Когда компенсации дистанционщику не нужно подтверждать первичкой

Для печати|Все cтатьи

18.09.2023 | Учет и отчетность | 0Оставить комментарий

О том, что компания платит дистанционному работнику компенсацию его материальных затрат, обусловленных особенностями удаленной работы, должно быть прописано в локальном акте или трудовом договоре. А условие, при котором такую компенсацию можно не подтверждать первичными документами, следует из новой нормы НК РФ, введенной законом № 389-ФЗ.

Когда компенсации дистанционщику не нужно подтверждать первичкой

Выплаты дистанционщикам – это прочие расходы

Выплаты и компенсации, связанные с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей на удаленной работе, до сих пор относили к расходам на оплату труда на основании пункта 3 статьи 255 НК РФ. Ведь отдельной нормы для налогового учета таких расходов не было.

Но к компенсационным начислениям, связанным с режимом работы или условиями труда, и тем более к стимулирующим надбавкам, выплаты удаленщикам отношения не имеют. Особые условия – это работа во вредных, тяжелых климатических условиях.

Не связаны они и с режимом работы (например, работа в вечернюю или ночную смену, предусмотренная особенностями производства).

Компенсационные выплаты дистанционным работникам связаны только с местом выполнения служебных обязанностей, которое прописывается в трудовом договоре.

Федеральным законом от 31 июля 2023 г. № 389-ФЗ в НК РФ внесена поправка. Компенсационные выплаты удаленным работникам нужно учитывать в налоговой базе по прибыли в составе прочих расходов. Введен новый подпункт 11.1 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Норма вступила в силу 31 августа 2023 года.

Больше деталей по теме: о видах расходов и правилах расчета компенсации читайте в бераторе Практическая энциклопедия бухгалтера

Компенсация расходов дистанционных работников.

Экономическая обоснованность, величина и документальное подтверждение

Обязанность работодателя возмещать удаленщикам их расходы, а также порядок и сроки выплат закрепляются в локальных нормативных актах или трудовом договоре (дополнительном соглашении). Это означает экономическую обоснованность расходов, которые учитываются при налогообложении прибыли.

Что касается величины такой компенсации, то в новой норме прописано, что она лимитирована:

не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно;
либо в сумме документально подтвержденных расходов дистанционного работника.

Таким образом, размер компенсации работодатель определяет сам.

Что касается документального подтверждения, то обратим внимание на слово «либо».

Если сумма компенсации не больше 35 рублей в день, и это закреплено в локальном акте, подтверждать возмещение первичными документами не нужно.

Если же лимит установлен в сумме документально подтвержденных расходов дистанционного работника, то для их подтверждения работодатель должен использовать любые документы. Это могут быть:

копии техпаспортов на оргтехнику, которую использует работник;
кассовые чеки и иные документы, подтверждающие оплату работником поименованных в трудовом договоре затрат.

В заключение напомним, когда в налоговом учете нужно признавать прочие расходы в виде выплат удаленным работникам. В соответствии с подпунктом 3 пункта 7 статьи 272 НК РФ - это дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров.