Унифицированные формы

Унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 и введены в действие 26 марта 2004 года. Они являются обязательными для всех российских предприятий. Формы, которые содержатся в первой части постановления «По учету кадров», ведут все фирмы вне зависимости от формы собственности. Это унифицированные формы приказов и распоряжений о приеме, переводе, прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении), личная карточка работника, штатное расписание, график отпусков и другие документы.

Вторая часть постановления – «По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда» относится ко всем организациям, кроме бюджетников.

Проблемы с заполнением

Слушатели заметили, что не все унифицированные формы удобны для заполнения, так как практически не учитывают специфику деятельности организации. Поэтому возникают проблемы с заполнением, например, штатного расписания и графика отпусков. Но, как доступно объяснила ведущая семинара, учесть специфику в масштабах всей страны практически невозможно.

В то же время существует другое постановление Госкомстата от 24 марта 1999 г. № 20, регламентирующее порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций). Этот нормативный документ позволяет организации при необходимости вносить в формы дополнительные реквизиты, оставляя в силе созданный Госкомстатом стандарт.

Если в организации отсутствует выборный профсоюзный орган, в графике отпусков (форма Т-7) не стоит снимать реквизит, ссылающийся на то, что мнение такого органа учтено. Достаточно просто оставить его незаполненным.

Также организации могут расширять и сужать графы с учетом значимости указываемых показателей, включать дополнительные строки и даже добавлять листы-вкладыши для удобства размещения необходимой информации.

Раздел закончился. Что делать?

Впрочем, как отметила Ирина Мурнина, на практике чаще всего проблемы возникают в процессе ведения личной карточки работника (форма Т-2).

С учетом того, что Трудовой кодекс позволяет работнику по согласованию с работодателем делить отпуск на части, раздел VIII «Отпуск» в личной карточке работника заканчивается чрезвычайно быстро. Как поступить? Ведь работник продолжает трудиться, и отпуска, которые он берет, необходимо учитывать.

Ведущая семинара привела некоторые примеры «находчивости» кадровиков и бухгалтеров и сообщила, что замазывать, заклеивать уже имеющуюся информацию, освобождая таким образом раздел для дальнейшего ведения, нельзя. Не стоит также заводить новый бланк карточки формы Т-2 и вкладывать его в уже заполненную форму.

Достаточно взять чистый лист бумаги соответствующего формата, озаглавить его «Дополнение к личной карточке работника» (форма Т-2), поставить дату заполнения и внести поисковые реквизиты: фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и структурное подразделение, в котором трудится данный работник. Затем следует указать номер и заголовок раздела и перенести таблицу.

После окончания дополнения можно завести следующее. И так – по любому разделу формы Т-2. Количество дополнений неограничено, и такой способ их внесения позволяет вести унифицированную форму в течение многих лет.

Также лектор обратила внимание на то, что с введением новых форм не стоит переписывать форму Т-2 на работников, которые были приняты ранее введения постановления в действие. Хотя так делают многие фирмы, следует учитывать, что закон обратной силы не имеет и лишние временные и трудозатраты совершенно ни к чему.

Проблема периода

Существует еще одна проблема заполнения раздела VIII «Отпуск». В него входит указание периода работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Этот период равен рабочему году: с даты приема работника. Например, со 2 апреля 2003-го по 1 апреля 2004 года.

Если работник берет отпуск полностью, то проблем с указанием периода ни в приказе (распоряжении) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6, Т-6а), ни в карточке формы Т-2 не возникает. Но как вычислить стаж, дающий право на отпуск, если работник берет часть ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью три и даже один день?

Применять дробные числа, делить, умножать, складывать и вычитать не стоит. Если работник берет часть отпуска, годовой период указывается полностью. А записи в карточке формы Т-2 помогают отслеживать, сколько дней отпуска выбрано в конкретном периоде.

За свой счет

Г-жа Мурнина также обратила внимание на то, что наибольшие проблемы возникают у бухгалтеров при подсчете стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Особенно с включением или невключением в этот стаж отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более семи календарных дней.

Так, несколько отпусков без сохранения содержания продолжительностью менее семи дней при расчете стажа, дающего право на отпуск, не суммируются. А вот сколько прибавлять, если работник взял десять дней, то есть на три дня больше семи?

Комментарий к Трудовому кодексу предлагает увеличивать рабочий период на полную продолжительность отпуска без сохранения заработной платы.

В то же время бухгалтеры предварительно вычитают семь дней из продолжительности отпуска без сохранения заработной платы и к стажу, дающему право на ежегодный оплачиваемый отпуск, прибавляют только остаток. Отстаивая свою точку зрения, они утверждают, что в спорной ситуации выбирают решение в интересах работника. Остается надеяться только на изменения к Трудовому кодексу, которые, возможно, внесут ясность в эту проблему.

Вред чрезмерной бдительности

Напоследок лектор напомнила, что всевозможные ссылки, отправки и отписки в унифицированных формах следует исключить. В приказе о приеме на работу (форма Т-1, Т-1а), приказе о переводе на другую работу (форма Т-5, Т-5а) в разделе, касающемся тарифной ставки (оклада), на практике часто делаются отсылки к другим документам. Например, «согласно штатному расписанию организации», «согласно трудовому договору». Это совершенно недопустимо.

Теперь в эти разделы вносятся конкретные суммы. Ведь скрывать информацию от работника, оформляющего приказ, не имеет никакого смысла. К тому же при ссылке на штатное расписание работнику необходимо выдавать выписку из него, заверенную в установленном порядке, а этого на практике никто не делает.

Остается напомнить, что в организации унифицированные формы вводятся в действие приказом директора. Также приказом утверждаются вносимые в унифицированные формы изменения и дополнения.

Редакция благодарит за помощь в подготовке материала учебный центр «Основы вашего бизнеса».

Анна ВЕНЕЦ

Подпишись на рассылку