8 нестандартных ситуаций с работниками в командировках

По командировочным расходам и правилам их учета всегда возникает много вопросов. Так называемый «человеческий фактор», нестандартное поведение некоторых работников, а, иногда, и полная безответность, создают дополнительные проблемы для бухгалтерии. Некоторых из них рассмотрим в этой статье.

Билет на авиаперелет куплен другим человеком

Бухгалтерии для того, чтобы учесть расходы на покупку авиабилетов в командировку, нужен документ, подтверждающий оплату авиабилета и сам факт перелета:

• маршрут/квитанция авиабилета, в которой указана стоимость перелета;
• посадочный талон, подтверждающий перелет работника по указанному в билете маршруту.

Маршрутную квитанцию работник получает на электронную почту, которую указывает при оплате. Посадочный талон - в аэропорту на стойке регистрации или на электронную почту при онлайн-регистрации.

Если билет оформлен на одного сотрудника, а покупался он с карты другого сотрудника, учесть расход можно. Чтобы не возникало проблем с налоговой, эту ситуацию лучше отразить в локальном нормативном акте компании или в коллективном договоре. 

Если в командировку отправлены два работника, и оба билета покупал один из них, тот, кто не оплачивал билет, должен вернуть денежные средства за билет коллеге, чья банковская карта была использована для расчета. В итоге, каждый из работников сможет подтвердить свои командировочные расходы.

Минфин в письме от 18.09.2023 № 02-07-10/88879 подсказал, какими документами подтвердить такой расход. Понадобится:

• выписка с карты командированного сотрудника, оплатившего билеты;
• расписка от оплатившего билеты сотрудника о получении денежных средств за билет.

Работник выезжает в командировку в выходной

Законодательство не запрещает отправлять работников в командировки в выходной день. Это считается привлечением к работе в выходные и праздничные дни, которые оплачиваются в двойном размере.

Если работник был направлен в командировку в выходные или праздничные, эти дни нужно оплачивать ему в двойном размере. Либо предоставить отгул вместо доплаты (ст. 153 ТК РФ).

При этом, дни отъезда/приезда – это тоже дни командировки.

Даты командировки и проездных билетов не совпали

Если дата начала или окончания командировки в приказе не совпадает с датой, указанной в проездном документе, оплата работнику проезда к месту командировки не является компенсацией его командировочных расходов. Это будет доходом работника в натуральной форме, с которого платиться НДФЛ.

Компенсацию, выплаченную работнику за покупку проездного билета к месту командировки и обратно в выходные дни, предшествующие дню начала командировки, например, в выходной, не включаются в доход работника, если:

• указанные расходы произведены с разрешения работодателя;
• и для выполнения соответствующего служебного поручения.

На это указал Минфин в письме от 03.08.2023 №03-03-06/2/72716.

При этом, учитывайте, что дни отъезда/приезда – это тоже дни командировки. Если работник уехал в командировку в выходной, этот день нужно оплачивать в двойном размере или предоставить отгул.

Фирма оплатила работнику завтраки в гостинице

С суммы возмещения работникам в командировке расходов на завтраки в гостинице, нужно платить НДФЛ.

На этом настаивает ФНС в письме от 3 апреля 2023 года № БС-3-11/4624@

Обоснование простое. Освобождение от НДФЛ сумм возмещения расходов по оплате питания положениями пункта 1 статьи 217 НК РФ не предусмотрено.

В идеале, работник должен питаться в командировке за счет выплаченных ему суточных, лимит которых установлен только для принятия в расходы по прибыли. За счет компании суточные могут быть любого размера.

В командировке работал сверхурочно

Сверхурочная работа оплачивается в повышенном размере согласно статье 152 ТК РФ. Неважно, где именно работает сотрудник: по месту нахождения компании или в командировке.

Сверхурочная работа в командировке оплачивается из среднего заработка, сохраняемого за работником: за первые два часа сверхурочной работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее чем в двойном размере.

Разъяснил Роструд России на сайте Онлайнинспекция.рф.

Уехал в командировку и остался там на время отпуска

Для возмещения работнику командировочных расходов и дальнейшего их учета в налоговой базе по прибыли, срок, установленный в приказе о направлении в командировку, должен соответствовать фактическому сроку пребывания в командировке.

Уехать в командировку, остаться там на время отпуска, а потом вернуться за счет работодателя нельзя. Поскольку в таком случае дата окончания командировки и дата возвращения из нее совпадать не будут. Значит, пропадет основание для компенсации командировочных расходов работника на обратный путь.

На это обратил внимание Минфин в письме от 23.07.2024 № 03-04-06/68750.

В новую командировку в день возвращения из предыдущей

Руководитель компании вправе оформить новый приказ о командировании работника сразу после его возвращения из завершившейся командировки.

Законодательство не устанавливает ограничений на интервалы между рабочими поездками.

Подтвердил Роструд в письме от 02.08.2024 № ПГ/14427-6-1.

Работник уехал в командировку и не вернулся вовремя

Если работник не вернулся из командировки вовремя без уважительных причин, работодатель вправе считать его отсутствие на рабочем месте прогулом и объявить дисциплинарное взыскание.

До этого нужно потребовать от работника письменное объяснение – почему его нет на рабочем месте?

Если в течение двух рабочих дней работник не представил объяснение, составляется акт. С приказом о дисциплинарном взыскании работника нужно ознакомить в течение трех дней со дня его издания. Время отсутствия работника на рабочем месте при этом не учитывается. Если работник отказывается знакомиться с документом, составляется еще один акт.

Несколько подобных актов и работника можно уволить.

Подпишись на рассылку