Как учесть расходы на приобретение одежды работникам для участия компании в выставке?

Одежда, которая выдается работникам для участия в выставочных мероприятиях, после их окончания может либо оставаться у работников, либо возвращаться работодателю. Если одежда остается у работодателя, следует учесть и то, как она будет использоваться после окончания выставки.
Понимание того, какая именно "судьба" уготована этой одежде, является определяющим для правильного ее учета в составе расходов.

Рассмотрим разные ситуации, но для начала оговоримся, что единого подхода к этому вопросу  не выработано, поэтому налогоплательщики имеют право выбора с учетом конкретной ситуации. Главное - правильно оценить эту ситуацию и взвесить все риски.
Итак, возможны несколько вариантов учета:

• в соответствии с п. 4 ст. 264 НК РФ как расходы на рекламу. На первый взгляд, этот способ представляется самым логичным. Действительно, ведь основная цель выставки - именно реклама компании, значит, и все расходы долдны учитываться как рекламные. Есть и судебная практика, отражающая данную позицию. Так, еще в далеком 2005 году  в ходе рассмотрения дела N А43-1729/2004-32-152 Арбитражный суд Волго-Вятского округа пришел к выводу о том, что учет расходов на изготовление форменной одежды с логотипом компании для участия в выставке в качестве рекламных (ненормируемых) является правомерным (постановление от 13.01.2005).

Однако не все так просто. Буквально через год, 30.10.2006, Федеральная антимонопольная служба издала письмо № АК/18658, в котором разъяснила, почему траты на одежду с логотипом компании не следует учитывать как рекламные.
В названном письме, в частности, высказана мысль о том,  что спорная одежда может быть использована не только на выставке, но и для собственных нужд при организации работы компании и осуществлении ее деятельности. В этом случае информация, нанесенная на такую одежду, не будет рассматриваться как реклама.
С учетом этого, по мнению антимонопольного органа, учет расходов на такую одежду не должен производиться как на рекламу.

• в соответствии с п. 5 ч. 2 ст. 255 НК РФ как расходы на оплату труда. Для того, чтобы было возможно учесть рассматриваемые расходы по этой статье, необходимо соблюдение двух условий:

1) внешний вид одежды должен иметь визуальные признаки принадлежности одетых в нее работников к определенной компании, то есть одежда должна иметь символику этой компании. Символика должна быть нанесена непосредственно на саму одежду, а не содержаться на значке, галстуке, косынке или жилете (это мнение высказано в Письме Минфина 02.04.2009 N 03-03-06/1/207);
2) одежда должна передаваться в собственность работникам (это следует как из вышеприведенного Письма Минфина, так и из другого - от 05.07.2011 N 03-03-06/2/109).
Получается, что корпоративная форма, переданная работнику на таких условиях, составляет натуральный доход работника (ст. 211 НК РФ). При этом если стоимость формы не превышает 4000 руб., она на основании ст. 217 НК РФ не подлежит обложению НДФЛ;

• в соответствии с  пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ как материальные расходы на приобретение иного имущества, не являющегося амортизируемым (при условии, что  одежда не передается работникам в собственность (письмо Минфина от 30.10.2014 № 03-03-06/1/54958).

В этом письме Минфин также указал, что такие  расходы надо считать осуществленными по дате передачи форменной одежды в производство.