Как подтвердить назначение выплаченных под отчет денег?

Оформление выдачи денег под отчет

Чтобы в будущем не возникло проблем и претензий от проверяющих органов, важно с самого начала грамотно оформить выдачу денег сотруднику.

Для этого нужно:

1. Получить заявление от сотрудника, в котором будет указано, на какие именно нужды  компании потребовались деньги, в какой сумме, на какой срок. На заявлении руководитель должен поставить свою резолюцию.

2. Оформить кассовые документы.

Расходный кассовый ордер (его делает  бухгалтер и подписывает у руководителя, а также подотчетного сотрудника).

3. Выдать деньги.

- Наличные выдаются  через кассу по КО-2.  Необходимо отметить, что на руки работнику наличными может быть выдана только сумма меньше 100 000 руб.

4. Получить отчетные документы от работника.

Подготовить и представить в бухгалтерию такие документы сотрудник должен в течение 3 рабочих дней после окончания срока, на который выдавались деньги, указанного в заявлении.

Работник должен заполнить авансовый отчет по форме АО-1, приложить к нему чеки или другие подтверждения совершения покупки.

5. Проверить  правильность заполнения документов.

Произведенные расходы должны соответствовать заявленным целям и подтверждаться платежными документами.

6. Получить от работника неизрасходованные деньги или, наоборот, доплатить ему, если он докупил что-то на личные средства.

Перечисленных документов должно быть достаточно для подтверждения целевого назначения и размера расходов.

Что будет, если оформить выдачу денег неправильно?

Если неверно заполнены формы или не хватает подтверждающих документов, проверяющие органы, допустим, налоговая инспекция, могут счесть, что деньги  выдавались не под отчет, а были зарплатой или иными выплатами.

Это может повлечь за собой крайне неблагоприятные налоговые последствия. В качестве примера можно привести недавнее судебное дело, в ходе рассмотрения которого Арбитражный суд Уральского округа пришел к выводу, что компания выплачивала директору зарплату под видом подотчетных сумм.

Компания не смогла подтвердить заявленное ею назначение выплат документально, в связи с чем ее оштрафовали и доначислили НДФЛ (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 19.03.2025 по делу № А71-7598/2023).

Подпишись на рассылку