Порядок записи в журнал учета трудовых книжек

Законодательство обязывает работодателей вести два отдельных журнала:

1. Книга (журнал) учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Этот журнал предназначен для строгого контроля за получением, хранением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей. В нем фиксируются все поступления и выбытия бланков с указанием их серии и номера, а также даты и основания операции.
2. Книга (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В этом журнале регистрируются все операции, связанные с приемом, выдачей, хранением и утилизацией трудовых книжек и вкладышей сотрудников организации. Записи ведутся по каждой трудовой книжке с указанием ее серии и номера, а также даты операции (прием, выдача, замена и т.д.).

Какие формы применять

В соответствии с п. 39 Порядка, установленного приказом Минтруда от 19.05.2021 №320н, существуют определенные правила по учету движения трудовых книжек. Однако формы этих документов и их названия не определены на официальном уровне. Работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает такие формы. Например, они могут быть названы «книга» или «журнал» (п. 40 того же Порядка).

Ранее действовавшие формы учета трудовых книжек и вкладышей, согласно постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69, были отменены. Это не означает, что учет трудовых книжек больше не требуется. Все равно понадобится книга и можно самостоятельно создать ее структуру. Есть возможность добавления новых колонок, которые упростят работу с документами. Важно отметить, что если работник начинает трудовую деятельность в 2024 году впервые, ему не следует оформлять бумажную трудовую книжку – его трудовой стаж будет формироваться исключительно в электронном формате.

При этом книга должна быть пронумерована, прошнурована, а количество страниц указано на последнем листе и заверено подписью руководителя организации (или ИП) и печатью (при наличии) согласно п. 40 приложения № 2 к приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Это подтверждает подлинность документа. А храниться в организации должна в течение не менее 50 лет.

Обычно управление реестром трудовых книжек возлагается на работников отдела кадров. В зависимости от размера организации и специфики ее деятельности, эту задачу могут выполнять также бухгалтерский отдел или секретарь. Лицо, отвечающее за ведение учета трудовых книжек, назначается руководителем через приказ.

Если работодатель планирует создать новый бланк на основе существующей книги учета движения трудовых книжек и вкладышей, следует учесть определенные изменения для упрощения работы с трудовыми.

В бланк стоит включить два дополнительных пункта:

1. Причину выдачи трудовой книжки. Данное поле будет полезным для фиксирования трудовых, выданных при увольнении или переходе на электронный формат. Увольнение можно обозначать как «Увольнение», а переход на электронную трудовую книжку – как «Выбор ЭТК». Ссылка на нормативный документ не требуется, согласно приказу Минтруда от 19.05.2021 №320н.
2. Лист для получения трудовой при оформлении пенсии. При оформлении пенсии он может включать поля для указания стандартной информации: номера, Ф. И. О. сотрудника, данные трудовой книжки, а также даты получения заявления и выдачи трудовой. Дата выдачи не должна превышать дату заявления более чем на три дня согласно ст. 62 ТК, п. 35 Порядка.

Также рекомендуется добавить дату заполнения трудовой после даты приема на работу, а поле Ф. И. О. сотрудника следует разделить на три колонки.

• Необходимо оставить неизменными графу для серии и номера трудовой, а также графу «Получено за заполненные бланки».
• Необязательно добавлять графы для должности и места работы, так как эта информация для учета не требуется.

Ответственность за неправильное ведение трудовых книжек

Неправильное ведение учета трудовых книжек влечет административную ответственность согласно ч. 1 и ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Трудовая инспекция может оштрафовать организацию (предпринимателя) и ее должностных лиц.

Размер штрафа составит:

Роструд разъясняет, что нарушение хронологии записей само по себе не является грубым нарушением. Однако рекомендуется минимизировать подобные ситуации. Если ошибка все же допущена, ее необходимо исправить по правилам внесения изменений в учетные документы – зачеркнуть ошибочную запись, рядом написать правильную и заверить исправление подписью ответственного лица и датой внесения корректировки.

Подпишись на рассылку