Как исправлять ошибки в бумажной трудовой книжке

Типичные ошибки в бумажной трудовой книжке

Если бухгалтер или кадровая служба поставят неверную дату приема сотрудника в трудовой книжке, у работника может «сгореть» полгода стажа. Чтобы такого не случилось, необходимо внести исправление этой записи в трудовой книжке.

Кадровик всегда должен сверять свои записи с документами сотрудника.

Чаще всего при сверке обнаруживаются такие ошибки:

• неверное указание имени, отчества и фамилии человека на титульном листе;
• неправильные даты приема, увольнения, перевода;
• неточные названия должностей;
• пропуски букв, грамматические ошибки.

Работодатель может исправить:

• фамилию, имя, отчество;
• дату рождения;
• сведения из документов об образовании;
• наименование профессии или специальности сотрудника;
• информацию о награждениях.

Главное правило при внесении исправлений в трудовую книжку

Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений: в разделах, содержащих сведения о работе и о награждениях, зачеркивать запрещено. Помните: зачеркивать можно только на титульном листе. В остальных случаях единственный возможный вариант - это признать запись недействительной, а затем внести новую, правильную запись.

Новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.

Какими документами можно подтвердить исправление ошибочной информации, зависит от ситуации. Это может быть справка из архива, решение суда, подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных.

А вот свидетельские показания никакой юридической силы не имеют.

Общий алгоритм действий при внесении исправлений

Законодательством не установлен порядок внесения исправлений в трудовую книжку.

Но по мнению Роструда, чтобы внести изменения записи в трудовой, нужно признать недействительной неверную информацию, а затем внести верную.

Действуют, как правило, по такому алгоритму:

1. В графе «№ записи» после последней в данном разделе записи указывают последующий порядковый номер.
2. В графе 2 указывают дату, на которую ошибочная запись признается недействительной. То есть ту дату, когда вносят исправления (число, месяц – двузначные числа, год - четырехзначные).
3. В графе 3 сначала прописывают «Запись под №___ недействительна». Далее вносят правильную запись.
4. В графе 4 указывают номер и дату документа, на основании которого вносятся правильные данные. Это могут быть дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо дата и номер документа, на основании которого вносится правильная запись.

А как исправить наименование организации? Ведь она не имеет порядкового номера. При исправлении нужно увязать запись о наименовании и записью о приеме на работу, которая уже имеет порядковый номер. То есть в графе 3 пишут: «Наименование организации и запись за № таким-то считать недействительной», а затем в этой графе пишут правильное наименование организации и запись о приеме еще раз.

Что с исправлением на титульном листе

Ошибки на титульной странице, в том числе те, которые были допущены предыдущим работодателем или обнаруженные спустя некоторое время, аккуратно зачеркивают. Рядом пишут правильные данные о работнике. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается отметка, содержащая информацию о документе, на основании которого были внесены поправки. Это могут быть паспорт, свидетельство о рождении (браке, разводе) и другие. Далее ставится подпись кадровика и печать организации.

Если же на титульном листе нужно указать новую специальность или дополнительное образование, ничего зачеркивать не надо. В этом случае ставят запятую и дописывают новые данные.

Кто должен исправлять ошибку – новый работодатель или предыдущий

Ошибочную запись об увольнении в трудовой книжке должен исправить «бывший» работодатель, т.е. тот, кто допустил ошибку.

Но новому работодателю тоже можно внести исправления. Для это должен быть соответствующий документ, например, официальный ответ от бывшего работодателя или справка из архива и т.д.

Кроме того, если организация, которая внесла неправильную или неточную запись в трудовую книжку, была реорганизована, то запись об исправлении вносит ее правопреемник.

А если организация была ликвидирована, такие исправления должны быть сделаны по новому месту работы. Подтверждающие документы нужно запросить из архивов.

Когда ошибку уже не исправить

Существует несколько ситуаций, когда трудовую книжку можно признать недействительной. В таких случаях нельзя вносить исправления.

К таким случаям относятся:

• ошибки при первичном заполнении;
• страницы вырваны или склеены между собой;
• замазан или нечетко виден номер документа;
• в документ занесены сведения (слова), не относящиеся к трудовой деятельности работника;
• уточнения в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» сделаны зачеркиванием, замазыванием корректором, иным способом, не предусмотренным законом.

Источник материала

Tweet

Подпишись на рассылку