ДСВ-3, которая с 2023 года вошла в состав ЕФС-1, как Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя». ЕФС-1 утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31 октября 2022 г. № 245п.

Выписку выдают компании, которые платят за работника дополнительные взносы на накопительную пенсию.

Выписку нужно сделать за квартал увольнения, с указанием в нем перечисленных взносов на накопительную часть пенсии.

Документы, которые выдаются работнику по заявлению

Если работнику нужны какие-либо документы кроме тех, которые он получил при увольнении в качестве обязательных, он вправе письменно запросить другие документы, связанные в работой. Выяснять у работника, зачем они ему нужны, не нужно. Это будет считаться нарушением ТК РФ.

Перечень документов, которые может запросить работников открытый. Это могут быть заверенные копии кадровых приказов о приеме и увольнении, переводах, повышении квалификации и т.п.

Выдать документы по запросу работника нужно в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ). 

Справка 2-НДФЛ

Пунктом 3 статьи 230 НК РФ установлено, что справка о доходах и удержаниях из них выдается по требованию работника. Она больше не называется 2-НДФЛ, это просто справка о доходах и суммах налога физического лица. Справка вошла в состав формы 6-НДФЛ.

С 1 квартала 2023 г. Приказ ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@ введена новая форма 6-НДФЛ. Но приложение со справкой перенесено в новый приках без изменений.

Утверждена новая форма 6-НДФЛ с 2023 года. Что изменилось?

Справка о среднем заработке для службы занятости

Эта справка может понадобится работнику, который намерен зарегистрироваться в центре занятости. Единой формы справки нет. Каждый региональный ЦЗ утверждает свою формую. Для Москвы: Приложение 1 к приказу ДТСЗН города Москвы от 24 декабря 2018 года № 1721

Скачать бланк Справки

Скачать образец заполнения Справки

Подпишись на рассылку