Готовимся к аудиторской проверке

Проверка организационно-распорядительной документации

Одними из первых документов, которые запрашивают аудиторы, будут приказы об учетной политике: бухгалтерской и налоговой. Все изменения законодательства, которые произошли после их принятия, должны быть учтены. Для этого составьте дополнения к учетной политике.
Если в проверяемом периоде вы проводили инвентаризацию, у вас могут затребовать:
— приказы об утверждении состава инвентаризационной комиссии и сроках инвентаризации;
— отчеты о проведенных мероприятиях (инвентаризационные акты, описи, сличительные ведомости и т. д.)
О том, какие документы надо составлять при инвентаризации, читайте в бераторе "Первичные документы" на странице II/04/01.
Аудиторы вправе ознакомиться и с кадровыми документами. В первую очередь это штатное расписание, трудовые договоры, положение об оплате труда и премировании, табели учета рабочего времени и т. д. Многие фирмы, особенно небольшие, не составляют все эти документы. С точки зрения аудитора, это нарушение. Оно не позволит фирме получить безоговорочно положительное заключение.

Проверка первичных документов

Продолжаем подготовку к предстоящему аудиту проверкой первичных документов (накладных, актов, счетов и т. д.). Они могут быть выписаны как поставщиками, так и самой фирмой.

Формы первичных документов есть в постановлениях Госкомстата от 30 октября 1997 г. № 71а, от 18 августа 1998 г. № 88, от 25 декабря 1998 г. № 132, от 6 апреля 2001 г. № 26

Госкомстат разрабатывает специальные альбомы первичных документов. Их должны применять все фирмы. Если формы какого-то документа нет в таком альбоме, то фирма может разработать ее сама. При этом в ней надо указать:
- название документа и дату его составления;
- наименование фирмы, которая составила документ;
- содержание хозяйственной операции и единицы ее измерения (рубли, тонны и т. д.);
- должностных лиц, которые ответственны за операцию, и их подписи.
Первичные документы должны быть составлены во время операции или сразу после ее завершения (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Но на практике это не всегда возможно. Счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ нередко поступают в бухгалтерию по окончании месяца (квартала). Иногда у бухгалтера оказывается не оригинал документа, а его факсимильная копия, которую приходится принимать к учету.

Порядок составления счетов-фактур смотрите в статье 169 Налогового кодекса

При подготовке к аудиту определите, каких документов не хватает и какие неправильно оформлены. Недостающие документы контрагентов (поставщиков, подрядчиков и т. д.) запросите у них, а факсимильные копии замените оригиналами.
Особое внимание обратите на счета-фактуры. Если они будут неправильно составлены, вы не сможете принять к вычету НДС.

Проверка бухгалтерских и налоговых регистров

Большинство фирм ведут учет на компьютерах. Регулярно распечатывайте регистры учета и сшивайте их. Пусть главный бухгалтер подпишет их и поставит печать.
Сверьте бухгалтерские регистры с отчетностью. Остатки по счетам из оборотно-сальдовых ведомостей, Главной книги и т. д. на конец отчетного периода (квартал, полугодие и т. д.) должны соответствовать данным баланса.
При проверке налоговых регистров обратите внимание на правильность составления:
— журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж. Они есть в постановлении Правительства от 2 декабря 2000 г. № 914. Проверьте, все ли зарегистрированные в журнале учета счета-фактуры подшиты в нем;
— налоговых карточек по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ). Возьмите их из приказа МНС от 1 ноября 2000 г. № БГ-3-08/379. Проверьте, правильно ли вы дали сотрудникам вычеты и все ли оправдательные документы на месте (например, справки на детей);
— индивидуальных карточек учета начисленного ЕСН. О том, как заполнять такую карточку, рассказано в приказе МНС от 21 февраля 2002 г. № БГ-3-05/91;

Регистры, которые предложили налоговики, есть в информационном сообщении МНС от 19 декабря 2001 г.

- регистров по налогу на прибыль. Если операция одинаково отражается в бухгалтерском и налоговом учете, не ведите специальные регистры по налогу на прибыль. Укажите на это в "налоговой" учетной политике. Также при необходимости регистры бухучета можно дополнить отдельными строками, чтобы они соответствовали Налоговому кодексу.

Проверка порядка ведения кассовых операций

Проверьте порядок составления кассовой книги. Она должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью фирмы. Записи в книгу должны вноситься в конце каждого дня, когда проводились операции по кассе. Все записи делаются в двух экземплярах (под копирку). Второй экземпляр страниц отрывной. Он будет отчетом кассира, к которому должны быть приложены первичные документы (например, приходные или расходные кассовые ордера).
В приходных и расходных кассовых ордерах проверьте, чтобы все их реквизиты были заполнены. Распространенная ошибка, когда в "расходнике" нет данных о документе, который удостоверяет личность человека, получающего деньги.

Бланк расходного кассового ордера утвержден Госкомстатом (постановление от 18 августа 1998 г. № 88)

Тщательно проверьте расчеты с подотчетными лицами. Ко всем авансовым отчетам должны быть подшиты оправдательные документы. Их названия укажите на обороте отчета. Все сотрудники должны сдавать эти отчеты:
- после возвращения из командировки — в течение трех дней (по иностранным командировкам - в течение 10 дней);
- по расходам на хозяйственные нужды — в течение трех дней после истечения срока, на который выданы деньги.
Кроме того, выдача денег под отчет должна быть оформлена приказами: о выдаче денег на хозяйственные нужды, на представительские расходы, о направлении в командировку и т. д.

Пример 1. Менеджеру Иванову И.И. 12 ноября выданы деньги для закупки канцтоваров — 5000 руб. По ним установлен срок возврата — 18 ноября.
Последний день, когда Иванов может сдать авансовый отчет в бухгалтерию, — 21 ноября.
Приказ о выдаче денег под отчет будет выглядеть так:

Приказ
от 12 ноября 2002 г.	№ 21
Выдать менеджеру Иванову И.И. 5000 рублей под отчет для приобретения канцтоваров. Денежные средства выдаются под отчет на срок до 18 ноября 2002 года (включительно).
Генеральный директор ООО "Пассив"	/Ковалев С.Д./

Ваша фирма может продавать товары населению за наличные. В этом случае вы должны пробивать кассовые чеки. При этом на каждый кассовый аппарат должен составляться журнал кассира-операциониста.

О заполнении журнала кассира-операциониста читайте в бераторе "Первичные документы" на странице V/03/09

Особое внимание уделите правильности оформления случаев возврата денег покупателям через кассу. В этом случае должен быть составлен специальный акт (форма № КМ-3). Проверьте, приложены ли к нему кассовые чеки, которые были выданы покупателю при продаже товара. Аналогичный акт составляется, если по кассе были ошибочно пробиты какие-то суммы.
Подробнее о составлении акта (форма № КМ-3) читайте в июньском номере нашего журнала в статье "Применение ККМ: порядок проведения проверок".
Выручку от продажи товаров за наличные можно проверить так. Возьмите Z-отчеты по всем вашим кассовым аппаратам. Сложите показания счетчиков (накопительная часть) на конец месяца (квартала). Из полученной суммы вычтите их показания на начало месяца (квартала). Этот результат уменьшите на правильно оформленные возвраты денег покупателям. Получившаяся цифра должна совпадать с выручкой, показанной в журналах кассиров-операционистов, кассовой книге и бухгалтерском учете.

Ремонт кассовых аппаратов делают в специализированных центрах

Обратите внимание: кассовый аппарат может быть сдан в ремонт и там обнулен. Центр технического обслуживания составляет специальный акт, в котором показывает, какой накопительный итог был на счетчике аппарата при его приеме в ремонт и чему он равен после ремонта. Учтите эти показания при сверке Z-отчетов и данных бухучета.

Пример 2. У ООО "Баланс" есть два кассовых аппарата.
По состоянию на начало ноября на счетчике аппарата № 1 было 27 800 руб., на счетчике аппарата № 2 — 120 500 руб.
По состоянию на конец ноября счетчик аппарата № 1 показывал 95 600 руб., а счетчик аппарата № 2 — 11 400 руб.
В ноябре из кассы ООО "Баланс" было возвращено покупателям 2400 руб. (вся сумма по аппарату № 1).
Аппарат № 2 был сдан в ремонт 4 ноября (на счетчике 133 000 руб.), а 20 ноября возвращен фирме (на счетчике 0 руб.). ЦТО выдал акт об обнулении показаний счетчика.
По аппарату № 1 получено (по счетчикам):
95 600 руб. — 27 800 руб. — 2400 руб. = 65 400 руб.
По аппарату № 2 получено (по счетчикам):
133 000 руб. — 120 500 руб. + 11 400 руб. = 23 900 руб.
Итого по Z-отчетам выручка ООО "Баланс" составила:
65 400 руб. + 23 900 руб. = 89 300 руб.
В бухгалтерском учете выручка от продажи товаров за наличный расчет равна 86 000 руб.
Бухгалтер выявил расхождение:
89 300 руб. — 86 000 руб. = 3300 руб.
На эту сумму надо увеличить выручку в учете, доплатить налоги и удержать деньги с сотрудников, виновных в недостаче.

Проверка обоснованности применения льгот

Если вы пользуетесь льготами по налогам, проверьте их обоснованность. Для этого посмотрите:
— не изменилось ли в проверяемом периоде законодательство, по которому вы пользуетесь льготой;
— не нарушили ли вы в проверяемом периоде ограничения, которые надо соблюдать при пользовании льготой. Например, у фирмы резко увеличилось количество сотрудников, и она потеряла статус малого предприятия. Или выручка превысила установленную законом "пороговую" величину;
— соответствуют ли заключаемые вами договоры условиям, на которых выдается льгота, и т. д.
Напоминаем: если фирма занимается несколькими видами деятельности, один из которых подпадает под льготу, — надо вести раздельный учет.

Обобщение данных об исправительных проводках

Если бухгалтер сам нашел ошибку, сдал уточненные декларации и заплатил доначисленный налог и пени, инспекция не сможет его оштрафовать

Российское законодательство постоянно меняется. Поэтому бухгалтерам часто приходится вносить исправления в учет. Информацию об исправительных проводках за проверяемый период нужно систематизировать. Это снимет лишние вопросы у аудитора и позволит уменьшить время проверки (а значит, вы сэкономите деньги). Для этого в произвольной форме составьте справку. В ней укажите:
— дату внесения исправлений;
— период, в котором допущена ошибка (если его можно установить);
— содержание операции и соответствующую проводку;
— сумму исправления.
Часто при исправлении бухучета меняются и суммы налогов, которые надо заплатить. Поэтому проверьте:
— подавали ли вы в налоговую инспекцию уточненные расчеты;
— есть ли у вас платежные поручения, которые подтверждают доплату налога и пеней.

Результаты прошлых проверок

Многие фирмы проходят аудит ежегодно. Аудиторы при проведении проверок таких предприятий обязательно знакомятся с заключениями своих предшественников. Все замечания за прошлые годы должны быть устранены до начала новой проверки. Но часто возникают ситуации, когда о таких замечаниях "забывают". Например, при смене главного бухгалтера.
При подготовке к аудиту обязательно прочитайте ранее полученные заключения. Проверьте, все ли замечания устранены. Не допускали ли вы в проверяемом периоде ошибок, похожих на те, которые ранее выявили проверяющие? Если такие ошибки были или замечания не устранены — внесите исправления в учет.

Аудиторская проверка началась...

Обычно аудиторы работают в офисе проверяемой фирмы. Поэтому оборудуйте рабочие места для них.
Регистры учета у многих занимают целые тома. Проверять их аудиторам неудобно, да и для фирм их дополнительная распечатка — новые расходы. Поэтому часто целесообразно открыть проверяющим доступ к бухгалтерской программе. Но не забудьте обеспечить защиту своей информации. Установите аудиторам доступ к программе в режиме "только для чтения".
Некоторые фирмы не могут принять аудиторов у себя (маленький офис, переезд из одного помещения в другой и т. д.). В этом случае заранее согласуйте с вашим аудитором, что он будет проводить проверку в своем офисе. Также определите, как ему будут передаваться необходимые документы.

Об аудиторском заключении читайте в постановлении Правительства от 23 сентября 2002 г. № 696 (стандарт № 6)

По итогам проверки аудитор составляет заключение. Обычно оно бывает условно-положительным. Это значит, что отчетность фирмы достоверна, но проверяющие нашли незначительные ошибки, которые должны быть устранены.
Если аудитор не обнаружит у вас ошибок, вы получите безоговорочно положительное заключение. Но такое случается редко.
Если фирма не передаст аудитору все затребованные им документы, он может отказаться от выражения мнения или дать отрицательное заключение. В первом случае у вас возникнут проблемы с поиском нового аудитора, так как отказ предыдущего говорит о том, что у фирмы есть проблемы с учетом. До отрицательного заключения лучше дело не доводить — это чревато полной сменой руководства или ликвидацией фирмы.

С. ШКОЛИНА, аудитор, компания "А.И. Аудит-Сервис"
Материал предоставлен журналом "Практическая бухгалтерия"
(опубликован в 11-м номере журнала за 2002 год)