Хранение, сдача в архив и уничтожение бухгалтерских документов организации

Это, так называемые первичные учетные документы, на основании которых собственно и ведется бухгалтерский учет. Кроме того, бухгалтеру приходится вести соответствующие регистры, а также составлять отчетность. В итоге накапливается большое количество документации. И естественно возникает вопрос: куда девать все эти "бумажки"? Сдать в архив — скажете вы. Но как правильно это сделать? Как долго хранить те или иные документы? А когда этот срок закончится, что делать дальше?

Тем более что в 2003 году вступил в силу ряд документов, так или иначе, касающихся хранения документов на предприятиях. В частности, это ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", он утвержден постановлением Госкомстата России от 3 марта 2003 года № 65-ст, и вступил в силу с 1 июля 2003 года. Ну и, конечно же, постановление ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов". Последний документ предназначен для акционерных обществ. Как вы помните, Федеральный закон "Об акционерных обществах" содержит требование: акционерное общество обязано хранить по месту своего нахождения документы, перечень которых определен в статье 89 указанного Закона. При этом порядок и сроки хранения таких документов, согласно закону, должны были быть установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг (ФКЦБ России). Однако, до последнего времени документа, регулирующего этот вопрос, не существовало (за исключением документа общего характера, применимого не только к акционерным обществам, но и к организациям различных организационно-правовых форм — Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который утвержден Росархивом от 6 октября 2000 г.).

Теперь же принят специальный документ, определяющий порядок, сроки хранения документов акционерного общества, а также порядок их уничтожения и передачи в архив — постановление ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс.

В данной статье мы расскажем о том, как организовать хранение, передачу в архив и уничтожение бухгалтерских документов. При этом мы учтем все последние изменения, произошедшие в законодательстве.

Общие вопросы организации хранения документов

Сразу отметим, что документы следует хранить в составе дел в соответствии с утвержденной номенклатурой. Для этого отводят необходимые помещения, где устанавливают запирающиеся шкафы (столы), обеспечивающие полную сохранность документов. Хранить документы в неприспособленных для этой цели рабочих помещениях запрещается.

Чтобы обеспечить оперативный поиск документов, на дверцах шкафов (с внутренней стороны) помещаются копии номенклатуры дел, а на корешках обложек дел указываются номера дел в соответствии с номенклатурой. Шкафы (столы) также оборудуются приспособлениями для опечатывания.

Доступ к шкафам (столам) с документами должны иметь только уполномоченные сотрудники отдела хранения документов и их непосредственный начальник. Выдавать же документы следует только под роспись и лишь на время, необходимое для ознакомления с содержанием документа, но не более чем на один рабочий день.

Как составить номенклатуру дел

Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Так что же такое номенклатура дел? Это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. В свою очередь, делом называется совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку. Такое определение содержится в ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (далее — ГОСТ Р 51141-98).

Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов и формирования дел, и, в конечном счете — для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними.

Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

Заметьте: в целях унификации группировки документов для предприятий определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел. Они являются методическими пособиями, другими словами, основываясь на них, организация может составить номенклатуру дел для себя и для своих подразделений.

В небольших организациях, у которых нет структурного деления, составляется одна номенклатура. Как правило, ее составляет секретарь-референт. Сводную номенклатуру большой организации составляет делопроизводственная служба. Далее приведена форма номенклатуры дел для сдачи документов на негосударственное хранение.

Обратите внимание: в том случае, если организация сдает документы на государственное хранение, требуется согласование номенклатуры дел с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива.

Примерная последовательность расположения разделов в сводной номенклатуре дел может выглядеть следующим образом: канцелярия, производственно-технический отдел, отдел организации труда и заработной платы, бухгалтерия, отдел кадров, административно-хозяйственный отдел. Сводная номенклатура дел должна предусматривать заголовки для всех документов, образующихся в деятельности организации. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий (тарифы, справочники и т. п.). Заголовки дел по не разрешенным в течение данного года вопросам считаются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Номенклатура дел организации печатается в нескольких экземплярах. Первых экземпляр (контрольный) хранится в канцелярии, второй используется в качестве рабочего экземпляра, третий находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, четвертый — в государственном архиве, в который передаются документы данной организации.

О фактическом наличии заведенных за год дел сообщается архиву организации.

Сводная номенклатура дел организации пересматривается не реже, чем раз в 5 лет. В конце каждого года она уточняется руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

Формирование дел

Единые требования к формированию и оформлению дел изложены в Государственной системе документального обеспечения управления (ГСДОУ), которая утверждена приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Эта система издана еще в советские времена, но, тем не менее, действует до сих пор.

Так вот, формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность поиска документов; надежность документационного обслуживания управления; сохранность документов.

Согласно ГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. Основой формирования дел является номенклатура дел соответственно организации или ее подразделений.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

• распределение и раскладка исполненных документов в дела;
• расположение документов внутри дел в определенной последовательности;
• оформление обложек дел.

Каждое дело комплектуется из документов по одному вопросу, имеющих один срок хранения. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии). Документы постоянного или временного сроков хранения группируются в дела раздельно.

Здесь нужно сказать несколько слов о том, как определить срок в течение следует хранить тот или иной документ. Если обратиться к статье 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее — Закон № 129-ФЗ), то там указано, что организации обязаны хранить первичные учетные документы в течение сроков, установленных с соответствии с правилами организации государственного архивного дела. Причем этот срок должен быть не менее пяти лет. Конкретные же сроки хранения бухгалтерских документов содержаться в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденном Главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г., а также в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г. Кроме того, как мы уже отметили, для акционерных обществ теперь утверждены свои сроки хранения документации. Они определены в постановлении ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Однако вернемся к формированию дел. В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет (например, личные дела).

Документы в деле располагают в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Переписка группируется в пределах календарного года и располагается в хронологическом порядке. Приказы по личному составу комплектуются в дела в соответствии со сроками их хранения. Приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую должность, поощрении, длительных командировках, изменении фамилии группируются в одно дело. Приказы о предоставлении отпуска, взысканиях, краткосрочных командировках — в другое дело. Раздельное формирование дел объясняется разностью в сроках хранения: срок хранения документов первой группы 75 лет, второй — 5.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.

Дело должно содержать не более 250 листов, при общей толщине не более 40 мм.

Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий канцелярией и заведующий архивом.

Выдача и изъятие бухгалтерских документов

Выдача во временное пользование бухгалтерских документов работникам других подразделений, как правило, не допускается. В отдельных случаях документы могут быть выданы (извлечены из дела) только по распоряжению главного бухгалтера и с ведома руководителя организации. Вместо выданного документа в дело помещается лист-заместитель.

При выдаче дела целиком заполняется карта-заместитель дела. Карта помещается на месте выданного дела.

Первичные учетные документы могут быть изъяты органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений и в соответствии с законодательством Российской Федерации. Об этом сказано в пункте 8 статьи 9 Закона № 129-ФЗ.

Изъятие оформляется протоколом и осуществляется в присутствии должностного лица организации, документ или дело которой изымается. Следует отметить, что главный бухгалтер или другое должностное лицо с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, вправе снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

В тех случаях, когда изымаются недооформленные тома документов (например, не подшитые, непронумерованные), то с разрешения представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома.

Копия протокола с описью изъятых документов вручается должностным лицам организации под роспись.

Не допускается производство выемки документов в ночное время.

В случае пропажи или гибели первичных учетных документов в соответствии с действующими нормативными актами, руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели документов. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. Копия акта направляется вышестоящей организации.

Экспертиза ценности документов

Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу их в архив организации.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения. Как правило, обязанность сдавать документы в госархивы, возложена на государственные и муниципальные организации. Однако некоторые негосударственные предприятия, с которыми заключены соответствующие соглашения, также должны это делать. Это, так называемые источники комплектования архивов. Перечни таких предприятий определяются в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г. № 5341-1 и Положения об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденного Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

Экспертная комиссия организации создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Экспертная комиссия организации в своей работе должна руководствоваться Положением об архивном фонде Российской Федерации, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей актов и других документов.

Экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, которая утверждает решения ЭК.

Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:

• постоянного хранения;
• временного хранения (свыше 10 лет);
• временного хранения (до 10 лет);
• подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), как правило, находятся в архиве организации. Однако если документы имеют, скажем, историческую или научную ценность, то предприятие передает их в государственный или муниципальный архив. Конечно же, при условии, что с ними заключено соответствующее соглашение. Передача их осуществляется по описям.

Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранения уничтожаются.

Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы "Секретно", "Для служебного пользования", "Конфиденциально", производится в соответствии со специальными инструкциями.

Оформление дел и передача их на архивное хранение

Оформление дел — это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т.д.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.

Дела подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись. Наиболее ценные документы (например, рукописи и т.п.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки.

Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, рекомендуется составлять внутреннюю опись документов. Внутреннюю опись помещают в начале дела.

Заверительную надпись (лист-заверитель) помещают в конце дела.

Обложки дел оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72. Надписи на обложке следует писать четко, тушью.

После завершения года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения лицами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях, составляются описи дел для последующей передачи в архив. Отдельная опись составляется надела по личному составу организации.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Описи утверждает руководитель организации. Перед утверждением описи должны получить одобрение ЭК организации. Если документы передаются в госархив, то описи по таким делам согласованы (утверждены) ЭПК архивной организации.

Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в государственный архив, печатают в четырех экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатают в двух экземплярах.

В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т.д.).

Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают по номенклатурам дел.

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива.

До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций и предприятий в течение сроков, установленных Главархивом России. По истечении установленных сроков документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту их архивов организаций и предприятий в государственные архивы.

Расходы по хранению бухгалтерских документов

Как правило, большинство бухгалтерских документов хранятся не больше 10 лет. В течение всего срока они находятся в структурных подразделениях организации, которые их "произвели", а затем уничтожаются. Никаких расходов, связанных с их хранением, у организации, обычно, нет.

Вместе с тем многие документы по созданию общества и его деятельности должны храниться постоянно. Например, учредительные документы акционерных обществ. Они составляют так называемую негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации, и должны храниться в собственных архивах обществ. Однако на практике такие архивы имеются не на всех предприятиях. Некоторые из них пользуются услугами специализированных архивов (государственных или частных).

В зависимости от того, где хранятся документы (на фирме или в архиве), бухгалтерам приходится по-разному отражать затраты.

Документы хранятся в собственном архиве

В таком случае организация несет ряд расходов. Во-первых, это могут быть средства, потраченные на аренду помещения, и коммунальные услуги. Во-вторых, нужно оборудовать архив — установить стеллажи и т.п. И, наконец, деньги потребуются и на то, чтобы содержать штат сотрудников, необходимый для работы архива.

Как же учесть данные расходы? В бухгалтерском учете их следует отнести к общехозяйственным расходам, то есть на счете 26 "Общехозяйственные расходы". Что же касается налогообложения, то указанные суммы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Это следует из подпункта 18 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Пример 1

ООО "Бригантина" хранит документы в собственном архиве. В январе 2004 года на содержание архива организация потратила следующие суммы:

— 5900 руб. (в том числе НДС — 900 руб.) — оплачены коммунальные услуги;

- 10 000 руб. — начислена заработная плата работникам архива.

Предположим, что в архиве работают только женщины 1956 года рождения и старше. Стандартные вычеты по налогу на доходы физических лиц в данном примере рассматривать не будем.

В бухгалтерском учете ООО "Бригантина" делает такие записи:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60

- 5000 руб. (5900 — 900) — получен счет на оплату коммунальных услуг;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

- 900 руб. — учтен НДС по коммунальным услугам;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

- 6000 руб. — оплачен счет за коммунальные услуги;

ДЕБЕТ 68 субсчет "Расчеты по НДС" КРЕДИТ 19

- 900 руб. — принят к вычету из бюджета НДС по коммунальным услугам;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70

- 10 000 руб. — начислена заработная плата сотрудникам архива;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"

- 1300 руб. (10 000 руб. х 13%) — удержан налог на доходы физических лиц;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет "Расчеты с федеральным бюджетом"

- 2800 руб. (10 000 руб. x 28%) — начислен ЕСН в части, уплачиваемой в федеральный бюджет;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет "Расчеты с фондом социального страхования"

- 400 руб. (10 000 руб. x 4%) — начислен ЕСН в части, уплачиваемой в фонд социального страхования;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет "Расчеты с федеральным фондом обязательного медицинского страхования"

- 20 руб. (10 000 руб. x 0,2%) — начислен ЕСН в части, уплачиваемой в федеральный фонд обязательного медицинского страхования;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субсчет "Расчеты с федеральным фондом обязательного медицинского страхования"

- 340 руб. (10 000 руб. x 3,4%) — начислен ЕСН в части, уплачиваемой в территориальный фонд обязательного медицинского страхования;

ДЕБЕТ 69 субсчет "Расчеты с федеральным бюджетом" КРЕДИТ 69 субсчет "Расчеты с пенсионным фондом"

- 1400 руб. (10 000 руб. x 14%) — начислены пенсионные взносы, приходящиеся на их страховую часть.

Налогооблагаемый доход ООО "Бригантина" может уменьшить на 18 560 руб. (5000 + 10 000 + 2800 + 400 + 20 + 340).

Документы хранятся в специализированном архиве

Сразу отметим, что необходимо разделять те документы, которые имеют историческую ценность и передаются госархивам по соответствующим соглашениям. И те, что такой ценности не представляют, однако хранить их где-то надо, в то время как организация не располагает необходимыми помещениями, поэтому сдает такие документы в государственный или частный архив. Так вот если первые хранятся за счет государства, то за вторые организации придется платить.

Прежде чем сдать документы на хранение в государственный или частный архив, предприятие заключает с этим учреждением специальный договор. В нем указывается срок, в течение которого архив обязуется хранить документы фирмы.

В бухгалтерском учете расходы на хранение документов в госархивах учитываются следующим образом. Если в договоре указан срок хранения документов, то плату за хранение надо отражать как расходы будущих периодов. Их нужно включать в себестоимость в течение срока хранения документов.

В бухучете указанные операции отражаются такими проводками:

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 76

- отражена стоимость услуг архива по хранению документов;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 51

- оплачены услуги архива по хранению документов.

Ежемесячно в затраты включается часть расходов будущих периодов, относящаяся к текущему месяцу. При этом делается следующая проводка:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 97

- списана часть затрат по услугам на хранение документов, относящаяся к текущему месяцу.

Чтобы избежать длительного периода, в течение которого должны списываться затраты, в договоре с архивом не надо указывать конкретный срок хранения документов. Достаточно ограничиться условием, что бумаги будут храниться "до востребования".

Этот пункт в контракте может выглядеть, например, так: "...Архив обязуется хранить принятые от акционерного общества документы до того момента, пока они не будут востребованы организацией. Если документы не будут востребованы в течение __ лет, то они уничтожаются...".

В налоговом учете затраты на обработку и хранение документов включаются в состав прочих расходов и уменьшают налогооблагаемую прибыль (подпункт 18 пункт 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ).

Обратите внимание: услуги, оказываемые архивными учреждениями, НДС не облагаются (подпункт 6 пункт 1 статья 149 Налогового кодекса РФ). Поэтому облагаемую налогом прибыль уменьшит вся сумма, перечисленная архиву.

Пример 2

В январе 2004 года ОАО "Парус" сдало в архив документы, которые, согласно Постановлению N 03-33/пс, должны храниться постоянно (годовую и консолидированную бухгалтерские отчетности фирмы, протоколы заседания совета директоров и описи к ним). В договоре с архивом написано, что документы будут храниться "до востребования". За эти услуги фирма заплатила архиву 6000 руб. (НДС не облагается).

Директор ОАО "Парус" выпустил приказ, в котором указано, что затраты компании на хранение документов в архиве должны списываться в течение года (с января по декабрь 2004 г.).

В бухгалтерском учете ОАО "Парус" делает такие проводками:

в январе 2004 г.

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 76

- 6000 руб. — отражена стоимость услуг архива по хранению документов;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 51

- 6000 руб. — перечислены архиву деньги за оказанные услуги;

ежемесячно (с января по декабрь 2004 г.)

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 97

- 500 руб. (6000 руб. : 12 мес.) — списана часть затрат по услугам на хранение документов, относящаяся к текущему месяцу.

В состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в 2004 году ОАО "Парус" спишет 6000 руб.

Подпишись на рассылку