Подотчетник потерял документы об оплате

Бухгалтерия вправе относить на расходы в налоговой базе по прибыли только те затраты, которые правильно оформлены документами. Это имеет прямое отношения и к расходам за счет подотчетных денег. На каждый произведенный платеж подотчетник должен представить бухгалтеру документ:

• кассовый и товарный чек;
• электронный чек;
• товарную накладную;
• приходно-кассовый ордер;
• транспортный документ (проездной билет, талон).

Без подтверждающих документов бухгалтерия не вправе принимать подотчетные суммы в расходах.

Если работник потерял документы

Организация не обязана возмещать работнику расходы, произведенные им за счет подотчетных сумм без оправдательных документов. Тем более, что без этих документов бухгалтерия не сможет учесть расходы в налоговой базе по прибыли.

Деньги, выданные под отчет, по которым работник не отчитался нужно включить в доход и уплатить с них НДФЛ. Плюс заплатить страховые взносы.

В сегодняшних условиях, когда большинство платежей проходит в электронной форме, многие платежи можно подтвердить выпиской или распечаткой с карты работника, если деньги были выданы не наличкой.

Но, даже в случае с наличной оплатой, если платеж прошел через онлайн кассу, продавец может выдать копию чека из фискального накопителя ККТ или через личный кабинет на сайте оператора фискальных данных. Работнику, который покупал товары или услуги за счет подотчетных средств нужно обратиться к продавцу с просьбой о восстановлении утраченного им чека. Дубликаты чека ККТ имеют ту же юридическую силу, что и подлинники, и могут быть приложены в качестве документов, обосновывающих расходы.

Если по факту точно известно, что работник потратил подотчетные деньги на нужды компании, например, купил канцтовары, которые находятся в офисе, руководитель компании вправе принять решение о возмещении работнику понесенных расходов. На основании служебной записки работника компания может принять авансовый отчет, даже если подотчетник не предоставил подтверждающие документы.

Это будет справедливо, хотя, компания все равно не сможет учесть расходы в налоговой базе по прибыли без документов, подтверждающих оплату и с подотчетных сумм придется заплатить НДФЛ и страховые взносы.

При отсутствии документов, необходимых для исчисления налогов, компанию могут привлечь к ответственности по ст. 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения) и по ст. 126 НК РФ за непредставление документов, необходимых для налогового контроля.

Варианты действий, если подотчетник потерял документы. подтверждающие оплату:

1. Потребовать возврата суммы, выданной под отчет.
2. Удержать сумму, выданную в подотчет, из заработной платы сотрудника.
3. Сумму, выданную под отчет учесть, как зарплату, заплатить с нее НДФЛ и начислить страховые взносы.
4. Восстановить утраченные документы (это может сделать только сам работник, ему нужно подсказать, что он может обратится к продавцу).
5. Принять авансовый отчет без подтверждающих документов. С подотчетных сумм удержать НДФЛ и начислить на них страховые взносы.

Подпишись на рассылку