Отчитываемся перед налоговой по Интернету

Материал предоставлен журналом
"Практическая бухгалтерия" (№3, 2003)

Итак, отправить отчетность в налоговую вы можете по электронной почте. К сожалению, не во всех инспекциях есть необходимое оборудование и программное обеспечение. Поэтому прежде всего узнайте в вашей налоговой, можно ли отправить отчетность таким способом.
Обратите внимание: если вы будете представлять отчетность в электронном виде, подавать ее на бумажном носителе вы не обязаны.
Если вы хотите отправлять отчетность по электронной почте и ваша налоговая сможет ее принять, в первую очередь вам нужно заключить договор с оператором связи, который предоставит вам электронно-цифровую подпись (ЭЦП) и специальное программное обеспечение.
С помощью этих программ вам нужно будет подготовить отчетность в электронном виде, подписать ее ЭЦП и выслать в адрес вашей инспекции. В течение суток (без учета выходных и праздничных дней) с момента отправки налоговая должна выслать вам:
— квитанцию о приеме отчетности;
— протокол входного контроля отчетности.
Протокол входного контроля нужно заверить ЭЦП и отправить обратно. Если в протоколе содержится информация о том, что отчетность не прошла входной контроль, нужно повторить всю процедуру сдачи документов.
Вы также должны получить подтверждение того, что вы отправили отчетность в инспекцию от оператора связи. В течение суток нужно заверить один экземпляр подтверждения ЭЦП и выслать его обратно оператору.
Обратите внимание: отчетность считается представленной в инспекцию, если фирма получила подтверждение, подписанное ЭЦП оператора. Принятой отчетность будет считаться, если фирма получит протокол входного контроля, подтверждающий, что эти формы не содержат ошибок и прошли входной контроль.
Итак, очевидно, что представлять отчетность по электронной почте удобно, но на практике все не так просто. Во-первых, не во всех инспекциях есть необходимые технические средства. Во-вторых, организации придется проделать большую подготовительную работу: приобрести нужную аппаратуру, заключить договор с оператором и приобрести у него необходимое программное обеспечение. Кроме того, придется каждый месяц платить оператору абонентскую плату.
Теперь рассмотрим более распространенные способы сдачи отчетности.

Стандартный способ
Многие бухгалтеры считают, что надежнее отвезти отчетность в инспекцию самим. Во-первых, инспектор поставит на копии каждой декларации отметку о том, что она принята, и текущую дату (п. 2 ст. 80 НК РФ). Во-вторых, может оказаться, что в законодательстве что-нибудь изменилось (форма декларации или порядок расчета налога) и ошибку можно вовремя исправить.
Недостатком такого способа является то, что он требует много времени и сил. Однако в Налоговом кодексе (ст. 29) написано, что предприятие может общаться с налоговиками и через уполномоченного представителя (таким представителем может быть, например, частный аудитор или специализированная фирма). Такой представитель может сдавать в инспекцию и налоговые декларации предприятия. Для этого нужно оформить соответствующую доверенность.

Как отправить отчетность по почте
Если вы не хотите стоять в очередях или просто не успеваете в инспекцию, отчетность можно отправить по почте. В этом случае датой сдачи отчетности будет дата, проставленная на почтовой квитанции. Считается, что декларация подана вовремя, если ее сдали на почту до 24.00 последнего дня установленного срока (ст. 6.1 НК РФ).
Очень часто налоговики неправомерно отказываются принимать отчетность. Этого также можно избежать, если воспользоваться почтой. Подтверждением того, что вы вовремя сдали отчетность, будет служить почтовая квитанция.
Иногда требуется, чтобы на отдельных декларациях стояла отметка налоговой инспекции (например, чтобы получить кредит, нужно представить в банк баланс с отметкой инспекции). Здесь возможны два варианта.
1. Сначала заверить нужные документы в налоговой. Для этого надо принести в инспекцию почтовую квитанцию и опись (если есть), которые послужат доказательством того, что вы действительно отправляли полный пакет документов. Заверенные документы вы сможете представить по назначению.
2. Представить (например, в банк) незаверенную копию нужного документа и почтовую квитанцию. Другими словами, вместо штампа налоговой на документе вы представите почтовую справку.
Сразу отметим, что вы можете воспользоваться услугами не только государственной почты. В России существует довольно много негосударственных операторов почтовой связи, главное, чтобы у них была лицензия Минсвязи России.
Итак, рассмотрим, как отправить отчетность по почте, с какими проблемами вы можете столкнуться и как можно их избежать.
Отправить отчетность по почте вы можете:
— заказным письмом (доставляется непосредственно адресату, то есть в нашем случае — в налоговую инспекцию).
Обратите внимание: надежнее оформить заказное письмо с уведомлением. В этом случае почта сообщит вам, когда и кому вручено ваше письмо. Таким образом, вы будете знать, дошло ваше письмо до налоговой инспекции или нет. Уведомление также будет служить доказательством того, что вы действительно отправляли отчетность, а налоговая ее получила;
— ценным письмом (не доставляется адресату, а "ждет" его на почте; другими словами, ценные письма работники налоговой инспекции должны будут сами забирать с почты).
В статье 80 Налогового кодекса написано, что отправлять отчетность почтой нужно с описью вложений. При этом на почте опись составляют и заверяют только для ценных писем (п. 2 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства от 26 сентября 2000 г. № 725).
Итак, складывается такая ситуация: налоговый кодекс требует, чтобы письмо было отправлено с описью вложения. Это возможно только для ценных писем. При этом, если вы отправите отчетность ценным письмом с описью вложений, налоговики должны будут забрать это письмо с почты, что маловероятно. Следовательно, использовать ценные письма можно только в том случае, если вы уверены, что работники вашей инспекции забирают с почты корреспонденцию.
Если вы отправите отчетность заказным письмом, на почте не оформят опись. Однако в статье 80 Налогового кодекса не указано, что опись нужно оформлять и заверять на почте. Поэтому вы можете составить опись самостоятельно. Не забудьте, что она должна быть заверена печатью фирмы и подписью главного бухгалтера.
Проблемы могут возникнуть, если налоговая инспекция не получит отчетность (например, если письмо потеряется). В этом случае инспекция может приостановить операции по вашему счету (п. 2 ст. 76 НК РФ) и наложить штраф (ст. 119, 126 НК РФ, ст. 15.6 КоАП РФ).
Чтобы этого избежать, вам придется доказывать, что вы действительно отправили отчетность по почте и сделали это вовремя. Для этого вы можете представить почтовую квитанцию и уведомление о том, что ваше письмо доставлено по назначению. Чтобы доказать, что вы вложили в письмо все необходимые декларации, представьте заверенную печатью вашей фирмы опись или заверенный на почте список отправлений. Налоговая может также потребовать представить опись, заверенную на почте.
Таким образом, перечень документов, подтверждающих, что вы действительно отправляли все необходимые декларации, зависит от конкретной налоговой инспекции: возможно, что хватит и почтовой квитанции, а может быть, налоговики потребуют представить заверенную на почте опись.
Если платить штрафы вы не хотите, обращайтесь в суд. Как правило, в таких ситуациях суд встает на сторону налогоплательщиков (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 25 декабря 2000 г. по делу № КА-А40/5808-00, постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 1 октября 2001 г. № А19-5928/01-33-Ф02-2289/01-С1).
Чтобы избежать всех перечисленных выше проблем, вы можете воспользоваться ускоренной экспресс-почтой. Это будет стоить дороже, но в этом случае на почте оформят опись вложений, а ваше письмо будет доставлено прямо в инспекцию.

И. СОЛНЦЕВ, редактор-эксперт
журнала "Практическая бухгалтерия"

Подпишись на рассылку