Компенсация за использование личного автомобиля

Если сотрудник вашей организации использует для служебных разъездов свой личный автомобиль, ему полагается денежная компенсация. Это положение установлено в статье 188 Трудового кодекса РФ, вступившего в силу в феврале 2002 года. Напомним, что эта компенсация могла выплачиваться и до 2002 года. Аналогичная норма была установлена в статье 117 КЗоТ РФ.

Порядок выплаты компенсации

Прежде всего напомним, что компенсация не может выплачиваться любому сотруднику фирмы, использующему свой автомобиль. Денежная компенсация положена только тем сотрудникам, работа которых связана с постоянными служебными разъездами (например, курьер, менеджер, исполнительный директор и т. д.). Разъездной характер работы должен быть закреплен в должностных инструкциях.
Сумму компенсации определяет руководитель организации по договоренности с работником. Как правило, размер компенсации зависит от интенсивности использования и марки автомобиля, который эксплуатируется в служебных целях. Компенсация назначается с учетом того, что работник должен оплатить свои расходы, связанные с покупкой бензина, текущим ремонтом автомобиля и т. д. Поэтому, если сотрудник получает компенсацию, никакие дополнительные деньги, связанные с оплатой расходов по эксплуатации машины, ему не полагаются.
Компенсация начисляется на основании приказа руководителя. Типового бланка для такого приказа нет. Поэтому он составляется в произвольной форме. Как правило, в приказе указывают фамилию, имя и отчество сотрудника, которому назначается компенсация, его должность и ежемесячную сумму компенсации. Приказ может выглядеть, например, так:

Для того чтобы получить компенсацию, работники должны представить в бухгалтерию нотариально заверенную копию технического паспорта автомобиля. Если автомобиль используется по доверенности, в бухгалтерию сдается ее копия.
Выдается компенсация один раз в месяц.
Обратите внимание: компенсация не выдается в тех случаях, когда личный автомобиль сотрудником не используется. Например, если сотрудник находится в отпуске, командировке или болеет.

Порядок налогообложения компенсации

Как мы указали выше, компенсация может выплачиваться в любой сумме. Однако для целей налогообложения сумма компенсации нормируется.
До 1 января 2002 года норма компенсации была установлена приказом Минфина России от 4 февраля 2000 г. № 16н. Причем сумма компенсации зависела от марки автомобиля, который использовался сотрудником. Так, например, если сотрудник эксплуатировал автомобиль «Москвич» или «Иж», норма компенсации составляла 173 рубля в месяц, если автомобиль «ЗАЗ» – 116 рублей.
С 1 января 2002 года норма компенсации установлена постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Теперь сумма компенсации зависит не от марки, а от объема двигателя автомобиля.
Так, если объем двигателя не превышает 2000 кубических сантиметров (двух кубических литров), то компенсация выплачивается в сумме 1200 рублей.
Если объем двигателя больше 2000 кубических сантиметров (двух кубических литров), то компенсация выплачивается в сумме 1500 рублей.
Отметим, что до 1 января 2002 года компенсация за использование иностранного автомобиля выплачивалась по нормам, предусмотренным для отечественного транспорта с аналогичными техническими характеристиками.
Это положение часто вызывало споры с налоговой инспекцией. Связано это с тем, что нормы для выплаты компенсации были установлены только для отечественных автомобилей. Если работник пользовался, например, автомобилем «BMW», то бухгалтеру было очень сложно найти отечественный автомобиль с аналогичными характеристиками.
Теперь это положение отменено, и сумма компенсации зависит только от объема двигателя машины. Какой автомобиль используется – отечественный или иностранный, – значения не имеет.
Новое постановление не предусматривает выплаты компенсации сотрудникам, использующим личный мотоцикл. С 1 января такие сотрудники права на компенсацию не имеют. Если она будет им выплачиваться, то вся сумма компенсации считается сверхнормативной.
Порядок налогообложения компенсации представим в таблице.

Как видно из таблицы, сумма компенсации не облагается единым социальным налогом независимо от того, в пределах или сверх норм она выплачивается. Связано это с тем, что ЕСН не облагаются:

– все виды компенсаций (в том числе за использование личного автомобиля), выплачиваемых в пределах установленных норм (п. 1 ст. 238 НК РФ);
– любые выплаты, которые не учитываются при налогообложении прибыли (п. 3 ст. 236 НК РФ). Компенсация за использование автомобиля, выплачиваемая сверх установленных норм, налогооблагаемую прибыль не уменьшает и поэтому ЕСН не облагается.

Обратите внимание: в 2002 году действуют два вышеупомянутых документа, в которых установлена предельная норма компенсации (постановление Правительства РФ и приказ Минфина России).
Причем постановление правительства принято в порядке, установленном той главой НК РФ, которая регулирует исключительно порядок уплаты налога на прибыль.
Становится непонятно, каким из документов следует руководствоваться при исчислении, например, налога на доходы физических лиц. Этим налогом не облагаются любые компенсационные выплаты, выдаваемые «в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации» (ст. 217 НК РФ). Однако и первый, и второй документы приняты «в соответствии с законодательством Российской Федерации».
По нашему мнению, при исчислении всех налогов надо руководствоваться постановлением Правительства РФ. Этот документ имеет большую юридическую силу, утвержден позднее, чем приказ Минфина России, и принят в соответствии с требованиями налогового законодательства.
Обратите внимание: в отличие от заработной платы компенсация уменьшает прибыль только после ее фактической выдачи (зарплата учитывается при налогообложении прибыли после ее начисления).
Поэтому компенсацию, причитающуюся работнику за истекший месяц, лучше всего выдавать в его последних числах (например, компенсацию за апрель 2002 года – 30 апреля).

Бухгалтерский учет компенсации

Сумма компенсации (как в пределах, так и сверх норм) отражается в учете в том же порядке, что и заработная плата сотрудника, которому она выдается (то есть на счетах по учету затрат в корреспонденции со счетом 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»).
Как начислить компенсацию, покажет пример.

Пример. В феврале 2002 года менеджеру торговой организации ЗАО «Актив» А.Н. Петрову назначена ежемесячная компенсация за использование личного автомобиля в сумме 1800 руб. Объем двигателя автомобиля Петрова – 1600 куб. см (1,6 куб. л).
Заработная плата Петрова – 8000 руб. в месяц. Петрову положен стандартный налоговый вычет в сумме 400 руб. Регрессивную ставку по ЕСН «Актив» не применяет.
«Актив» уплачивает взнос по страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний по тарифу 0,2 процента.
Компенсация выплачивается в конце каждого месяца. Заработная плата за отработанный месяц выплачивается 5-го числа следующего месяца.
28 февраля 2002 года бухгалтер «Актива» должен сделать следующие записи:

Дебет 44 Кредит 70
– 8000 руб. – начислена заработная плата Петрову;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»
– 988 руб. ((8000 руб. – 400 руб.) x 13%) – начислен налог на доходы физических лиц;
Дебет 44 Кредит 68 субсчет «Расчеты по ЕСН с федеральным бюджетом»
– 2240 руб. (8000 руб. x 28%) – начислен ЕСН в части, перечисляемой в федеральный бюджет;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по ЕСН с федеральным бюджетом»
Кредит 69 субсчет «Расчеты по обязательному пенсионному страхованию»
– 1120 руб. (8000 руб. x 14%) – начислен взнос на обязательное пенсионное страхование;
Дебет 44
Кредит 69 субсчет «Расчеты по ЕСН с Фондом социального страхования»
– 320 руб. (8000 руб. x 4%) – начислен ЕСН в части, перечисляемой в Фонд социального страхования РФ;
Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты по ЕСН с фондами обязательного медицинского страхования»
– 288 руб. (8000 руб. x 3,6%) – начислен ЕСН в части, перечисляемой в фонды обязательного медицинского страхования;
Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты по взносу на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний с Фондом социального страхования»
– 16 руб. (8000 руб. x 0,2%) – начислен взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
Дебет 44 Кредит 70
– 1800 руб. – начислена компенсация за использование Петровым личного автомобиля в служебных целях.

Компенсация, выплачиваемая Петрову, превышает установленную норму на 600 руб. (1800 – 1200). Эта сумма не уменьшает налогооблагаемую прибыль, облагается налогом на доходы физических лиц и взносом на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.
Далее бухгалтер «Актива» должен сделать записи:

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»
– 78 руб. (600 руб. x 13%) – начислен налог на доходы физических лиц;
Дебет 44 Кредит 69 субсчет «Расчеты по взносу на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний с Фондом социального страхования»
– 1 руб. (600 руб. x 0,2%) – начислен взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
Дебет 70 Кредит 50
– 1722 руб. (1800 – 78) – выдана компенсация за использование личного автомобиля Петрову.

C. Смирнов, налоговый консультант
Материал предоставлен журналом "ПРАКТИЧЕСКАЯ БУХГАЛТЕРИЯ"

Подпишись на рассылку