Командировочные расходы и полевое довольствие. Новые нормы

Расходы на командировки

По статье 168 Трудового кодекса РФ сотрудникам, направленным в командировку, ваша фирма должна оплатить:

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные):
• другие расходы, которые сотрудник оплатил с разрешения руководителя фирмы (например, затраты на оформление визы, загранпаспорта и т. д.).

Если командировка сотрудника связана с производственной деятельностью фирмы, то эти расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль. Исключение из этого порядка предусмотрено для суточных. Суточные уменьшают прибыль только в пределах установленных норм. Напомним, что до 2002 года помимо суточных также нормировались расходы по найму жилого помещения. Теперь такого ограничения нет.

Особенности выплаты суточных

Норма суточных установлена постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93. С 1 января 2002 года она составляет 100 рублей в сутки при командировках по территории России. По сравнению с 2001 годом норма суточных увеличилась почти в два раза (в 2001 году суточные составляли 55 рублей в день).
Правительство РФ установило нормы суточных и по зарубежным командировкам. Эти нормы также значительно изменились. Например, при поездке в США норма возросла с 58 до 67 долларов в сутки. С нормами суточных при командировках в зарубежные страны вы можете ознакомиться в рубрике «Справочная информация» этого номера журнала.
Размер суточных устанавливает руководитель организации и утверждает своим приказом. Причем суточные могут выплачиваться как в пределах, так и сверх норм. Этот приказ, например, может выглядеть так:

Если суточные выдаются в пределах норм, то их сумма уменьшает налогооблагаемую прибыль, не облагается налогом на доходы физических лиц, ЕСН и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.
Если суточные выдаются сверх установленных норм, то сумма превышения:

• не уменьшает налогооблагаемую прибыль;
• облагается налогом на доходы физических лиц;
• облагается взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

ЕСН на суточные, выданные сверх норм, не начисляется. Связано это с тем, что по НК РФ этим налогом не облагаются любые выплаты, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль (в том числе сверхнормативные суточные).

Особенности оплаты других расходов по командировке

Все расходы сотрудника, связанные с командировкой, уменьшают налогооблагаемую прибыль. Однако бухгалтер должен помнить, что такие расходы должны быть подтверждены документами (счетами на оплату услуг гостиницы, железнодорожными и авиационными билетами и т. д.). Обратите внимание: не учитываются при налогообложении прибыли расходы на обслуживание сотрудника в барах, ресторанах, номере, рекреационно-оздоровительных объектах. Эти расходы должны оплачиваться сотрудником за счет суточных.
Не позднее пяти дней после возвращения из командировки сотрудник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет (форма № АО-1), к которому прилагаются все документы.
Напомним, что в 2001 году в себестоимость включались затраты по найму жилых помещений даже в том случае, если у сотрудника не было документов, подтверждающих эти расходы. Теперь такие расходы при налогообложении прибыли не учитываются. Однако эти расходы могут быть оплачены за счет фирмы. Если расходы оплачиваются из расчета 12 рублей в сутки, то их сумма не облагается налогом на доходы физических лиц и взносом на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. ЕСН на сумму расходов, не подтвержденных документами, не начисляется независимо от их размера.
Сумма НДС, уплаченная при покупке проездных билетов, постельных принадлежностей в поездах, а также при найме жилья, принимается к налоговому вычету. НДС исчисляется расчетным путем по ставке 16,67 процента от общей суммы этих расходов (без налога с продаж).
Расходы на командировку уменьшают налогооблагаемую прибыль в том отчетном периоде, в котором авансовый отчет был утвержден руководителем фирмы. Поэтому если сотрудник прибыл из командировки, например, 30 марта, а авансовый отчет был утвержден в апреле, то командировочные расходы учитываются при налогообложении прибыли только во II квартале.

Пример 1.
ЗАО «Актив», расположенное в Москве, направило своего сотрудника А.Н. Иванова в командировку в Санкт-Петербург на 15 дней. Перед отъездом Иванову были выданы деньги в сумме 15 000 руб. на оплату командировочных расходов. По приказу руководителя «Актива» командированным сотрудникам суточные выдаются в размере 300 руб. в день. Поэтому Иванову было дополнительно выдано 4500 руб. (300 руб. x 15 дн.). «Актив» уплачивает взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний по тарифу 0,2 процента.
При выдаче денег Иванову бухгалтер «Актива» должен сделать запись:

Дебет 71 Кредит 50
– 19 500 руб. (15 000 + 4500) – выданы деньги Иванову на оплату командировочных расходов.

После возвращения из командировки Иванов представил в бухгалтерию авансовый отчет, к которому были приложены документы, подтверждающие его расходы. Общая сумма расходов Иванова составила 14 550 руб., в том числе:
– на проезд до Санкт-Петербурга и обратно – 1800 руб. (в том числе налог с продаж – 86 руб.);
– на проживание в гостинице – 11 250 руб. (в том числе налог с продаж – 536 руб.).
Бухгалтер «Актива» должен сделать проводки:

Дебет 19 Кредит 71
– 286 руб. ((1800 руб. – 86 руб.) x 16,67%) – учтен НДС по расходам на проезд;
Дебет 19 Кредит 71
– 1786 руб. ((11 250 руб. – 536 руб.) x 16,67%) – учтен НДС по расходам на проживание;
Дебет 26 Кредит 71
– 12 478 руб. (1800 – 286 + 11 250 – 1786) – учтены расходы на проезд и проживание Иванова;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 2072 руб. (286 + 1786) – принята к вычету сумма НДС по командировочным расходам;
Дебет 26 Кредит 71
– 4500 руб. – учтены суточные, выданные Иванову.
Сумма суточных, выданных Иванову сверх установленных норм, составит:
4500 руб. – 100 руб. x 15 дн. = 3000 руб.

Эта сумма не уменьшает налогооблагаемую прибыль, облагается налогом на доходы физических лиц и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.
При начислении этих налогов бухгалтеру нужно сделать проводки (порядок применения стандартных налоговых вычетов не рассматривается):

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»
– 390 руб. (3000 руб. x 13%) – удержан налог на доходы физических лиц с суммы сверхнормативных суточных;
Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты по страхованию от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 6 руб. (3000 руб. x 0,2%) – начислен взнос на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

За время командировки Иванов израсходовал денег больше, чем ему было выдано. Сумма перерасхода должна быть ему возмещена. Эта сумма составит:
4500 руб. + 1800 руб. + 11 250 руб. – 15 000 руб. = 2550 руб.
При выплате денег Иванову бухгалтеру нужно сделать запись:

Дебет 71 Кредит 50
– 2550 руб. – выплачены деньги Иванову.

Обратите внимание: до 2002 года размер суточных был установлен в валюте той страны, куда направлялся сотрудник. Начиная с 2002 года все нормы установлены в долларах США. В связи с этим у бухгалтеров появилась дополнительная работа. Так, если работник был командирован в страну, где доллары США не обращаются (например, в европейские государства), то бухгалтеру следует пересчитать суточные сначала в рубли, а затем в валюту той страны, куда был направлен сотрудник.

Пример 2.
ООО «Пассив» направило своего работника Д.Н. Петрова в командировку в Германию на четыре дня. По приказу руководителя «Пассива» суточные при загранкомандировках выдаются в пределах норм, установленных Правительством РФ. Норма возмещения суточных за каждый день пребывания в Германии составляет 58 долл. США. Суточные были выданы Петрову в евро. Билеты на перелет, а также расходы по оформлению выездных документов фирма оплачивала самостоятельно.
Официальный курс, установленный Банком России, на день выдачи подотчетных средств составил:
– доллар США – 30,58 руб./USD;
– евро – 26,99 руб./EUR.
Петрову полагаются суточные в размере:
(58 USD x 4 дн. x 30,58 руб./USD : 26,99 руб./EUR = 263 EUR.
Для оплаты других командировочных расходов Петрову дополнительно выдано 700 евро. Общая сумма денег, выданных Петрову, составила 963 евро (263 + 700).
При выдаче денег бухгалтер сделал запись:

Дебет 71 Кредит 50
– 25 991 руб. (963 EUR x 26,99 руб./EUR) – выданы Петрову деньги на оплату командировочных расходов.

После возвращения из командировки Петров представил счет на проживание в гостинице на сумму 540 евро (180 EUR x 3 дн.). Выданная под отчет сумма оказалась больше фактических расходов работника. Поэтому остаток валюты в размере 160 евро (963 – – 540 – 263) должен быть возвращен в кассу «Пассива».
На дату утверждения авансового отчета курс евро составил 27,11 руб./EUR.
Бухгалтер «Пассива» должен сделать проводки:

Дебет 71 Кредит 91-1
– 116 руб. ((27,11 руб./EUR – 26,99 руб./EUR) x 963 EUR) – отражена курсовая разница по подотчетным средствам;
Дебет 26 Кредит 71
– 14 639 руб. (540 EUR x 27,11 руб./EUR) – учтены расходы на проживание Петрова;
Дебет 26 Кредит 71
– 7130 руб. (263 EUR x 27,11 руб./EUR) – учтены расходы на выплату Петрову суточных;
Дебет 50 Кредит 71
– 4338 руб. (160 EUR x 27,11 руб./EUR) – остаток неизрасходованной валюты возвращен в кассу.

Расходы на выдачу полевого довольствия

Сотрудникам, работающим в полевых условиях, вместо суточных выплачивается полевое довольствие. На полевое довольствие имеют право работники:

• геолого-разведочных и топографо-геодезических организаций;
• лесоустроительных организаций;
• организаций, разрабатывающих месторождения драгоценных металлов и камней со сроком отработки до семи лет.

Для целей налогообложения полевое довольствие нормируется. Если полевое довольствие выдается в пределах норм, то его сумма уменьшает налогооблагаемую прибыль, не облагается налогом на доходы физических лиц, ЕСН и взносом на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.
Если полевое довольствие выплачивается сверх норм, то сумма превышения не учитывается при налогообложении прибыли, облагается налогом на доходы физических лиц и взносом на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. ЕСН на сумму полевого довольствия не начисляется независимо от того, в пределах или сверх норм оно выдается.
В 2001 году размер полевого довольствия был кратен суточным, выплачиваемым при командировках по России. Так, при работе на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера, Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, полевое довольствие выдавалось в двукратном размере суточных, при работе в других районах – полуторакратном.
Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 с 1 января 2002 года установлены новые нормы полевого довольствия. Теперь полевое довольствие выплачивается в твердой сумме. Норма довольствия составляет:

• за работу в районах Крайнего Севера, в Хабаровском и Приморском краях и в Амурской области – 200 рублей в сутки;
• за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в этих районах, – 75 рублей в сутки;
• за работу в полевых условиях в других районах – 150 рублей в сутки;
• за работу на базах геолого-разведочных организаций в других районах – 50 рублей в сутки.

Порядок выдачи довольствия не изменился. Как и прежде, довольствие выплачивается за каждый календарный день нахождения в полевых условиях. Довольствие полагается и тем сотрудникам, которые:

• заболели;
• находятся в отпуске по беременности и родам;
• выполняют государственные обязанности.

Правда, такие работники имеют право на довольствие, если они находятся на полевых базах организации.
Довольствие не полагается сотрудникам, которые:

• могут ежедневно возвращаться с места работы к месту жительства (при условии, что работник на дорогу тратит не больше четырех часов);
• находятся в ежегодном отпуске или на санаторно-курортном лечении;
• находятся в командировке (таким сотрудникам вместо довольствия выдаются суточные).

Полевое довольствие отражается в учете в том же порядке, что и заработная плата.

А. Исанова, эксперт журнала "Московский бухгалтер"
Д. Смотров, аудитор
Материал предоставлен журналом "Практическая бухгалтерия"

Подпишись на рассылку