Когда НДС из командировки возвращается

Проблемы с НДС по командировочным расходам начались с середины лета 2002 года — момента вступления в силу Федерального закона от 29 мая 2002 г. № 57-ФЗ. Тогда из Налогового кодекса исключили абзац, где говорилось, что налоговый вычет по НДС можно получить, даже если у вас нет счетов-фактур.

Осенью МНС обновило Методические рекомендации к 21-й главе Налогового кодекса об НДС. Правила, по которым можно уменьшить сумму налога, теперь таковы. Чтобы принять НДС к вычету, при оплате услуг гостиниц за наличные необходимо получить счет-фактуру и расчетные документы (кассовый чек или бланк строгой отчетности). Счет-фактуру также нужно выбивать и в поезде при оплате постельного белья. А для того чтобы принять к вычету НДС, заплаченный при покупке билета, в нем должна быть отдельной строкой выделена сумма налога.

Дорога, дорога...

Найти на авиа- или железнодорожном билете выделенную сумму НДС невозможно. Ее там просто нет. «Вы бы видели эти билеты (речь идет о железнодорожных билетах. — Прим. ред.)! Никакого выделения НДС там и в помине нет. Рядом с сокращениями типа Н, СТР. и НсП стоят непонятные суммы. Можно только догадываться, что это номинальная стоимость билета, сумма страхового сбора и налог с продаж. Причем каким образом рассчитана, например, сумма налога с продаж, неясно. Мы пробовали разные варианты и на указанные цифры не выходили. В общем, приходится всю стоимость билета списывать на расходы. Боюсь, что так происходит по всей России. Ведь железнодорожные билеты оформляют в одной компьютерной программе», — жалуется Вера Кудрявцева, бухгалтер из Новороссийска.

В Министерстве путей сообщения нам сказали, что в ближайшее время все будет по-прежнему. Сами чиновники ничего менять не собираются, если только им не скажет это сделать правительство. Оно и понятно: чего волноваться, билеты и так покупать будут, ведь частных железнодорожных компаний у нас нет.

Казалось бы, наличие выделенного НДС в билете — большой плюс для авиакомпании. Ведь на рынке воздушных перевозок жесткая конкуренция. Но в таких крупных авиакомпаниях, как «Аэрофлот» и «Сибирь», нам заявили, что подобных планов насчет НДС у них нет. Зато интересную вещь поведала Ольга Немина, бухгалтер ОАО «Уральские авиалинии»: «У нас есть договоренность с администрацией Екатеринбурга. Тем, кто покупает билеты в Екатеринбург или оттуда, в билетах отдельной строкой выделяется НДС. По другим направлениям у нас пока билеты, в которых НДС не указан». Но это скорее единичный случай.

Выходом из сложившейся ситуации может стать покупка билетов по безналичному расчету через агентство или транспортную компанию. Продавец билетов выставляет накладную и счет-фактуру, в которых четко указаны все требуемые суммы. Например, так эту проблему для себя решила бухгалтер московской оптовой фирмы Анна Никифорова: «Мы уже давно покупаем билеты по безналу через агентство, и голову над тем, как принять к вычету НДС, не ломаем».

Квитанции по постельному белью в поезде тоже навевают тоску. Очень часто это тетрадный листок в клеточку с подписью проводника и с печатью машиниста. НДС, выделенный отдельной строкой, в таком «документе» искать бесполезно. «Я такой «листок из тетрадки» и для подтверждения расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, не беру. Суммы небольшие, а бумажка явно на документ не похожа», — делится Ольга Васильева, бухгалтер из Санкт-Петербурга. А мысль попросить у проводника к квитанции счет-фактуру вызывает только улыбку.

Конечно, есть бланк строгой отчетности «Квитанция о получении платы за пользование постельным бельем в поездах» (форма ВУ-9), который исправно выдают на некоторых направлениях. Но практика показывает, что далеко не на всех. Да и в этой квитанции НДС отдельной строкой никто не выделяет. Единственная польза от этого документа — нормальное подтверждение расходов для расчета налога на прибыль.

Но и с квитанцией не все так просто. Бланки строгой отчетности Минфин согласует с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК). Форма квитанции по постельному белью согласована. Только вот срок действия согласования заканчивается 1 января 2003 года. Об этом говорится в письме МНС от 6 марта 2000 г. № ВНК-6-26/173. Однако в ГМЭК нас заверили, что и в 2003 году по-прежнему будут действительны старые формы квитанций.

Случай в гостинице

В гостиницах командированные работники тоже часто попадают в тупик. Добиться счета-фактуры от администратора часто бывает просто невозможно. В лучшем случае он выдаст компьютерную распечатку счета за услуги со штампом гостиницы, в котором, опять же в лучшем случае, будут слова «в том числе НДС». Вот этих слов как раз следует опасаться.

Налоговики трактуют их как необходимость выделить НДС расчетным путем, списать полученную сумму за счет собственных средств, а остальное отнести на расходы. По их мнению, в противном случае занижается база по налогу на прибыль. «Если у вас нет счета-фактуры и НДС нигде не выделен, то считайте, что вам повезло: всю стоимость проживания можно списать на расходы. Если налог выделен, а счет-фактура отсутствует, придется гасить его из собственных источников», — считает Оксана Мешкова, аудитор компании «Юр-Аудит». Так что лучше попросить администратора не писать слова «в том числе НДС».

Но некоторые находят выход и здесь: «Во избежание подобного рода трудностей с НДС мы выдаем доверенность от организации командированным сотрудникам. Очень часто это помогает — гостиница выдает счет-фактуру», — делится опытом Иван Поляков, директор новосибирской торговой фирмы.

А вот что нам посоветовали в гостинице «Красноярск» одноименного города: «Вообще мы не выдаем счета-фактуры. Ни одна гостиница у нас в городе этого не делает. Но можно поступить так. Напишите гарантийное письмо на имя гендиректора. В нем укажите, что гарантируете оплату проживания своего сотрудника в таком-то номере на такой-то срок наличными через центральную кассу гостиницы. Поставьте свою печать, подписи главбуха и директора и укажите свои реквизиты. В этом случае вашему сотруднику мы дадим счет-фактуру. И еще: центральная касса работает с полдевятого утра до пяти вечера. В другое время и в выходные у вас ничего не получится...»

Это, конечно, вариант. Но если сотрудник заселился в гостиницу, например, в семь вечера, а в полвосьмого утра следующего дня ему уже нужно уезжать, вопрос остается открытым. Да и не все гостиницы так сговорчивы.

Можно и поспорить

В Налоговом кодексе сказано, что зачесть НДС можно на основании счетов-фактур и документов, подтверждающих уплату налога. При этом по командировкам кодекс разрешает вместо счетов-фактур использовать «иные документы». Они должны подтверждать расходы на проезд к месту командировки и обратно, расходы на постельные принадлежности в поездах, а также расходы на наем жилья. Правда, при этом в кассовом чеке сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой (п. 4 ст. 168 Налогового кодекса). Это же правило распространяется на бланки строгой отчетности.

И все-таки даже специалисты не могут сойтись во мнении: что же делать, если «гостиничные» документы не отвечают налоговым стандартам? Оксана Мешкова не видит перспективы принятия НДС к зачету без счета-фактуры: «А никак вы его тогда не примете. Тут можно спорить с налоговой и отстаивать свою позицию, но вряд ли вы что-то докажете. Потому что в Методических рекомендациях к 21-й главе черным по белому написано, что по гостиницам должен быть счет-фактура и отдельной строкой НДС».

Однако юрист компании «Пепеляев, Гольцблат и партнеры» Максим Максимовский считает иначе: «Требования налоговиков нужно рассматривать лишь как их пожелания. Чтобы не забывать об их «весомости», достаточно периодически смотреть на название документа — «Методические рекомендации по применению главы 21 Налогового кодекса». Между тем в самом кодексе сказано, что в некоторых случаях налог можно возместить и «на основании иных документов». Командировочные расходы как раз такой случай. Поэтому по билетам, например, вы можете рассчитать НДС по расчетной ставке 20/120».

Тем не менее при проверке налоговики будут руководствоваться именно Методическими рекомендациями. И вряд ли они согласятся, что для принятия налога к вычету можно обойтись грамотно оформленным счетом за услуги гостиницы с выделением суммы НДС и штампом «оплачено». Поэтому покупать билеты лучше по безналичному расчету через агентство. По безналу желательно оплатить и услуги гостиницы. В крайнем случае позвонить в гостиницу и попытаться заранее договориться на предмет оформления счета-фактуры.

Светлана Белоусова
Материал предоставлен журналом "Расчет"

Подпишись на рассылку