Надо ли вносить в книгу регистрации доверенностей полный перечень полномочий?

Если все проекты доверенностей составляются в электронной форме и вместе с электронным журналом регистрации хранятся их файлы, то в журнале, который ведется в бумажной форме, можно фиксировать только:

• дату и номер доверенности;

• фамилию, имя, отчество доверенного лица; наименование его должности (при необходимости);

• срок действия доверенности (если в доверенности не указан срок действия, она сохраняет силу в течение 1 года со дня ее совершения);

• собственноручную подпись получившего доверенность.

Их необходимо изготавливать в бумажной форме и регистрировать в бумажном журнале, поскольку срок их хранения – ​постоянный (например, см. ст. 60, 61, 119, 152 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД).

Для удобства контроля срока действия полномочий доверенных лиц в журнале эту информацию лучше разделить на 2 части, включив отдельными графами «Срок действия» и «Дата окончания срока полномочий».

После подписания доверенности и регистрации ее в журнале вы вполне можете:

- сделать ксерокопию (до выдачи оригинала на руки) и подшить ее в дело «Доверенности на представление интересов организации. Копии»;

- в файл с электронным проектом доверенности внести ее дату, индекс, дату выдачи доверенному лицу.

Такие файлы будут составлять фонд пользования для службы делопроизводства и юридического отдела.

Электронными проектами и электронными копиями удобно пользоваться для контроля сроков действия, замены доверенных лиц или отзыва, для оформления новых доверенностей.

Фонд пользования может быть передан и на архивное хранение вместе с оригиналами отозванных генеральных доверенностей и журналом их регистрации.

Специальные и разовые доверенности можно регистрировать в отдельном электронном журнале (таблице) и хранить их проекты также в электронной форме без изготовления бумажных копий (завести специальную директорию с коллективным доступом и возможностью подписывать доверенности усиленной квалифицированной электронной подписью).

Срок хранения таких доверенностей, как правило, не более 5 лет после реализации полномочий.

В заключение заметим, что в ряде случаев организации удобнее оставить у себя оригинал доверенности (прежде всего, генеральной), а доверенному лицу выдать ее нотариально заверенную копию.

Так поступают обычно в организациях с территориально распределенной структурой, когда руководителям представительств (филиалов) и их заместителям оформляют доверенности на представление интересов головной организации и реализацию определенных направлений деятельности на конкретной территории.

Но в связи с развитием единой базы данных доверенностей, которая формируется в зоне ответственности Федеральной нотариальной палаты, заверение копий генеральных и специальных доверенностей утратит актуальность.

Успейте получить подарки при подписке на электронный журнал!

Подпишитесь на «Практическую бухгалтерию» со скидкой 25%. Вас ждут подарки: 3 месяца доступа к журналу + 3 месяца доступа к «Алгоритмам для бухгалтера» + доступ к сайту Buhgod.ru.

Подписаться на журнал

В момент нотариального удостоверения подписей доверителя и доверенного лица на доверенности (подлиннике) все сведения о ней, о доверителе, доверенном лице и сроке действия, а также статусе («действующая / отменена / отозвана») будут доступны для проверки в режиме онлайн.

Источник материала

Tweet

Подпишись на рассылку