Как отправить сотрудника за границу

Если вы отправляете сотрудника за границу, то выдайте ему командировочные в иностранной валюте. Как рассчитать эту сумму и оформить загранкомандировку, написано в бераторе "Выплаты физическим лицам" на странице VI/01/01.
Чтобы вывезти деньги из России, сотруднику нужна специальная справка. Ее выдает банк. Важно правильно заполнить эту справку, иначе работнику на таможне не разрешат вывезти валюту. Как это сделать, таможенники рассказали в письме ГТК от 19 сентября 2002 г. № 13-15/37669.
Валюту для выплаты командировочных расходов можно снять со своего валютного счета или купить. После того как работник вернется из командировки, перед банком нужно отчитаться.

Как купить валюту

На валютном счете деньги есть только у экспортеров. Поэтому большинству фирм валюту приходится покупать.
Обратите внимание: для оплаты командировочных покупать валюту можно только безналичным путем. За наличные (например, в обменных пунктах) приобретать валюту нельзя.

Как покупать валюту, написано в Положении Центробанка от 25 июня 1997 г. № 62

Чтобы купить валюту, подайте в банк платежку. В разделе "Назначение платежа" укажите:

Покупка валюты для выплаты командировочных расходов по курсу банка.Сумма (без НДС) : 100 тысяч рублей 00 копеек.

Купленную валюту банк зачислит на ваш специальный транзитный валютный счет. С него вы можете снять деньги только для того, чтобы выплатить командировочные.
Как отразить покупку валюты в бухучете, написано в бераторе "Корреспонденция счетов" на странице V/52/05.

Как снять валюту со счета

Чтобы снять валюту со счета, необходимо:
— составить два приказа — о направлении сотрудника в командировку и о норме суточных;
— заполнить специальную заявку на покупку валюты.

Форма приказа о направлении сотрудника в командировку есть в постановлении Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26

Как составить приказы
Для приказа о направлении сотрудника в командировку предусмотрена специальная форма (№ Т-9 или Т-9а). Однако в ней нет графы для указания страны, куда едет сотрудник. Поэтому добавьте в форму № Т-9 или Т-9а такую строку:

Страна командирования _____________________________.

Приказ о норме суточных может выглядеть так:

ЗАО "Актив"

Приказ

от 8 января 2002 г

№ 0801/2002

Об установлении нормы суточных

Приказываю:В 2002 году установить размер суточных для загранкомандировок в следующих размерах:
— при командировках в США — 67 долларов США в день;
— при командировках в Германию — 58 долларов США в день;
— при командировках в Японию — 84 доллара США в день.

Руководитель ЗАО "Актив" ___________________ /Иванов И.И./

Нормы суточных указаны в постановлении Правительства от 8 февраля 2002 г. № 93

Вы можете установить любой размер суточных. Но налог на прибыль уменьшают только выплаты в пределах норм.
Со сверхнормативных суточных также заплатите налог на доходы физлиц и взносы на страхование от несчастных случаев.
Обратите внимание: нормы суточных установлены в долларах США. Поэтому если работник едет в те страны, где доллары не обращаются (например, европейские страны), то выдайте национальную валюту этого государства.
Как пересчитать доллары в другую валюту, написано в апрельском номере "Практической бухгалтерии" в статье "Командировочные расходы и полевое довольствие. Новые нормы".

Как заполнить заявку
Для заявки на снятие валюты есть специальная форма.

Форма заявки на снятие валюты есть в Положении Центробанка от 25 июня 1997 г. № 62

Эта заявка состоит из двух частей. Первую часть должна заполнить фирма, вторую - банк.
В заявке укажите название и коды вашей фирмы, сведения о человеке, который едет за границу, и т. д.
Обратите внимание: код СОАТО сейчас не действует. Поэтому вместо него напишите код ОКАТО.
Как нужно заполнить заявку, покажет пример.

Пример 1. ООО "Пассив" направляет сотрудника Иванова И.И. в загранкомандировку на 10 дней. Работник уезжает 15 ноября 2002 года.
Бухгалтер "Пассива" рассчитал, что Иванову надо выплатить 1300 долл. США.
Заявка будет заполнена так :

В банк принесите оригинал и копию заявки. На копии работник банка поставит отметку и вернет ее вам. После этого банк выдаст вам валюту.
Обратите внимание: валюту вы получите не раньше чем за 10 рабочих дней до отъезда сотрудника за границу.
Вместе с деньгами банк выдаст специальную справку по форме № 0406007. Эта справка будет оформлена на имя каждого командированного работника или на имя старшего группы.
Проверьте, правильно ли банк заполнил строку 7 этой справки. В ней должно быть написано:

Сумма (прописью): одна тысяча триста долларов США.Получено на командировочные расходы.

Без такой записи таможенники не разрешат вывезти деньги за границу.

Как отразить поступление денег в кассу

Полученную справку и деньги до отъезда работника храните в кассе. Получив справку, сделайте такую запись:
Дебет 006
— получена справка.
Поступление и выдачу справки отразите также в специальном журнале.

Журнал по учету валютных справок есть в Положении Центробанка от 25 июня 1997 г. № 62

Поступление денег отразите такой проводкой:
Дебет 50 субсчет "Валютная касса" Кредит 52
— поступила валюта в кассу фирмы.
Выдачу денег и справки командированному работнику отразите так:
Дебет 71 Кредит 50 субсчет "Валютная касса"
— выданы деньги на командировочные расходы;
Кредит 006
— выдана справка.

Если ваш работник в командировку поехать не смог, то валюту и справку № 0406007 верните в банк. Сделайте это в течение пяти рабочих дней с момента предполагаемого отъезда.
В бухучете возврат валюты отразите так:
Дебет 52 Кредит 50 субсчет "Валютная касса"
— возвращена валюта в банк.
Курс доллара на день поступления денег в кассу и на день выдачи денег работнику (день возврата валюты в банк) может быть разный. В результате на счете 50 субсчет "Валютная касса" образуется курсовая разница. Спишите ее так:
Дебет 91-2 Кредит 50 субсчет "Валютная касса"
— списана отрицательная курсовая разница;
Дебет 50 субсчет "Валютная касса" Кредит 91-1
— списана положительная курсовая разница.
Обратите внимание: отрицательная курсовая разница уменьшает облагаемую налогом прибыль фирмы, а положительная — увеличивает.

Как вывезти деньги за границу

Вывозить за границу валюту на командировочные расходы можно в любом размере. Правда, если эта сумма больше 1,5 тысяч долларов США, то придется показать таможеннику справку из банка по форме № 0406007.
Как правило, командированный берет с собой и личные деньги. Сумма собственных средств, вывозимых за границу, ограничена. Действует такой порядок:
— если сотрудник вывозит меньше 1,5 тысяч долларов США, то эти деньги нигде показывать не надо;
— сумму от 1,5 до 10 тысяч долларов США придется отразить в декларации, которую заполняют на границе;
— если же работник хочет вывезти более 10 тысяч долларов США, то придется получить специальное разрешение Банка России.
Чтобы доказать, что часть денег — это командировочные расходы, а часть — собственные, возьмите с собой справку № 0406007.

Пример 2. ООО "Сигма" отправляет сотрудника Петрова в загранкомандировку. Ему выдали командировочные расходы на сумму 1400 долл. США и справку № 0406007.
Кроме того, Петров взял с собой столько же собственных денег.
Таким образом, общая сумма вывозимой валюты равна:
1400 USD + 1400 USD = 2800 USD.
Однако декларировать вывозимые деньги Петрову не надо. Дело в том, что собственных денег у сотрудника только 1400 долл. США. Чтобы доказать это, Петрову достаточно предъявить таможеннику справку из банка.

Как отчитаться перед банком

После того как сотрудник вернется из командировки, он должен составить авансовый отчет и вернуть оставшиеся деньги. На это ему дается 10 календарных дней.

Форма авансового отчета есть в постановлении Госкомстата от 1 августа 2001 г. № 55

К авансовому отчету приложите все документы, связанные с поездкой:
- билеты;
- копию загранпаспорта;
- счета за проживание и т. д.
Обратите внимание: документы, написанные на иностранном языке, надо перевести. Перевод тоже приложите к авансовому отчету.

Как вернуть деньги
Неизрасходованную валюту командированный должен вернуть в кассу. Эти деньги сдайте в банк в течение 10 рабочих дней после их поступления в кассу. Банк продаст неизрасходованную валюту, рубли перечислит на ваш расчетный счет.
Как отразить операции по продаже неизрасходованной валюты, написано в бераторе "Корреспонденция счетов" на странице V/52/13.
Вместе с валютой в банк принесите такие документы:
— специальный отчет об израсходованной валюте;
— справку № 0406007, которую вам выдавал банк.
Если вы этого не сделаете, то вас оштрафуют. Фирме придется заплатить от 40 до 50 тысяч рублей, а руководителю или главному бухгалтеру — от 5 до 10 тысяч рублей.

Штраф за несвоевременную сдачу отчета в банк указан в статье 1525 КоАП

Как заполнить отчет об израсходованной валюте
В банк принесите два экземпляра отчета. Один из них останется в банке, а второй вам вернут со специальной отметкой.
Как заполнить отчет, расскажет пример.

Пример 3. Воспользуемся данными примера 1. После возвращения из командировки Иванов составил авансовый отчет (от 27 ноября 2002 г. № 56). По нему сотрудник израсходовал только 1200 долл. США. Остальные деньги он вернул в кассу:
1300 USD — 1200 USD = 100 USD.
Эти деньги "Пассив" вернул в банк 28 ноября 2002 года. Вместе с валютой фирма сдала:
— справку № 0406007;
— отчет об израсходованной валюте.
Отчет заполнен так.

П. СМИРНОВ, главный бухгалтер
Материал предоставлен журналом "Практическая бухгалтерия"