Фирма использует автомобиль работника: как выгоднее учесть расходы

Материал предоставлен журналом
"Практическая бухгалтерия" (№4, 2003)

Работник ООО "Пассив" использует автомобиль Nissan Primera (объем
двигателя — 2200 куб. см) для служебных поездок. Средние ежемесячные расходы на содержание автомобиля составляют 6400 рублей:
— 3500 рублей — оплата ГСМ;
— 2000 рублей — оплата ремонта;
— 900 рублей — износ автомобиля.
Как выгоднее оформить использование автомобиля, чтобы оптимизировать расходы и фирмы, и работника? Рассмотрим три способа решения:
1) выплата компенсации за использование автомобиля;
2) договор аренды;
3) договор безвозмездного пользования.

Компенсацию назначает руководитель, а ее размер устанавливают по согласованию с работником с учетом того, что ему должны быть компенсированы все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля (покупка бензина, текущий ремонт, износ транспортного средства). Если сумма, потраченная на ремонт автомобиля, значительна, фирма может увеличить размер компенсации.
Официальные нормы компенсаций за использование личных автомобилей работников для служебных поездок в месяц составляют:
— 1200 рублей — для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см;
— 1500 рублей — для легковых автомобилей с объемом двигателя свыше 2000 куб. см;
— 600 рублей — для мотоциклов.
Вот как учитывается выплаченная компенсация при налогообложении:

Расчет. Всю сумму расходов по эксплуатации автомобиля ООО "Пассив" ежемесячно выплачивает работнику в виде компенсации.
Сумма компенсации — 6400 руб. (в том числе в пределах нормы — 1500 руб., сверх нормы — 4900 руб.).
Ежемесячно фирма может уменьшить налогооблагаемую прибыль, на 1500 руб.
Таким образом, экономия на налоге на прибыль составит 360 руб. (1500 руб. x 24%).
Каждый месяц "Пассив" должен со сверхнормативной части компенсации:
— начислить взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний — 19,6 руб. (4900 руб. x 0,4%);
— удержать налог на доходы физических лиц — 637 руб. (4900 руб. x 13%).
Работник получит на руки 5763 руб. (6400 — 637), фактически потратив при этом на содержание автомобиля 5500 руб. (3500 + 2000).
Общая сумма платежей фирмы — 6059,6 руб. (5763 + 637 + 19,6 — 360).
Проводки будут такими:
ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 70
— 6400 руб. — начислена компенсация работнику за использование личного автомобиля в служебных целях;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"
— 637 руб. — удержан налог на доходы;
ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 69-1
— 19,6 руб. — начислены взносы на страхование от несчастных случаев;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
— 5763 руб. — выплачена компенсация работнику из кассы фирмы.

Плюсы
1. Достаточно легко оформить выплату компенсации и изменить ее размер.
2. Компенсация в пределах норм не облагается никакими налогами.

Минусы
1. Официальные нормы компенсации не покрывают всех расходов, а суммы, выплаченные сверх нормы, налогооблагаемую прибыль не уменьшают.
2. Со сверхнормативной суммы компенсации нужно:
— начислить взносы на обязательное страхование от несчастных случаев;
— удержать налог на доходы физических лиц.

Оформить использование автомобиля сотрудника в интересах фирмы можно с помощью договора аренды. В договоре указывают сумму арендной платы и другие существенные условия (например, кто будет оплачивать ремонт транспортного средства и расходы на ГСМ). Как правило, эти расходы несет фирма-арендатор, поскольку может их списать в уменьшение налогооблагаемой прибыли (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Гражданский кодекс предусматривает две формы такого договора: "аренда транспортного средства" и "аренда транспортного средства с экипажем". Как в первом, так и во втором случае фирма:
— имеет право уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму арендных платежей;
— должна удержать с арендной платы налог на доходы физических лиц.
Кроме того, по договору аренды с экипажем фирме придется дополнительно заплатить с суммы, выплачиваемой работнику, ЕСН, взносы на обязательное пенсионное страхование и взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве. Из-за этого такой вариант договора становится невыгодным.
Поэтому, заключая договор аренды, не нужно указывать в нем, что автомобилем будет управлять сам сотрудник-арендодатель. А, кроме того, он не должен подписывать путевые листы и составлять авансовые отчеты. За него это может сделать любой другой работник, имеющий водительские права.
Вот как учитываются выплаты по договору аренды при налогообложении:

Расчет. ООО "Пассив" заключило с работником договор аренды автомобиля без экипажа.
Ежемесячная арендная плата по договору — 900 руб. Расходы на ГСМ (3500 руб.) и ремонт (2000 руб.) оплачивает фирма-арендатор.
Ежемесячно фирма может уменьшить налогооблагаемую прибыль на 6400 руб. (3500 + + 2000 + 900). Экономия на налоге на прибыль — 1536 руб. (6400 руб. x 24%).
Сумма налога на доходы физических лиц, удержанного с арендной платы составит 117 руб. (900 руб. x 13%).
Таким образом, сотрудник получит на руки 783 руб. (900 — 117), ничего не потратив при этом на содержание автомобиля.
Общая сумма платежей фирмы — 4864 руб. (3500 + 2000 + 783 + 117 — 1536).
Проводки будут такими:
ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 76
— 900 руб. — начислена арендная плата по договору;
ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"
— 117 руб. — удержан налог на доходы;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
— 783 руб. — выплачена арендная плата работнику из кассы фирмы;
ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 60 (76)
— 5500 руб. — отражены расходы, связанные с оплатой ГСМ и ремонта.

Плюсы
1. Не нужно начислять ЕСН, взносы на обязательное пенсионное страхование и взносы на обязательное страхование от несчастных случаев.
2. Расходы на ГСМ и ремонт уменьшают налогооблагаемую прибыль в полном объеме.

Минусы
Вся сумма арендной платы облагается налогом на доходы физических лиц.

Этот договор схож с договором аренды, но по нему работник не получает никакой платы. При этом расходы на ГСМ и ремонт автомобиля несет фирма. Эти расходы она может списать в уменьшение налогооблагаемой прибыли (подп. 5 п. 1 ст. 254 и п. 2 ст. 260 НК РФ).
Обратите внимание: такой договор выгоден в том случае, когда никаких выплат, компенсирующих износ (использование) автомобиля, работник не требует (например, работник, использующий свой автомобиль в интересах фирмы, одновременно является ее учредителем).
В противном случае сумму, компенсирующую работнику использование его автомобиля, придется проводить по другой статье, например, как зарплату, материальную помощь либо за счет "неучтенных" денег. Например, возможен такой вариант: по взаимной договоренности эту сумму проводят как оплату ГСМ, хотя на самом деле работник потратил это топливо при использовании автомобиля в личных целях (при этом нужно очень аккуратно оформлять путевые листы и авансовые отчеты, чтобы не вызвать подозрений проверяющих).
Кроме того, у этого договора есть еще один серьезный недостаток: фирма использует автомобиль безвозмездно, а, по мнению налоговиков, стоимость безвозмездно полученной услуги придется включить в доход фирмы исходя из рыночных цен.

Расчет. ООО "Пассив" заключило со своим работником договор на безвозмездное пользование его автомобилем. Расходы на ГСМ (3500 руб.) и ремонт (2000 руб.) оплачивает фирма.
Кроме того, в качестве компенсации за износ автомобиля работник ежемесячно получает материальную помощь в сумме 900 руб. (фирма выплачивает ее за счет чистой прибыли). Предположим, что ее сумма с начала года превысила 2000 руб., и поэтому облагается налогом на доходы физических лиц.
Ежемесячно фирма уменьшает налогооблагаемую прибыль на 5500 руб. (3500 + 2000). Экономия на налоге на прибыль составляет 1320 руб. (5500 руб. x 24%).
Налог на доходы физических лиц, удержанный с материальной помощи, — 117 руб. (900 руб. x 13%).
Таким образом, сотрудник получит на руки 783 руб. (900 — 117), ничего не потратив при этом на содержание автомобиля.
Общая сумма платежей фирмы — 5080 руб. (3500 + 2000 + 783 + 117 — 1320).
Проводки будут такими:
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 70
— 900 руб. — начислена материальная помощь работнику;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"
— 117 руб. — удержан налог на доходы;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
— 783 руб. — выплачена материальная помощь из кассы фирмы;
ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 60
— 5500 руб. — отражены расходы, связанные с оплатой ГСМ и ремонта.

Плюсы
1. Не нужно начислять ЕСН, взносы на обязательное пенсионное страхование и взносы на обязательное страхование от несчастных случаев.
2. Расходы на ГСМ и ремонт автомобиля уменьшают налогооблагаемую прибыль в полном объеме.

Минусы
1. Трудности, связанные с выплатой работнику денег в качестве компенсации за износ автомобиля.
2. Налоговая инспекция может увеличить доходы фирмы на стоимость безвозмездной услуги исходя из рыночных цен.

Самый выгодный способ как для фирмы, так и для работника — это договор аренды. Все расходы, связанные с арендованным автомобилем, фирма может списать в уменьшение налогооблагаемой прибыли. Никаких "зарплатных" налогов с арендной платы фирма не платит. Единственное, что необходимо заплатить — это налог на доходы физических лиц, да и тот удерживают из дохода работника. Работник же получает зафиксированную в договоре плату за то, что его автомобиль эксплуатирует фирма.
Если же никаких выплат, компенсирующих использование автомобиля, работнику не требуется, арендную плату можно установить на минимальном уровне, тем самым минимизировав выплаты налога на доходы. Это позволит избежать всех недостатков договора безвозмездного пользования.

В. РАТНИКОВ, аудитор

Подпишись на рассылку