Как заполнять ЕФС‑1 при реорганизации компании и изменении должностей

Порядок заполнения ЕФС-1 строго регламентирован и утвержден постановлением Правления ПФР. Но, в нем не описаны детали отображения в форме переименования должностей.

В письме от 25.06.2024 № 19-20/28627 специалисты Социального фонда России (СФР) разъяснили, что при изменении наименований должностей в результате слияния, информацию о переименовании необходимо вносить в подраздел 1.1 формы ЕФС-1. При изменении наименования должности нужно действовать так же, как при подаче отчета с информацией о переводе сотрудника.

В формы ЕФС-1 не предусмотрено отдельное событие «переименование должности». Когда нужно сообщить фонду об этом кадровом изменении, оформляйте документы так, как это предусмотрено для перевода сотрудника, иначе изменения не будут отражены в его электронной трудовой книжке.

В составе ЕФС-1 при переименовании должности нужно подать:

• Титульный лист. В нем укажите наименование организации (ФИО ИП), регистрационные номера в СФР (ПФР) и ФНС, код ОКВЭД, контактный телефон.
• Подраздел 1 Раздела 1. Он должен содержать информацию о страховом периоде.
• Подраздел 1.1 Раздела 1, где укажите сведения о переименованной должности, аналогично данным о переводе.

Учтите два момента:

1. Если переименовали должности нескольких сотрудников, необходимо на каждого из них заполнить отдельную пару подразделов 1 и 1.1.
2. ЕФС необходимо сдавать при переименовании занятых должностей, на которых имеются сотрудники.

При изменении наименования свободной должности, сдавать ЕФС не требуется, так как отсутствует информация для заполнения обязательного Раздела 1. В Подразделе 1 необходимо отразить следующие данные:

• ФИО.
• Дата рождения.
• СНИЛС.
• ИНН (при наличии).
• Код категории, у граждан РФ он принимает значение «ГРФ».
• Код страны гражданства, у россиян необходимо ставить код 643.

Содержание подраздела 1.1 раздела 1

Подраздел 1.1 раздела 1 представляет собой таблицу из 11 граф. В случае переименования две графы не заполняются:

В зависимости от конкретной ситуации, в ЕФС-1 могут быть добавлены другие разделы и подразделы. Например, если переименование произошло в июне, работодатель должен отчитаться в июле. В одном ЕФС-1 можно одновременно отразить сведения о переводе (подразделы 1 и 1.1 раздела 1) за июнь и данные о взносах на травматизм (раздел 2) за первое полугодие.

Важно отметить, что при оформлении ЕФС-1 на кадровое событие «перевод» (в том числе при переименовании должности), новое наименование должности будет отражено в электронной трудовой книжке сотрудника.

 
Допустим, в июне 2024 года в компании ООО «Ромашка» произошло слияние с ООО «Василек». В результате, должность «Главный бухгалтер» в ООО «Ромашка» была переименована в «Финансовый директор». В июле 2024 года работодатель должен отчитаться о данном событии в ЕФС-1, оформив сведения по аналогии с переводом: 
Титульный лист. Он заполняется стандартно. 
Подраздел 1 Раздела 1. Указывается страховой период – июнь 2024 года. 
Подраздел 1.1 Раздела 1. Вносятся сведения о переименовании должности, аналогично данным о переводе.

Для соблюдения сроков предоставления отчета, необходимо подать форму до 25-го числа месяца, когда было произведено переименование.

Если в организации менее 10 сотрудников, страхователь может выбрать как ему подать отчетность (в бумажном и электронном виде). Если количество сотрудников превышает 10, то отчет представляется в электронной форме.

Отчет должен быть представлен в отделение СФР по месту регистрации страхователя. Бумажный отчет можно доставить лично, передать через доверенное лицо или отправить по почте. Электронную отчетность можно передать через специализированного оператора.

Несмотря на отсутствие отдельного кадрового события «переименование должности» в ЕФС-1, правильное заполнение формы по аналогии с переводом позволит вам корректно отразить изменения в структуре компании.

Автор. Д. Афанасова

Подпишись на рассылку