Документы, подтверждающие выдачу денег под отчет

Работник, получивший деньги под отчет, должен сдать в бухгалтерию компании авансовый отчет и документы, подтверждающих расходы.

Документ, подтверждающий выдачу денег под отчет

Деньги под отчеты выдают на основании заявления работника, в котором он указывает сумму, необходимую для закупки тех или иных материальных ценностей и срок.

Шаблон заявления на выдачу денег под отчет

Заявление должно быть завизировано руководителем компании. И на его основании заявление может быть составлено распоряжение о выдаче о выдаче определенной суммы работнику.

Документы, подтверждающие расход подотчетных сумм

После закупки материальных ценностей для компании за счет подотчетных сумм, работник обязан сдать в бухгалтерию авансовый отчет и приложить в нему документы, подтверждающие оплату.

Для авансового отчета предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Скачать форму Авансового отчета (форма № АО-1)

Подтвердить оплату можно любыми документами. Их перечень законодательство не ограничивает. Это могут быть накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т. д.

Список подтверждающих документов приводится на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету.

Все документы должны быть:

• читаемыми;
• оформленными на подотчетное лицо;
• иметь наименование приобретенного товара и цену.

Если подтверждающие документы будут оформлены неправильно, с подотчетных сумм придется платить и НДФЛ, и страховые взносы. Это подтверждает судебная практика – Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 16.08.2022 № Ф06-21187/2022 по делу № А72-7881/2021, Определение Верховного суда РФ от 11.02.2021 г. № 307-ЭС20-23792.

Документы, подтверждающие прием организаций товаров, купленных подотчетником

Это тоже очень важная часть документов, на которую обратил внимание Арбитражный суд Уральского округа в постановлении от 11.01.2023 № Ф09-9642/22 по делу № А60-22592/2022.

Компания должно провести по учету купленные товары и ТМЦ за счет подответных сумм. Это могут бухгалтерские регистры по разным счетам, от 10 (материалы) до 26 (управленческие).

Недорогие товары, например, канцелярка, списываются в расходах на управленческие нужды, выдаются по заявкам работников. Материалы на производство, например,  выдаются по требованиям-накладным.  

Перечень документов, которые подтверждают выдачу денег работнику под отчет для освобождения этих сумм от НДФЛ и страховых взносов

1. Заявление работника на выдачу определенной сумм для закупки ценностей в пользу компании либо приказ или распоряжение руководителя компании о выдаче работнику денег на закупку товаров. работ услуг для компании.
2. Авансовый отчет по форме № АО-1. Скачать форму
3. Документы, подтверждающие покупки в пользу компании.
4. Документы бухгалтерии о принятии товаров, услуг, работ.

Подпишись на рассылку