Отпуск «авансом»: верните отпускные

Новый работник может уйти в оплачиваемый отпуск, отработав на фирме шесть месяцев. До окончания этого срока он может отдыхать лишь по договоренности со своим работодателем. Об этом говорится в статье 122 Трудового кодекса. Однако получить отпуск досрочно могут не только новички, но и специалисты, трудящиеся на благо компании уже не первый год.

Несмотря на то что в данном случае отдыхать работники будут «авансом», отпускные им надо рассчитать по общим правилам, которые прописаны в статье 139 Трудового кодекса. Расчетный период для начисления отпускных равен трем месяцам. Если они были отработаны полностью, рассчитать выплату надо так. Начисленную работнику зарплату за три предшествующих отпуску месяца разделите на три (количество месяцев), а затем еще на 29,6 (среднемесячное число дней). В результате вы получите среднедневной заработок. Чтобы рассчитать сумму отпускных «к выплате», умножьте его на количество дней предоставляемого отпуска. С суммы отпускных не забудьте начислить единый социальный налог, взносы по травме, а также удержать налог на доходы физических лиц.

Как рассчитать отпускные, покажем на примере.

Пример 1

Гладилин Андрей поступил на работу в ЗАО «Актив» 11 марта 2004 года. С 20 сентября по 17 октября ему был предоставлен отпуск (28 календарных дней). Месячный оклад сотрудника составляет 10 000 руб. Три предшествующих месяца (июнь, июль, август) работник отработал полностью.

Среднедневной заработок сотрудника составит 337,84 руб. (30 000 руб. : 3 мес. : 29,6).

Сумма отпускных будет равна 9459,52 руб. (337,84 руб. x 28 дн.).

Ушел и... не вернулся

После «авансового» отдыха сотрудник в течение года отработает дни, за которые он его получил, и тем самым компенсирует полученные отпускные. Но он может уволиться и раньше, не отработав положенного срока. В этом случае с него нужно удержать излишне выплаченные суммы и вернуть НДФЛ по ним (ст. 231 НК РФ). Коснется возврат и ЕСН, и взносов по травме. Кроме того, придется пересчитать и налог на прибыль.

Идеальный вариант, когда работник после отпуска проработает некоторое время. Тогда, начислив ему зарплату, бухгалтер зачтет неотработанные суммы и «откорректирует» начисленные налоги.

Но возможна и иная ситуация: сотрудник не возвращается вовсе. В этом случае удержать переплату не из чего. Поэтому работник должен вернуть компании «лишние» отпускные, а она ему – возвратить сумму НДФЛ. Для этого работник должен написать фирме как налоговому агенту заявление о возврате излишне удержанной суммы налога (п. 1 ст. 231 НК РФ). После этого компания обратится в налоговую, где пройдет сверку по НДФЛ. По результатам выверки инспекция примет решение о возврате налога либо о его зачете. В последнем случае фирма вернет сотруднику переплаченный налог за счет сумм, которые будут удержаны с зарплаты других работников.

Но не всегда все проходит без сучка и задоринки. Так, вернуть переплаченный налог на доходы компании «ООО “Боричевский комбинат огнеупоров”» удалось только через суд. В апреле 2003 года фирма обратилась в налоговую с заявлением о возврате излишне удержанной суммы НДФЛ. Но инспекторы ей отказали. По мнению контролеров, «выявить факт наличия переплаты можно исключительно в ходе выездной налоговой проверки».

Компания дождалась выездной проверки, которая произошла только в сентябре 2003 года. Переплату инспекторы обнаружили и подтвердили, но вернуть почему-то «забыли». И только после того, как фирма обратилась в суд, излишне начисленные суммы были ей возвращены. Более того, за нарушение срока возврата компания получила еще и проценты. Правда, не без помощи арбитров (постановление ФАС Северо-Западного округа от 2 сентября 2004 г. по делу № А44-1142/04-С14).

Это не высшая математика

Теперь разберемся, как определить, какая сумма выплаченных отпускных была «лишней». Для этого сравните количество месяцев, отработанных сотрудником, с числом месяцев, за которые был предоставлен отпуск. Разница покажет неотработанный сотрудником срок.

Далее рассчитываем количество неотработанных дней. Для этого число неотработанных месяцев умножьте на 2,33 (28 календарных дней отпуска : 12 месяцев). Сумму излишне начисленных отпускных вы получите, умножив число неотработанных дней на среднедневной заработок, исходя из которого они были оплачены.

Покажем расчет на примере.

Пример 2

Воспользуемся условиями примера 1. Гладилин Андрей увольняется по собственному желанию с 18 октября 2004 года. Число отработанных им полных месяцев равно 6 (с марта по октябрь включительно). Так как отпуск был предоставлен работнику за год, то неотработанными остаются 6 месяцев (12 – 6). На них приходится 13,98 дней (6 мес. x 2,33). Таким образом, сумма к удержанию составит 4723 руб. (13,98 дн. x 337,84 руб.).

Из этой суммы нужно вернуть НДФЛ и ЕСН, которые были начислены ранее:

ЕСН: 4723 руб. x 35,6% = 1681,38 руб.;

НДФЛ: 4723 руб.x 13% = 614 руб.

Страховые взносы от несчастных случаев на производстве «Актив» платит по ставке 0,2 процента:

4723 руб. x 0,2% = 9,45 руб.

Сумму излишне выплаченных отпускных, а также излишне начисленные ЕСН и взносы на страхование надо исключить из расходов, учитываемых при налогообложении прибыли.

А надо ли?

Однако удержание «авансовых» отпускных – это не обязанность фирмы, а ее право. Так, статья 137 Трудового кодекса гласит: «удержания из заработной платы работника... могут производиться... при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска».

Поэтому компания может не ввязываться в эпопею с возвратом. Однако если вы «простите» сотруднику «лишние» отпускные, то потеряете часть прибыли. Поскольку из состава налоговых расходов их придется исключить. Поэтому сначала рассчитайте свои потери. И если эта сумма для вас будет незначительна, возможно, бороться за нее и не стоит.

В заключение отметим, что прояснить вопрос о возврате «авансовых» отпускных попытался Минфин России (письмо от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10). Однако возврата начисленных сумм работники ведомства не коснулись. Они затронули лишь вопрос их отражения в учете. Так, если годовой отчет фирма еще не сдала, излишне выплаченные отпускные и налоги, начисленные по ним, нужно сторнировать. И подготовить отчетность уже с учетом этих корректировок. Если баланс и декларации вы уже сдали, вносить исправления не надо. То есть никакого возврата отпускных и начисленных с них налогов в данном случае делать не нужно.

М. Гриня, эксперт ПБ

Подпишись на рассылку