Как учитывать книги и журналы: последние разъяснения Минфина

Как отразить оплату изданий

Заплатить за печатные издания можно двумя способами:
— авансом. В этом случае фирма сначала перечисляет деньги, а потом в течение определенного времени получает журналы или газеты. Как правило, подписка оформляется на три или шесть месяцев;
— непосредственно в издательстве или в магазине. При этом вы платите деньги и сразу получаете печатную продукцию.
Большинство фирм использует первый вариант. Перечисленные за журналы деньги учтите как выданные авансы:

Дебет 60 субсчет "Авансы выданные" Кредит 51
— перечислены деньги за подписку.

Обратите внимание: налоговый инспектор может посчитать, что предоплату за издания надо учитывать как расходы будущих периодов. В этом случае у вас образуется долг по налогу на имущество. Дело в том, что расходы будущих периодов увеличивают этот налог.
В этом случае не соглашайтесь с инспектором. Свою позицию обоснуйте так.

ПБУ 10/99 есть в приказе Минфина от 6 мая 1999 г. № 33н

Расходы возникают в том случае, если у фирмы уменьшаются экономические выгоды (например, вы заплатили поставщику материалов). Так написано в пункте 16 ПБУ 10/99.

Но при оплате подписки этого не происходит. Ведь вы еще не получили никакой продукции. Фирма просто произвела предоплату. Поэтому перечисленные деньги надо учитывать как выданные авансы.
Если вы не хотите спорить с налоговым инспектором, то отразите затраты на подписку как расходы будущих периодов. Как это сделать, вы можете прочитать в бераторе "Корреспонденция счетов" на странице VIII/97/03.

Пример 1. ЗАО "Актив" подписалось на первые шесть месяцев 2003 года на журнал "Практическая бухгалтерия". За это фирма заплатила 1200 руб. (в том числе 10% НДС — 109 руб.).
Бухгалтер "Актива" отразил подписку так:
Дебет 60 субсчет "Авансы выданные" Кредит 51
— 1200 руб. — перечислены деньги за подписку.

По мере того как будут приходить очередные номера журналов или газет, списывайте их стоимость на затраты. Как это сделать, рассказал Минфин в недавно опубликованном письме от 26 августа 2002 г. № 16-00-12/19.

Как отразить поступление изданий

Печатные издания учитывайте как основные средства. Каждый полученный журнал, бератор или книгу отражайте отдельно.
Поступление литературы отразите так:
Дебет 08 Кредит 60
— получено издание;
Дебет 19 Кредит 60
— отражен НДС;
Дебет 60 Кредит 60 субсчет "Авансы выданные"
— зачтена предоплата;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19
— предъявлен к вычету НДС.
Обратите внимание: чтобы поставить НДС к вычету, у вас должен быть счет-фактура. Если у вас нет этого документа, то позвоните в издательство и попросите его выслать.
Полученные издания отразите в специальной книге по учету литературы. Специальной формы для нее не предусмотрено. Поэтому ведите ее в произвольном порядке. Например, эта книга может выглядеть так:

ООО "Актив"
Книга учета изданий, поступивших в октябре 2002 года

№ п/п	Дата поступления	Наименование издания	Стоимость (без НДС), руб.	Дата выбытия	Причина выбытия
1	5 октября 2002 года	Журнал «Практическая бухгалтерия»	200
2	10 октября 2002 года	Журнал «Расчет»	245
3	15 октября 2002 года	Бератор «Корреспонденция счетов»	2790
…	…	…	…	…	…

Амортизацию по полученным изданиям не начисляйте. После того как начнете использовать книги или журналы, спишите их стоимость на затраты:
Дебет 01 Кредит 08
— фирма начала использовать издание (например, передала журнал в бухгалтерию);
Дебет 26, 44 Кредит 01
— списана стоимость издания.

Стоимость изданий уменьшает налог на прибыль в момент их приобретения (подп. 6 п. 2 ст. 256 Налогового кодекса)

В книге учета изданий выбытие журналов, бераторов и другой литературы отразите после того, как вы их перестанете использовать. Например, уничтожите или продадите.
Обратите внимание: стоимость издания уменьшает налог на прибыль в момент их поступления на склад. Чтобы не вести отдельные налоговые регистры, начинайте использовать книги и журналы сразу после того, как их получите.

Пример 2. Воспользуемся данными примера 1. В январе 2003 года ЗАО "Актив" приобрело бератор "НДС от А до Я" за 4400 руб. (в том числе 10% НДС — 400 руб.). Это издание фирма покупала за наличный расчет в издательстве.
Кроме того, в январе фирма получила первый номер журнала "Практическая бухгалтерия". Его стоимость равна:
1200 руб. : 6 мес. = 200 руб.
В том числе НДС:
109 руб. : 6 мес. = 18 руб.
Поступление литературы бухгалтер "Актива" отразил так:
приобретение бератора
Дебет 71 Кредит 50
— 4400 руб. — выданы под отчет деньги на покупку бератора;
Дебет 08 Кредит 71
— 4000 руб. (4400 — 400) — оприходован бератор;
Дебет 19 Кредит 71
— 400 руб. — отражен НДС;
Дебет 01 Кредит 08
— 4000 руб. — бератор передан в бухгалтерию;
Дебет 26 Кредит 01
— 4000 руб. — списана стоимость бератора;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19
— 400 руб. — НДС принят к вычету;
поступление журнала "Практическая бухгалтерия"
Дебет 08 Кредит 60
— 182 руб. (200 — 18) — поступил журнал;
Дебет 19 Кредит 71
— 18 руб. — отражен НДС;
Дебет 01 Кредит 08
— 182 руб. — журнал передан в бухгалтерию;
Дебет 26 Кредит 01
— 182 руб. — списана стоимость журнала;
Дебет 60 Кредит 60 субсчет "Авансы выданные"
— 200 руб. — зачтен аванс;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19
— 400 руб. — НДС принят к вычету.

Н. ЖУРАВЛЕВА, эксперт журнала "Практическая бухгалтерия"
Материал опубликован в 11-м номере журнала