Новогодняя несказка. Как вести личное дело государственного гражданского служащего?

Ну, например, как правильно вести личное дело государственного гражданского служащего и нумеровать его, если ранее у него имелось личное дело в другом государственном органе, которое передано по настоящему месту работы?

Скажем, госслужащий работал в министерстве «А», где у него было личное дело из 2 томов (в 1-м томе 250 страниц, во 2-м томе 100 страниц).

Спустя время госслужащий поступил на работу в министерство «Б», где на него завели личное дело и запросили личное дело из министерства «А».

Так как в этом случае вести опись на личное дело в министерстве «Б»: — продолжать опись тома 2 личного дела до 250 страницы, а затем заводить том 3? — или же по новому месту работы заводим новый том 3, где нумеруем заново, а второй том так и остается с сотней страниц?

Основой для разработки подобных документов в государственных органах и органах местного самоуправления является Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Но требования к составу документов личного дела и последовательности их расположения внутри дела остались стабильными и в основном соответствующими общим архивным правилам обработки дел и ведения дел-досье (п. 16 Положения), в которых документам присваиваются очередные порядковые номера по мере их включения в дело.

Под этой описью понимается внутренняя опись документов дела, в которую вносятся номера листов документов, которыми пополняется личное дело (каждый том).

Документы в деле (в каждом его томе) располагаются в хронологической последовательности и нумеруются в валовом порядке.

Таким образом, первыми документами в каждом томе личного дела гражданского служащего будут:

- лист ознакомления с документами личного дела;

- внутренняя опись документов личного дела.

Кадровая служба министерства «А»:

- после завершения 1-го тома личного дела (250 листов + листы внутренней описи) оформляет лист-заверитель к 1-му тому дела, чтобы отразить особенности его формирования, и прошивает дело на 4 отверстия. Документы, возникающие в ходе продолжения службы, продолжают формироваться в составе 2-го тома личного дела в хронологическом порядке и фиксироваться во внутренней описи 2-го тома;

- а после увольнения гражданского служащего ко 2-му тому личного дела в таком же порядке оформляется свой отдельный лист-заверитель (фиксируются 100 листов дела + листы внутренней описи).

Личные дела и опись личных дел продолжают хранится в кадровой службе в зоне ответственности сотрудника, на которого возложена обязанность по ведению и учету личных дел и возложена ответственность за обработку и защиту персональных данных, содержащихся в документах личного дела.

Когда государственный служащий вновь поступает на гражданскую службу в министерство «Б», то его кадровая служба:

- самостоятельно формирует его личное дело в соответствии со ст. 16 Положения, поскольку при приеме требуется актуальная информация и сведения, достоверные на дату заключения служебного контракта. Оформляются лист ознакомления и внутренняя опись документов дела, в которую вносятся документы, полученные и подписанные / удостоверенные на дату заключения служебного контракта. Заметьте, что последовательность расположения документов в любом личном деле – логически-хронологическая;

- кадровая служба министерства «Б» письменно запрашивает в министерстве «А» личное дело служащего, которое уже в обработанном виде находится на хранении. Прием-передача личного дела оформляется актом, форму которого самостоятельно разрабатывает кадровая служба по типовому формуляру данного вида документа, т.к. какая-то утвержденная единообразная форма такого акта в Положении отсутствует;

- получив 2 тома личного дела из министерства «А», кадровая служба министерства «Б» проверяет его полноту по внутренним описям к каждому тому, делает отметку об их получении (дата получения и номера дел) в журнале учета личных дел, в котором уже зарегистрировано новое личное дело нового служащего с номером, присвоенным в министерстве «Б» (условный том 3), и вносит необходимые изменения на обложку каждого тома полученного дела.

Старые данные полученном томе личного дела из министерства «А» сотрудниками министерства «Б» берутся в скобки и рядом добавляются новые.

Получается:

- в номенклатуре дел министерства «Б» дело «Личные дела государственных служащих» имеет индекс 04-18;

- а личное дело, скажем, Добровольского П.С., по журналу учета личных дел в министерстве «Б» получает порядковый номер 28;

- при этом служащий продолжает трудиться в отделе с таким же наименованием, которое было у него по предыдущему месту работы, поэтому данные сведения на обложке дела не корректируются.

Архивный шифр на деле может быть проставлен только после его включения в опись, а личное дело в опись отдел кадров министерства «А» включает в течение 1-3 лет после увольнения.

Успейте получить подарки при подписке на электронный журнал!

Онлайн-журнал для бухгалтеров поможет вам первыми узнавать о главных изменениях законодательства. Подпишитесь на «Практическую бухгалтерию»! Вас ждут подарки и скидки. Акция ограничена по времени.

Подписаться на журнал

Источник материала

Tweet

Подпишись на рассылку